Gestion des billets physiques et électroniques

Avant de commencer

Pour vos billetteries types Événements, des billets électroniques peuvent être émis et envoyés à vos membres. Vous pouvez également émettre des billets physiques.

Les billets physiques comme les billets électroniques sont munis d'un QR code, et d'un code-barres, vous permettant de scanner les billets à l’entrée de vos événements.

Pour en savoir plus sur le scan des billets, consultez cet article.

Cet article traite des points suivants :

• Les billets électroniques
• Les billets physiques
• Suivi des billets scannés
• Gérer les billets physiques en comptabilité

Les billets électroniques

Utilité du billet électronique

Le billet électronique permet de faire gagner un temps considérable le jour de votre événement : les membres de l'association n'auront qu'à scanner les e-billets des participants à l'entrée.

Si vous attendez beaucoup de participants, par exemple plusieurs centaines, cette méthode sera plus efficace qu'un contrôle des entrées sur liste.

Émettre des billets électroniques

Rendez-vous sur la page d'édition de votre événement. Si votre événement a déjà été créé, cliquez sur le bouton Gérer de votre événement, puis cliquez sur l'onglet Formulaire.

Dans la Section Gestion des ventes, rendez-vous dans le bloc Billet et email de confirmation. C'est ici que vous pouvez définir à quel moment émettre vos billets électroniques.

Plusieurs options d'émission sont possibles : 

• Ne pas émettre de billet électronique
• Emettre dès l'inscription du participant, même si le paiement n'est pas réglé.
• Emettre seulement lorsque le paiement est indiqué comme réglé.

Sauvegardez vos modifications en cliquant sur Enregistrer en bas ou haut de page. Les participants recevront désormais un billet par mail si vous avez activé cette option.

Les billets physiques

Utilité des billets physiques

Émettre des carnets de billets permet de vendre des places physiques, par exemple via un stand.

Vous pouvez ainsi émettre des billets électroniques et physiques sur un même événement et vendre vos places sur plusieurs canaux.

Émettre des carnets de billets

Pour émettre des billets physiques, rendez-vous dans l'onglet Communication de l'événement.

Cliquez sur Créer un carnet de billets puis :

• Indiquez le nombre de billets. 
• Sélectionnez la ou les prestations liées. 
• Téléchargez une photo depuis votre ordinateur.

Cliquez ensuite sur Créer le carnet : votre carnet de billets physique est émis ! Vous pouvez également télécharger les carnets émis depuis cette page pour les imprimer.

Lorsque vous émettez un carnet, cela créé :

• Une transaction.
• Autant de ventes que de billets émis (1 vente = 1 participant).

Si vous supprimez une transaction liée à un carnet de billets physiques, cela supprimera donc toutes les ventes, c'est-à-dire toutes les lignes liées aux billets émis.

Suivi des billets scannés

À la fin de votre événement, vous avez la possibilité de faire un bilan des billets utilisés et non-utilisés.

Rendez-vous dans l'onglet inscrits, cliquez sur l'icône Informations à afficher et cochez la case Billet Scanné pour que cette colonne s'affiche dans la liste des inscrits.

Vous verrez ainsi quels billets, physiques ou électroniques, ont été scannés à l'entrée.

Gérer les billets physiques en comptabilité

Fonctionnement en comptabilité

Les billets physiques ne donnent pas automatiquement lieu à une écriture comptable car ce ne sont pas véritablement des "ventes" : certains billets peuvent être émis mais ne pas avoir été achetés.

En raison d'une limite technique, il n'est pas non plus possible de rattacher une vente de carnet physique à une écriture comptable saisie. N'hésitez pas à nous envoyer une suggestion à ce sujet.

Ajouter l'écriture correspondante

Une fois l’événement passé, vous devrez donc comptabiliser vos ventes et les saisir via le module de saisie de dépense/recette. 

Vous aurez donc un suivi séparé via : 

• La transaction enregistrée dans l'événement et les ventes associées.
• La ou les écritures saisies directement en comptabilité.  

Si cela vous facilite le suivi, vous pouvez passer une seule écriture globale du montant de tous vos carnets physiques vendus.