Avant de commencer
Cet article vise à présenter un système de gestion permettant de gérer des paiements du type chèque vacances, ANCV, Pass'Sport, etc. Le nombre de réductions/coupons pouvant être variés, nous allons juste prendre des exemples connus du plus grand nombre. La gestion reste la même pour tous ces types de dispositifs d'aides.
Il existe plusieurs possibilités de traiter ces cas dans le logiciel. Cet article va chercher à vous les expliquer de la manière la plus claire possible. Retenons principalement le cas où vous proposer le paiement en ligne pour le solde restant à la charge de l'inscrit, et celui où vous ne proposez pas le paiement en ligne.
Gestion des coupons avec inscription et paiement en ligne
Cette section est dédiée à la gestion d'une inscription ou la finalité est d'envoyer un lien de paiement en ligne par carte bancaire à l'inscrit. Pour tout autre cas, passez plutôt à la section "Gestion sans proposition de paiement en ligne".
Paramétrage de la base de données (facultatif)
Il peut être utile de paramétrer sa base de votre côté à des fins statistiques, mais aussi pour que vos membres présents ou futurs puissent vous communiquer des informations lors de leur inscription. Les paramétrages ci-dessous sont proposés à titre indicatif.
Pour accéder aux paramétrages, direction la Communauté > Paramétrage.
Nous vous recommandons ici de créer une nouvelle catégorie d'informations. Les catégories d'informations permettent de segmenter ce que vous demandez et ont aussi un rôle dans la clarté et la lisibilité de vos collectes en ligne. En savoir plus sur les catégories
Vous pouvez par exemple créer une catégorie "Bénéficiaire de dispositif(s) d'aide au financement de la pratique associative ?".
Dans cette catégorie, plusieurs champs peuvent être créés :
- Votre (ou vos) dispositif(s) d'aide - champ à choix multiple
Indiquez ici les différents dispositifs que vous acceptez dans votre association. Voici une liste non exhaustive : Pass'Sport ; Chèque(s) ANCV ; Coupon Sport CAF ; Ticket sport culture, etc.
- Autre(s) dispositif(s) d'aide - champ en texte libre
Ce champ vous permettra de recueillir des informations sur d'autres dispositifs que vous pourrez ensuite ajouter au champ à choix multiple.
- Montant total de la (ou des) réduction(s) - champ numérique
Ce champ vous permettra de connaître le montant total des dispositifs d'aide auquel le membre est éligible dans votre association. À noter qu'il faudra bien sûr être vigilant côté administrateur avant la validation finale des réductions.
AssoConnect ne peut pas vérifier l'authenticité de tel ou tel dispositif d'aide au financement. En revanche vous pouvez proposer des champs supplémentaires si besoin.
Par exemple, vous pouvez avoir un champ de type "Document à télécharger" ou vous demander un pdf avec les dispositifs d'aides de l'inscrit. Ceci vous permettra par ailleurs de conserver une trace numérique des dispositifs d'aide de chacun.
Au final, vous pouvez donc arriver à ce type de résultat :
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Côté paramétrage
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Sur un formulaire d'inscription en ligne (ou hors-ligne)
Prérequis pour permettre le paiement du solde restant en ligne
Il y a deux prérequis pour aboutir à l'envoi d'un lien de paiement en ligne par carte bancaire :
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Activez l'application Demandes d'inscriptions.
Cette application ne vous dis rien ? Consulter cet article sur le Fonctionnement des demandes d'inscriptions. NB : l'application n'existe que pour le module Adhésions pour le moment.
Si vous souhaitez gérer les dispositifs d'aide pour les événements ou la boutique, reportez-vous plutôt à la section Gestion sans proposition de paiement en ligne.
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Créez votre compte en ligne
Envoyer un lien de paiement en ligne nécessite d'avoir un service de paiement en ligne pour recevoir le paiement. Ceci se passera donc avec notre prestataire bancaire. En savoir plus sur le compte en ligne.
Il ne sera pas possible de proposer un autre prestataire et de bénéficier des automatisations liées au paiement en ligne sur la plateforme. Si vous ne souhaitez pas fonctionner avec AssoConnect, reportez-vous au passage sur la gestion des dispositifs d'aide sans paiement en ligne.
Paramétrage du formulaire de demandes d'inscription
Aucun paramétrage particulier à faire ! Tout est présent dans l'article sur le fonctionnement de l'application. Pensez juste à demander les champs que vous avez créés pour le suivi des coupons de remises.
Un point important, mettez en facultatif plutôt qu'en obligatoire les informations liées aux réductions. Ainsi, ceux n'ayant pas de réduction ne seront pas bloqués.
NB : Il n'est pas possible de transformer un formulaire d'adhésion en formulaire soumis à validation.
Validation des inscriptions et des dispositifs d'aides
Voyons ici deux cas de figure :
➡️ Vous avez les informations sur les réductions et les justificatifs associés en format numérique
C'est parfait, il ne vous reste qu’à appliquer la réduction totale à laquelle est éligible l'inscrit. Vous pourrez ensuite valider l'inscription et envoyer le lien de paiement. Le montant de la réduction apparaîtra sur le reçu ou la facture.
➡️ Vous désirez vérifier les justificatifs papiers avant toute chose
Dans ce cas, il faudra attendre que l'inscrit vous ait apporté ses justificatifs avant de les valider. La question se pose alors de proposer ou non le paiement en ligne, car on voit l'inscrit en face à face...
