Ajouter un adhérent

Il existe deux moyens d'enregistrer une adhésion : ajouter une période d'adhésion à un contact depuis Communauté > Contacts, ou créer un formulaire d'adhésion. 

La première méthode est plus rapide à mettre en place, mais n'offre pas un suivi approfondi. En effet, le formulaire d'adhésion permet de suivre les transactions, collecter des informations et plus encore. 

• Ajouter une période d'adhésion
• Créer un formulaire d'adhésion
• Enregistrer une adhésion manuellement

Ajouter une période d'adhésion 

Avantages de la méthode 

Cette approche peut être adaptée :

• si vous débutez avec le logiciel et êtes au milieu de la période d'adhésion de vos membres. Vous pouvez alors renseigner leur adhésion pour les quelques mois restants, puis créer un formulaire pour la rentrée suivante.
• si vous n'utilisez pas la comptabilité ou que vous ne voulez pas donner la possibilité d'adhérer en ligne. Vous pourrez ainsi enregistrer de nombreuses adhésions rapidement. 

Vous pouvez exceptionnellement prolonger des périodes d'adhésions par ce biais. Il ne sera en revanche pas possible de modifier les dates d'une période déjà existante. 

Marche à suivre

Allez sur Communauté > Contacts : 

• Sélectionnez la ou les personnes concernées - au besoin voir comment ajouter une personne dans sa communauté
• Cliquez sur + d'options
• Sélectionnez Ajouter en tant qu'adhérent
• Choisissez ensuite les dates de début et fin d'adhésion
• Validez

Les contacts sélectionnés auront le statut d'adhérent (badge jaune). Elles apparaitront dans le filtre "Adhérents" disponible en haut de page.

Créer un formulaire d'adhésion

Avantages de la méthode

Le formulaire d'adhésion vous permet de gérer les adhésions de A à Z, y compris :

• l'enregistrement des informations personnelles dans la Communauté,
• le suivi des adhésions et des paiements,
• l'enregistrement comptable de l'adhésion et du paiement,
• l'envoi automatique des reçus et factures, etc.

Ces opérations sont automatisées et vous font gagner du temps.

Marche à suivre

Le formulaire d'adhésion se crée depuis Formulaires > Adhésions. 

Cet article explique en détail la création d'un formulaire d'adhésion. 

Enregistrer une adhésion manuellement  

Accéder à la page d'ajout d'adhérents

Si les utilisateurs s'inscrivent en ligne (recommandé), ils sont automatiquement ajoutés dans la liste des adhérents, et la recette est inscrite en comptabilité.

Vous pouvez également enregistrer vos adhésions manuellement. 

Rendez-vous dans Formulaire > Adhésions. Une fois sur la page récapitulative de vos formulaires d'adhésion, cliquez Gérer les adhérents sur le formulaire qui vous intéresse.

Vous arrivez sur la page listant les adhérents. Cliquez sur le bouton + Ajouter un adhérent.  

Rattacher l'adhésion à un profil

Le champ Rattacher à une personne (facultatif) vous permet de rattacher une adhésion à un contact de votre Communauté, notamment pour avoir un suivi des paiements.

Ce champ représente l'acheteur de la transaction : il est lié à l'écriture comptable et la transaction sera listée dans l'onglet Achats de sa fiche profil. 

Inscrire les adhérents 

Vous pouvez ensuite enregistrer les adhérents en renseignant leurs noms/prénoms et tarifs d'adhésion. Il est possible d'inscrire des adhérents supplémentaires en cliquant sur Ajouter une personne. 

Appliquez si besoin une réduction personnalisée en € ou % et cliquez sur Continuer.

Collecter des informations sur l'adhérent

Il vous est proposé de renseigner les données correspondant au justificatif activé (facture/reçu fiscal) et aux informations activées dans le formulaire. 

Si un profil existant correspond aux informations saisies, vous pouvez rattacher l'inscription à sa fiche ou en créer une nouvelle. Les fiches des adhésions non finalisées sont aussi proposées ici. 

Enregistrer les adhésions en comptabilité

La dernière étape de l'enregistrement de l'adhésion est l'ajout en comptabilité. Grâce à cela, votre adhésion se retrouvera dans la comptabilité, et vous n'aurez pas besoin de la saisir à nouveau. 

• Pour un paiement immédiat, indiquez le moyen de paiement, le compte associé, et la date. La personne liée est l'acheteur de l'étape 1, mais vous pouvez la modifier si besoin.
• Pour un paiement ultérieur/en plusieurs fois, cochez la case Paiement ultérieur. Renseignez les paiements si vous les connaissez. 

Enregistrez : l'adhésion est enregistrée pour l'adhérent et en comptabilité. 

Pour avoir une visibilité sur vos statuts des paiements, cliquez sur filtrer par statut de paiement : 

Consultez cet article pour enregistrer un paiement sur une adhésion faisant l'objet d'un paiement ultérieur. 

Pour aller plus loin

• Ajouter plusieurs personnes via import excel
• Créer son formulaire d'adhésion
• Informations sur les adhésions
• Enregistrer plusieurs paiements pour une adhésion