Comme de nombreuses associations, vous pouvez vous retrouver face à des membres qui ne règlent pas leur adhésion dans les temps, ou des non-renouvellements d'adhésion.
Une bonne gestion de vos relances vous permet de diminuer le délai moyen de règlement, de collecter vos adhésions de manière ordonnée et en temps voulu, et donc de garder votre trésorerie à flot.
Découvrez dans notre article comment organiser efficacement ces relances :
- A quelles occasions relancer ses membres ?
- Comment relancer ses adhérents sur AssoConnect ?
- Connaitre les bonnes pratiques
A quelles occasions relancer ses membres ?
Délai de paiement
Vous pouvez vous retrouver confrontés à des adhérents qui ne règlent pas leur adhésion dans les temps.
Il vous est alors nécessaire de les relancer afin d’obtenir les paiements de ces créances.
Adhésion non renouvelée pour l’année N+1
Pour les anciens adhérents de l’année N-1
Il s’agit des adhérents des années précédentes qui n’ont pas renouvelé leur adhésion.
Il est possible que des événements survenus l’année N ne les aient empêchés d’adhérer, mais qu’ils soient de nouveau motivés à vous rejoindre l’année N+1.
Dans ce cas, mieux vaut vous rappeler à leur bon souvenir.
Pour les adhérents actifs à l’année N
Il est essentiel de bien entretenir le lien avec ses adhérents actifs et de favoriser le renouvellement des adhésions.
Le succès du renouvellement de l'adhésion dépend ainsi en grande partie de l’efficacité de votre relance.
Comment relancer ses adhérents sur AssoConnect ?
Relancer pour qu’ils réadhèrent
Vous pouvez avoir la liste de vos anciens adhérents ou adhérents actifs depuis Communauté > Contacts en utilisant l’option “Filtrer par”. Par exemple, pour récupérer les adhérents actifs, il suffit de filtrer sur “Adhérents en juin 2022” :
Pour les relancer, sélectionnez les contacts en cochant la case à droite de “Nom” puis cliquez sur le bouton “Contacter”. Une petite fenêtre s’ouvre. Elle vous permet de créer une campagne d’emailing ou d’envoyer un message rapide.
Si vous avez plus de 50 contacts, cochez la case à droite de “Nom” et cliquez sur “Sélectionner les xx lignes” qui apparaît au-dessus du tableau. Cela vous permet de sélectionner l’ensemble de vos contacts.
Automatiser l’envoi d’une proposition de renouvellement via l’emailing
Programmez un rappel automatique afin d'informer les membres du délai de renouvellement.
Segmenter votre base de données
Pour ce faire, segmentez votre base de données via des groupes dynamiques. Par exemple, depuis Communauté > Contacts, filtrez sur “Adhérents en juin 2022” pour avoir la liste des adhérents actifs. Sélectionnez les contacts puis cliquez sur le bouton “Ajouter à un groupe”.
Vous pouvez les ajouter à un groupe existant ou d’en créer un nouveau.
Pour plus d’informations sur la création d’un groupe simple, consultez cet article.
Création d’une campagne d’emailing pour le renouvellement/relance d’une adhésion
Depuis Emailing > Campagnes, créez votre campagne d’emailing.
Sélectionnez comme destinataires “Adhérents actifs 2022”.
Cliquez sur “Continuer”, sélectionnez votre modèle d’emailing souhaité et rédigez le contenu.
Une fois sur la page de confirmation, il suffit de programmer l’envoi, par exemple, 15 jours avant le renouvellement.
L’envoi sera automatique. Vous n’avez donc pas besoin d’attendre que l’adhésion en cours soit terminée pour proposer un renouvellement à vos adhérents.
Relancer ses anciens adhérents
Depuis Communauté > Contacts, filtrez sur les “Anciens adhérents”.
Liez ce segment à un groupe dynamique et suivez-les étapes décrites dans la section “Création d’une campagne d’emailing” : vous pouvez leur envoyer une première relance expliquant pourquoi leur adhésion est importante pour votre association et rappelant les causes que vous soutenez.
Pour inciter les anciens à renouveler leur adhésion, un dispositif simple consiste à leur proposer un tarif réduit lors de la réinscription. Vous pouvez réserver ce tarif au groupe, “anciens adhérents” seul. Quelle que soit l'incitation, il n'y a pas de mal à en proposer une, tant qu'elle reste en cohérence avec vos finances et vos statuts !
Les personnes ayant déjà renouvelé leur adhésion seront automatiquement sorties de ce groupe.
Aux autres, toujours présentes dans ce groupe, vous pouvez envoyer un deuxième email de relance, précisant que c’est la dernière relance et rappelant par exemple une date butoir d’adhésion s’il y en a une.
Aux dernières personnes qui n’ont pas renouvelé leur adhésion, vous pouvez envoyer un petit sondage pour connaître les raisons de leur désengagement. Leurs réponses pourraient vous être bien utiles pour mieux fidéliser vos adhérents cette année !
Si vous proposez l’inscription en ligne, insérez un lien direct vers le formulaire de renouvellement dans le mail avec des instructions pour inciter vos membres à renouveler immédiatement.
Cet article vous explique comment créer et envoyer une belle campagne d’emailing.