Mais n'oublions pas les avantages du paiement en ligne :
- pas besoin de s'embêter avec un suivi des chèques et de leurs échéances ;
- proposez des facilités de paiement avec le paiement en plusieurs fois ;
- 0€ de frais de transaction si vous avez activé les pourboires ;
- génération automatique des écritures comptables ;
- simple et rapide, l'inscrit peut le faire devant vous en deux minutes ! (ou tranquillement à la maison)
Dans les deux cas ci-dessus, il ne vous restera plus qu'à valider l'inscription et envoyer le lien de paiement en ligne pour régler le solde restant 😊
Les écritures comptables seront bien générées, avec une écriture négative sur le compte 709000 - Ristourne. A ce point là, vous n'aurez pas l'intégralité de l'argent présent sur AssoConnect. Il vous restera à renseigner le paiement du tiers payeur (organisme à l'origine du dispositif d'aide) à l'association.
Suivi comptable
Point sur le paramétrage
Le paramétrage que nous allons vous proposer ici est facultatif, mais peut servir si vous tenez à coller à la réalité comptable sur l'enregistrement des dispositifs d'aide. N'oublions pas qu'au final, ce n'est pas le membre qui vous règle l'aide, mais l'organisme à la source de cette aide.
➡️ Paramétrage d'une ou plusieurs catégories comptables
Si vous souhaitez proposer le paiement en ligne après l'application des réductions dues à l'aide, il peut être utile de créer une (ou des) catégorie(s) comptable(s) liées aux dispositifs d'aide. Ceci se fait dans Comptabilité > Paramétrage > Catégories > Recettes.
Notre équipe vous recommande un compte générique 7088XX - Dispositifs d'aides à l'inscription.
Rien ne vous empêche de partir plus dans le détail avec des sous-comptes "ANCV", "Pass'Sport", etc.
➡️ Création des comptes de tiers payeurs
Cette étape est également facultative, mais peut vous permettre d'avoir un suivi comptable plus précis.
Vous pouvez donc configurer des tiers clients dans Comptabilité > Paramétrage > Tiers. Vous pourrez ainsi associer précisément les recettes aux différents organismes vous versant l'argent des aides.
En savoir plus sur les comptes de tiers
Enregistrement d'une saisie comptable des comptes payeurs
Reste maintenant à faire une saisie comptable pour notifier l'application que vous avez bien reçu le paiement du ou des tiers.
Pour ceci, rendez-vous dans le module de Saisie > Recette.
Voici un exemple de saisie possible :
Ce qui se passe sur le compte de résultat pour finir
- Les adhésions sont créditées de manière normale, réductions comprises.
- Le compte de ristourne est alimenté automatiquement en fonction des réductions que vous avez renseignées
- Les paiements du ou des tiers payeurs équilibre tout ou partie du compte de ristourne (catégorie Dispositifs d'aide à l'inscription.
Statistiques
Les statistiques brutes proposées par AssoConnect risquent de ne pas pleinement convenir à vos besoins. Vous pouvez néanmoins exporter en format Excel les documents comptables (type compte de résultat) pour une vision globale sur les ristournes et résultats liés aux dispositifs d'aides.
Pour un détail plus exhaustif, vous pouvez exporter les informations présentes dans la base de données. Ceci nécessite au préalable d'avoir créé des champs et d'avoir des informations à jour dans les profils des membres (cf paramétrages de la base de données).
Enfin, pour avoir des informations liées à une collecte en particulier, vous pouvez faire un export Excel de la liste des inscrits. Celui-ci vous permettra d'avoir un autre niveau de détail sur les inscrits.
Gestion des coupons sans paiement en ligne
Deux solutions s'offrent à vous ici :
- Enregistrer une réduction lors de l'inscription
- Enregistrer les coupons comme moyens de paiement lors de l'inscription
Les deux méthodes fonctionnent. Il ne tient qu'à vous d'opter pour l'une ou l'autre.
Enregistrer une réduction lors de l'inscription
Quelle que soit la collecte, vous avez la possibilité de rentrer une réduction lors de la saisie de l'inscrit. Dans ce cas, le paiement final correspondra à l'argent que l'inscrit paie de sa poche.
Après cette opération, il vous restera à rentrer la recette correspondante au paiement par l'organisme émetteur des coupons. Reportez-vous à cet endroit de l'article pour en savoir plus : Suivi comptable.
Enregistrer les coupons comme moyens de paiement lors de l'inscription
Une autre méthode qui fonctionne aussi et d'enregistrer les coupons comme moyens de paiement du membre lors du de son inscription. Dans ce cas, il ne faut pas enregistrer de réductions liées à des coupons. Le coupon sera enregistré lors de l'enregistrement comptable de l'inscription.
Pour enregistrer des moyens de paiements différents (chèque + Pass'Sport) par exemple, cliquez sur Paiement ultérieur lors de l'enregistrement comptable. Vous pourrez ajouter un moyen de paiement différent en cliquant sur "Ajouter une échéance". Ce n'est pas un problème de mettre les mêmes dates pour les deux échéances. Il y a juste à changer les moyens de paiements comme le montre la capture écran ci-dessous.
Le moyen de paiement "Autres chèques" est le plus adapté pour gérer les coupons. Il nécessitera par contre une opération supplémentaire : enregistrer une remise de ces "autres chèques". Ceci se fait comme une remise de chèque normale dans le logiciel. En savoir plus sur les remises de chèques
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