Le module Événements facilite l’organisation de vos rencontres, ateliers et autres événements. Il vous permet de créer une billetterie sur laquelle s’inscrire, d’émettre des billets électroniques, de suivre les inscrits en temps réel, etc. En bref, l’organisation de vos événements devient sereine et efficace.
Nous vous expliquons dans cet article l’intérêt du module pour votre association et la marche à suivre pour l’utiliser.
Pourquoi créer sa billetterie d’événement sur AssoConnect ?
Les avantages de créer sa billetterie sur AssoConnect sont multiples :
- La création de votre billetterie est guidée et rapide, vous ne perdez pas de temps.
- Vous pouvez proposer du paiement en ligne par carte bancaire : pratique, rapide et moderne, cela vous évite de courir après les chèques ou de devoir gérer des espèces.
- Vous pouvez demander des informations à l’inscription : cela vous permet de mieux connaître les inscrits et d’adapter votre événement en conséquence.
- Vous suivez en temps réel les inscrits. Pour chacun, vous voyez le tarif choisi et si le paiement a été reçu. Au besoin, vous identifiez les retardataires et les relancez en leur envoyant un message depuis votre plateforme. Ainsi, vous n’avez plus de trou dans votre trésorerie.
- Les inscrits reçoivent leur billet (et éventuellement leur facture) automatiquement. Vous pouvez scanner des billets à l’entrée pour contrôler les inscrits.
- Si votre événement est payant, les ventes et les paiements sont enregistrés automatiquement dans votre comptabilité. Vous n’avez donc rien à faire côté comptabilité et pouvez vous concentrer sur l’organisation de votre événement !
La formation en ligne
Nous vous proposons de visualiser cette vidéo de formation en ligne qui reprend une bonne partie des informations indiquées dans cet article plus en détails.
Suggestion : cette vidéo étant un peu longue, vous pouvez modifier la vitesse de lecture en cliquant sur la roue crantée en bas à droite.
Comment créer sa billetterie d’événement en 7 étapes faciles ?
Cliquez sur le module “Événements”. Ensuite, sur le bouton “Créer mon événement” situé en haut à droite de votre page.
Vous arrivez sur la page de configuration de votre formulaire. Maintenant, il faut remplir les informations nécessaires.
1 : Choix du mode d'inscription
Vous pouvez permettre les inscriptions en ligne : Inscription par les personnes elles-mêmes ou par les administrateurs
Ou sinon, pas d'inscription en ligne : Seuls les administrateurs peuvent ajouter des participants.
Nous vous conseillons de permettre les inscriptions en ligne, cela réduira votre charge de travail.
Pour en savoir plus sur ces options, consultez cet article du Centre d'Aide.
2 : Informations générales
C’est le moment de “vendre” votre événement, rendez-le attrayant !
Indiquez son nom.
Écrivez une petite description, ajoutez une image en choisissant un fichier depuis votre ordinateur.
Ces éléments seront visibles sur la page que verront les participants au moment de l’inscription en ligne. Pas de panique, vous pourrez les changer facilement au besoin.
Vous avez plusieurs options supplémentaires ici :
- Ajouter des conditions générales.
- Ajouter des pièces jointes, par exemple un document à télécharger et à remplir (formulaire de consentement).
- Indiquer l’adresse mail et le numéro de téléphone de contact afin que les participants puissent prendre contact avec vous facilement.
3 : Disponibilité du formulaire
Si vous avez une date de fin pour votre événement ou vos inscriptions, c'est à cet endroit qu'il faut renseigner les informations. En faisant cela, le formulaire sera accessible uniquement pendant ces plages de dates pour les inscriptions en ligne.
Les membres ne pourront plus s'inscrire en ligne après la date de fin des inscriptions, mais vous pourrez toujours les ajouter manuellement.
4 : Tarifs
Renseignez les différentes formules proposées et leurs tarifs. Pour cela, cliquez sur le bouton “+ Créer une formule” :
Indiquez l’intitulé et le prix et cliquez sur le bouton “Valider” :
Votre premier tarif est donc créé. Si vous cliquez de nouveau sur le bouton “Créer une formule”, vous avez le choix entre plusieurs types de tarifs :
- Tarif principal (afin de pouvoir publier votre formulaire, il vous faut au moins un tarif de type principal, par exemple "Billet classique" et "Billet jeune -25 ans, le participant peut choisir un seul des deux tarifs proposés).
- Tarif optionnel (par exemple : commander un repas),
- Don ponctuel pour proposer aux participants de faire un don au moment de l’inscription,
- Réponses libres pour poser une question aux participants (ex : Êtes-vous vacciné(e) ?),
- Téléchargement de fichiers (ex : autorisation parentale).