Relancer pour paiement des adhésions
Depuis votre formulaire d’adhésion
Depuis la liste des adhérents, le filtre “Statut de paiement : aucun paiement, paiement partiel, paiement reçu” vous permet de trier la liste de vos membres.
Ainsi, vous pouvez relancer les personnes n’ayant pas encore payé : il suffit de les identifier grâce au filtre, les sélectionner et puis de cliquer sur le bouton “Envoyer un message”.
Depuis votre Communauté
Vous pouvez également relancer vos membres depuis votre Communauté.
Rendez-vous dans Communauté > Contacts, cliquez sur l’option “Affiner” et cochez “Paiement en attente” depuis la section Paiement de l’adhésion. Cela peut être utile si vous avez plusieurs formulaires d’adhésions (par exemple, un pour les adhésions et un autre pour les réadhésions).
Vous pouvez faire de même pour les dons. Cochez “Règlement des dons” et sélectionnez “Règlement en attente”.
Toutes les personnes qui n’ont pas encore réglé leur paiement apparaîtront dans cette liste. Il vous suffit de les sélectionner pour les contacter.
Les montants à payer ne sont pas affichés sur le tableau et il n'est pas possible de savoir à quelle prestation ils sont liés. Pour avoir ces informations, vous devez consulter manuellement les onglets “achats, adhésions et dons” depuis les fiches de contact.
Depuis les Dettes & Créances en comptabilité
En allant dans Comptabilité > Tableau de bord, vous avez accès à toutes les informations principales sur votre trésorerie. Vous pouvez directement cliquer sur “Voir” en dessous de l’encart Créances pour consulter vos paiements reçus et en attente.
En descendant un peu plus bas sur la page du tableau de bord, vous verrez un encart dédié aux dettes et créances : vous pouvez également accéder à vos créances depuis ce petit récapitulatif, en cliquant sur "Consulter les dettes/créances".
Vous arrivez sur la page des Dettes & Créances qui vous permet d’affiner votre recherche afin d’identifier les paiements en attente.
Vous retrouvez les paiements en attente - au besoin, l’œil sur la droite vous permet d’accéder au détail de chaque ligne.
Depuis la page des Dettes & Créances, vous pouvez contacter les personnes dont vous attendez le paiement. Il suffit de les cocher puis de cliquer sur le bouton “Contacter les personnes sélectionnées”.
Il n’est pas possible d’envoyer des relances automatiques dans le logiciel. L’envoi doit se faire manuellement via chaque module comme indiqué dans cet article.
Connaitre les bonnes pratiques
Pour les réadhésions
Personnaliser le message de relance
Le message doit véhiculer l’intérêt pour vos adhérents à rejoindre votre association pour renforcer leur engagement.
Commencez par un accueil chaleureux et un rappel efficace des avantages d’être membre de votre association. Et terminez en leur demandant de renouveler leur adhésion dès aujourd'hui.
L’action attendue de leur part doit être claire. Utilisez un bouton bien visible qui renvoie vers votre formulaire d’adhésion.
Avoir une page d’adhésion facile à trouver sur votre site web
Assurez-vous donc que les liens ou les appels à l'action pour la prise d’adhésion soient bien visibles, en particulier sur votre page d'accueil.
La page de renouvellement doit être claire et simple, afin que les membres puissent y naviguer facilement.
Proposer des modes de paiement adaptés
Entre relances manuelles et manque de traçabilité, les chèques et espèces possèdent de nombreux écueils en matière de sécurité.
Avec le paiement en ligne via carte bancaire ou paiement en plusieurs fois, vous êtes sûr de recevoir vos paiements immédiatement et êtes informé en temps réel des montants reçus.
Vous économiserez un temps précieux que vous serez heureux de consacrer à d’autres tâches de la vie de votre organisation.
Il arrive parfois que les membres aient besoin d'un peu plus de temps pour payer leurs adhésions. Pour répondre à ce besoin, vous pouvez proposer le paiement en plusieurs fois avec des intervalles importants entre les paiements. Par exemple, permettre de payer son adhésion en 2 paiements séparés de 3 mois.
Pour chaque adhérent qui utilise le paiement par carte bancaire en plusieurs fois, vous disposez d’un échéancier. Il vous montre les paiements déjà reçus et ceux à venir. Vous pilotez donc facilement votre trésorerie. Découvrez dans cet article le fonctionnement de paiement en plusieurs fois.
Pour la relance de paiement
Enregistrer assez rapidement la réception des moyens de paiement hors ligne
Enregistrez les paiements reçus via chèques, espèces et autres en temps réel afin d’entretenir une liste à jour des personnes en attente de paiement.
De ce fait, vous ne risquez pas de relancer les mauvaises personnes, ce qui peut nuire à l'image de votre association. Il serait en effet mal venu de relancer une personne dont vous venez de recevoir le paiement
Indiquer la date d’échéance dans le mail de confirmation
Vous pouvez déjà indiquer la date d’échéance d’une adhésion dans le mail de confirmation que votre adhérent recevra après son inscription.
Pour configurer votre message, rendez-vous dans le formulaire d’adhésion, cochez la case “Personnaliser le message dans l’email de confirmation d'adhésion” depuis la section 6 - Paiement et confirmation.
Pour aller plus loin :
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