Paramétrer les informations de sa base de données de contacts

L'application Communauté permet d'organiser votre base de contacts avec les informations nécessaires à la bonne gestion de votre association.

Cet article vous explique comment personnaliser ces champs d’information selon vos besoins :

• Les informations créées par défaut
• Créer des catégories d'information
• Créer des champs d'information
• Les différents types de champs
• Définir la visibilité de chaque champ
• Impression d'une fiche profil

Vous pouvez enregistrer dans votre Communauté les informations de toutes les personnes qui gravitent autour de votre association : membres du bureau, adhérents, donateurs, bénévoles, partenaires, etc. 

Les personnes qui adhèrent et/ou font un don à votre association via un formulaire y sont ajoutées automatiquement.

Toutes les actions décrites dans cet article sont à effectuer depuis votre plateforme sur le centre de paramétrage accessible depuis Paramètres > Communauté :

et plus particulièrement ici :

 

 

Les informations créées par défaut

Par défaut, le logiciel demande plusieurs informations à l'utilisateur :

• nom
• prénom
• photo
• date de naissance
• sexe
• adresse email
• téléphone
• adresse postale.

Ces champs pourront être proposés à chaque création de fiche. Les nom et prénom sont obligatoires, les autres champs ne le sont que si vous le décidez.  

Pour les champs Sexe et Date de naissance, vous pouvez décider de les utiliser ou non. Si vous décidez de ne pas les utiliser, ils ne seront plus proposés sur vos différents formulaires.

Créer des catégories d'informations

Dans le cas où vous souhaitez demander de nombreuses informations, ou des informations à certaines personnes uniquement, il est intéressant de créer des catégories d’informations.

Ce sont des groupes de champs permettant de structurer la fiche profil.

Par défaut, lorsque vous créez un premier champ, une catégorie "Informations complémentaires" est créée. Vous pouvez modifier le nom de cette catégorie, ainsi que créer et personnaliser d’autres catégories. 

Vous pouvez par exemple structurer votre fiche profil de la sorte avec 3 grandes catégories :

• Les informations générales ;
• Les informations complémentaires ;
• Les informations des bénévoles (demandées uniquement aux bénévoles).

Ainsi, les profils de vos contacts seront bien organisés : 

Au besoin, vous pouvez limiter une catégorie à un groupe comme expliqué dans cet article. Les champs d'informations de la catégorie ne seront alors demandés qu'aux membres du groupe.

Créer des champs d'informations

Créer des champs

Une fois les catégories d'informations créées, vous pouvez y ajouter vos propres champs d'information.

Afin d'optimiser la recherche, le nombre de champs de type valeur libre avec autocomplétion, texte et email est limité à 53. Cela laisse néanmoins une certaine marge de manœuvre.

Choix du type de champ

Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez choisir un intitulé et le type de champ. Vous avez ainsi la possibilité d'adapter avec précision chaque champ au type de données récolté.

Par exemple, si vous mettez Valeur libre plutôt que Date, vous pouvez rentrer à la fois "1er janvier 2012", "01/01/2012", "01/01/12". Cela empêche d'avoir des données claires et unifiées.

De même, en choisissant Email ou Numéro de téléphone, vous vous assurez que les informations inscrites sont correctes par rapport au format attendu.

Les types de champs sont expliqués ci-dessous.

Champs affichés à la réinscription 

Lors d'une réinscription à un formulaire ou une billetterie, le logiciel affiche seulement les informations n'ayant pas déjà été renseignées, ce qui limite le nombre de champs à remplir et simplifie le déroulement. 

Si une information déjà renseignée doit être mise à jour (ex : changement d'adresse postale), c'est possible depuis la fiche profil du contact. 

S'il n'est pas possible de modifier ces informations depuis la fiche, vous pouvez créer un nouveau champ par information à collecter. Celui-ci sera vide et donc proposé lors de l'inscription. 

Nous conseillons ainsi de supprimer et recréer les champs concernés à la fin de la période d'inscription. Vous pouvez aussi créer un champ par période ("certificat 2018" et "certificat 2019"). 

Les différents types de champs

Champ texte

Le champ texte est le plus classique : il permet de stocker dans la fiche de chaque personne un texte libre (sans limite sur les types de caractère définis : chiffres, lettres, ponctuation, etc.). Nous conseillons d'utiliser ce type de champ pour stocker peu de mots, ou d'opter sinon pour un bloc de texte.

Champ bloc de texte

Le champ bloc a les mêmes caractéristiques qu'un champ texte. Cependant, il est optimisé pour stocker beaucoup de mots. La saisie est simplifiée avec une zone de texte plus large et extensible.

Vous pouvez saisir dans ce champ environ 60 000 caractères de type simple. 

Champ valeur libre avec autocomplétion

Ce type de champ a des caractéristiques similaires au champ texte classique. La différence réside dans le fait que le logiciel va stocker pour ce champ toutes les valeurs possibles renseignées. Ainsi, lorsqu'une personne va saisir un texte, si un texte similaire existe déjà, elle va lui proposer cette valeur.

Champ numérique

Ce champ permet de stocker uniquement les valeurs numériques. Nous conseillons ce champ si vous avez des informations chiffrées à stocker (poids en kg, taille en cm, nombre de dons, etc.).

Depuis votre Communauté, vous pourrez ainsi effectuer une recherche optimisée sur les valeurs numériques comme ceci :

Champ choix multiple

Ce champ propose une liste de valeurs connues et paramétrées à l'avance, parmi lesquelles le membre peut sélectionner un ou plusieurs choix.

Par exemple, si on crée un champ d'information "sport préféré", il est possible d'ajouter au champ les valeurs suivantes : tennis, football, rugby, etc. Les inscrits ne pourront choisir que parmi ces valeurs.

Pour ce faire, choisissez Choix multiple dans la liste et ajoutez les valeurs possibles. Si vous avez beaucoup de valeurs, il est possible de les importer depuis un Excel. Renseignez les valeurs possibles dans une même colonne de l'Excel, puis collez-les dans le champ prévu à cet effet. 

Une fois ce champ créé, vous pourrez chercher dans votre Communauté les personnes qui ont toutes les valeurs sélectionnées, au moins une des valeurs sélectionnées, aucune des valeurs sélectionnées.

Champ liste déroulante

Ce champ est similaire au choix multiple, à la différence qu'il n'y a qu'un choix possible. Si on reprend l'exemple précédent (sport préféré), la réponse ne peut être qu'unique (tennis, football ou rugby).

Champ date

Ce champ permet de stocker des dates au format JJ/MM/AAAA et il n'est pas possible de stocker l'heure. Une fois le champ date créé, vous pourrez effectuer une recherche avec les conditions suivantes :

Champ document à télécharger

Ce champ permet de stocker des documents que les inscrits mettent en ligne, comme par exemple une autorisation parentale. Ceux-ci peuvent ensuite être exportés en masse au besoin.  

Autres champs

Il est également possible de créer des champs de type Email, Téléphone ou Adresse internet (URL).

Déterminer la visibilité de chaque champ

Lors de la création ou l'édition d'un champ, vous pouvez décider pour chaque information si elle sera visible et/ou modifiable par l'inscrit, ou uniquement par les administrateurs.

Imprimer une fiche profil

Nous ne proposons pas l'option d'impression dans le logiciel. Cependant, si vous souhaitez obtenir un document imprimé, vous n'avez qu'à faire ctrl+p ou cmd+p et vous choisissez "imprimer".

C'est un moyen détourné pour imprimer les informations.