Si vous proposez de nombreux tarifs, créez des groupes de tarifs pour faciliter la lecture et la compréhension. Il suffit de cliquer sur le bouton “Ajouter un groupe de tarifs”, le nommer et y faire glisser vos tarifs.
L'option “Ajouter à un groupe” n'est pas disponible pour les événements et les boutiques, les acheteurs pouvant commander sans compte.
Cette section permet de nombreuses possibilités, que vous pouvez découvrir en consultant les articles suivants :
- Ajouter une option / un tarif facultatif à un événement
- Restreindre un tarif à certaines personnes
- Gérer les longues grilles tarifaires
- Limiter le nombre de participants
- Masquer certains tarifs aux participants
- Gérer le système de réduction
L'activation de ces options avancées se fait dans le Paramétrage de votre plateforme, dans la section “Formulaires et billetteries”.
5 : Formulaire
Cette section est utile si vous souhaitez collecter des informations sur les participants afin de préparer votre événement.
Pour ce faire, cochez la case “Collecter plus d’informations sur la personne”.
Pour chaque information, indiquez si :
- elle n’est pas demandée à l’inscription,
- elle est obligatoire à renseigner,
- elle est facultative.
Les champs d'information proposés sont ceux définis dans Communauté > Paramétrage. Pour plus d'informations, consultez l'article dédié.
6 : Paiement et confirmation
Vous vous approchez de la fin, il reste des quelques options à paramétrer.
Choix des moyens de paiement acceptés
Cette étape permet de définir les moyens de paiement acceptés pour payer l’événement :
- carte bancaire,
- carte bancaire en plusieurs fois, c’est-à-dire une facilité de paiement permettra de répartir l’effort financier (voir l’article dédié),
- espèces,
- chèques,
- autres.
Pour ces trois dernières catégories, un champ libre vous permet de donner plus d’informations (ex : l’adresse à laquelle envoyer le chèque, un RIB pour effectuer un virement, etc.).
Les choix cochés déterminent les moyens de paiement proposés au payeur lorsqu’il s’inscrit.
Même si votre événement est gratuit, vous devez sélectionner au moins un moyen de paiement pour enregistrer votre billetterie. Cependant, lors de l’inscription, ces choix ne seront pas visibles de l’acheteur puisqu’il n’a rien à payer.
Personnalisation du message de confirmation
Cochez la case “Personnaliser le message dans l'email de confirmation d'inscription” pour ajouter votre petite touche personnelle au mail de confirmation qui sera envoyé aux participants.
Des options supplémentaires
Le bouton “Plus d’options” vous permet d’aller plus loin dans le paramétrage avec la possibilité de :
- Générer et envoyer un reçu fiscal
- Recevoir une notification par mail à chaque inscription
- Émettre des billets électroniques
7 : Publication
Enfin, en bas de page, renseignez les modalités de publication et de visibilité de l'événement.
À noter : cette 7ᵉ étape n’existe que si vous avez choisi de faire des inscriptions en ligne à l’étape 1.
Vous avez ici deux options :
- Publication depuis un lien (conseillé pour les événements) : vous n’aurez qu’à copier le lien et l’envoyer aux participants.
- Publication sur le site internet : si votre site internet est créé sur AssoConnect, vous pouvez intégrer directement votre événement dessus. C’est particulièrement intéressant si c’est un grand événement, très anticipé. Dans ce cas, créez une nouvelle page et publiez votre événement. Attention, il vous faudra passer la page de Brouillon à Publié depuis Site internet > Menu et pages.
Vous pouvez également choisir de ne rendre visible cette page qu’à certaines personnes. Exemple : la billetterie d’un dîner réservé aux bénévoles ne sera visible qu’aux personnes connectées et faisant partie du groupe des bénévoles.
N’oubliez pas d’enregistrer votre formulaire :
- le bouton Enregistrer publie votre billetterie
- le bouton Enregistrer en brouillon vous permet de sauvegarder les informations. Vous pourrez ensuite revenir sur la configuration du formulaire et changer le statut de “Brouillon” à “Publié”.
Une fois votre billetterie publiée, n’oubliez pas de la diffuser pour faire de votre événement un succès !
Pour accéder à l'événement via ce lien, l'option Site actif doit être cochée depuis Site internet > Général, car l'option Site en maintenance ouvre seulement l'accès aux administrateurs. Si vous ne souhaitez pas publier de site AssoConnect, cochez l'option "site actif" et désactivez l'app Site depuis Paramétrage>Application.
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