Créer un événement

Avant de commencer

Le module Événements va vous permettre de créer vos événements, émettre des billets électroniques, suivre en temps réel la liste des participants, les contacter par mail, ajouter manuellement d'autres participants et proposer des tarifs préférentiels.

Les participants auront également la possibilité de s'inscrire et de payer en ligne. Les paiements collectés sont directement pris en compte en comptabilité.

Où créer mon événement

Créer mon événement

Un événement est composé de 3 onglets :

• Un formulaire, que vous paramétrez et qui est rempli au moment de l'inscription.
• Une page de communication, qui regroupe les liens et options de publication.
• Une liste des inscrits pour suivre les inscriptions effectuées et les paiements associés.

Une fois sur la page d'édition de l'événement, vous avez le choix entre les événements :

• hors ligne : vous pourrez ajouter les personnes seulement depuis l'espace administrateur.
• en ligne : les inscriptions en ligne sont aussi possibles.

Pour en savoir plus sur ces options, consultez cet article du Centre d'Aide.

Informations générales

Commencez par donner un titre ainsi qu'une description à votre événement, ajoutez une photo en choisissant un fichier depuis votre ordinateur.

Vous pouvez également, si vous avez des informations complémentaires à donner, cliquer sur les boutons Ajouter des conditions et Ajouter des pièces-jointes.

Saisie des dates

Renseignez les dates de début et de fin des inscriptions ainsi que les dates de votre événement.

A la fin des inscriptions, les membres ne pourront plus s'inscrire en ligne, mais vous pourrez toujours les ajouter manuellement.

Saisie des tarifs

Renseignez ensuite les différentes prestations proposées avec le prix de l'événement ainsi que les détails. Pour chaque tarif que vous souhaitez ajouter, cliquez sur le bouton +Nouveau.

Si vous souhaitez rendre votre événement gratuit, vous devez cocher l'option suivante

L'option Ajouter à un groupe n'est pas disponible pour les événements et les boutiques. Les acheteurs pouvant commander sans compte, il n'est pas possible de les placer dans un groupe car ils ne sont pas membres de la communauté dans tous les cas. En effet, lors d'une inscription a un événement, les participants ne sont pas ajoutés à la communauté en tant que membre.

Cette section permet de nombreuses possibilités, que vous pouvez découvrir en consultant les articles suivants :

• Ajouter une option / un tarif facultatif à un événement
• Restreindre un tarif à certaines personnes
• Gérer les longues grilles tarifaires
• Limiter le nombre de participants
• Masquer certains tarifs aux participants
• Gérer le système de réduction

Section Formulaire

Cette section est utile si vous souhaitez collecter des informations sur le participant (son âge, son adresse postale, etc.). Pour collecter plus d'informations, cliquez sur Collecter plus d'informations.

Les champs d'information remplis lors de l'inscription sont ceux définis dans le paramétrage de la fiche profil. Les informations saisies par l'adhérent alimenteront la fiche profil accessible via la liste des personnes enregistrées. Pour plus d'informations, consultez l'article dédié. 

Gestion des ventes (uniquement pour billetterie en ligne)

La gestion des ventes permet de définir plusieurs informations :

• Modes de paiements proposés : carte bancaire, espèce ou chèque . Si vous en sélectionnez plusieurs, le membre pourra choisir celui qu'il préfère.
• Billet et email de confirmation : personnalisez l'email de confirmation reçu par l'acheteur.
• Options avancées : Pour émettre un billet électronique, définir un nombre maximal d'achat sur l'ensemble des ventes ou par membre, être prévenu à chaque achat, cliquez sur + d'options.

Les paiements en lignes sont collectés via votre compte en ligne. Tant qu'il n'est pas certifié, vous ne pouvez collecter que 250 € par transaction et 2500 € au total.

Pour collecter sans restriction et virer les fonds sur le compte en banque de l'organisation, suivez la procédure décrite dans cet article sur la certification.

Publication

Enfin en bas de page, renseignez les modalités de publication et de visibilité de l'événement.

Vous avez ici deux options :

• Publication sur une page du site : publie la billetterie sur la page site internet choisi.
• Publication depuis un lien : vous permet d'utiliser le lien fourni dans l'onglet Communication.

Enregistrez ensuite en cliquant sur le bouton Enregistrer : votre événement est publié.

Pour accéder à l'événement via ce lien, l'option Site actif doit être cochée depuis Site internet > Général, car l'option Site en maintenance ouvre seulement l'accès aux administrateurs. Si vous ne souhaitez pas publier de site AssoConnect, cochez l'option "site actif" et désactivez l'app Site depuis Paramétrage>Application. Une page de connexion sera alors affichée à la place. 

Archiver sa campagne d'événement

Le logiciel ne permet pas la suppression définitive d'une campagne quelconque, toutefois, vous avez la possibilité d'archiver les campagnes depuis votre formulaire.