➡️ J’utilise déjà beaucoup le paiement en ligne, mais quelques chèques subsistent. Comment les supprimer ?

Tout d’abord bravo d’avoir largement adopté le paiement en ligne, votre association fait partie de celles qui ont pris le tournant du numérique (c’est loin d’être le cas de toutes), félicitations ! 👏

Si vous êtes sur cette page, c’est que :

• vous avez déjà constaté les bénéfices apportés par le paiement en ligne en termes d’efficacité et de modernité
• vous souhaitez aller un cran plus loin en vous débarrassant des derniers chèques qu’on vous apporte encore (on vous comprend !)

Vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous verrons :

• les prérequis à l’abandon total des chèques
• les cas dans lesquels les chèques continuent à s’imposer
• ce que vous pouvez mettre en place pour les éviter

C’est parti !

Les prérequis à l’abandon total des chèques 🥊

Le paramétrage de vos formulaires

Ca peut paraitre trivial, mais commencez par vérifier que "Chèque" n’est coché sur aucun de vos formulaires (Etape 4 - Moyens de paiement).

Si jamais vous acceptez d’autres moyens de paiement (ex : les chèques ANCV parce que vous savez que c’est indispensable pour vos publics), cochez "Autres" et précisez bien dans l’espace dédié aux "Informations pour le paiement en espèces, chèques ou autre" que vous n’acceptez pas les chèques bancaires.

Un discours clair

Préparez un discours clair sur les raisons de ce choix, et faites en sorte de le rendre accessible à toutes les personnes susceptibles de gérer les adhésions, dons, billetteries d’événement et toute autre occasion de gérer de l’argent.

Vous pouvez également l’indiquer simplement sur votre site internet.

Voici un exemple de texte :

Nous avons décidé de ne plus accepter les règlements par chèques.

Ils nous demandaient trop de temps de gestion, alors que nous sommes une équipe 100% bénévole. Dans un souci d’efficacité et de simplicité, nous avons fait le choix de passer uniquement par du paiement en ligne, par carte bancaire.

Pour cela, nous utilisons une solution technique 100% sécurisée, donc aucune inquiétude à avoir : vos données sont protégées. Et vous participez à prendre soin de l’équipe bénévole ! 🙏

Evidemment, n’hésitez pas à le reprendre et à l’adapter à votre association.

Les situations dans lesquelles les chèques persistent

Suite à des échanges avec nos associations, nous avons identifié quelques situations pour lesquelles les chèques continuent d’affluer :

• Les personnes qui se déplacent pour s’inscrire et laissent un chèque directement
• Les encaissements à l’avenir, à certaines dates précises
• Les cautions : laisser un chèque qui sera encaissé dans certaines conditions précises
• Les arrhes : payer une partie d’un bien ou d’un service afin de le réserver
• L’acompte : payer une partie d’un bien ou d’un service

Les deux premières situations sont les plus courantes, les suivantes assez anecdotiques.

Si jamais vous avez d’autres situations dans lesquelles vous n’arrivez pas à vous débarrasser de chèques, indiquez-les-nous en commentaire : on réfléchira à des solutions 💪

Ce que vous pouvez mettre en place

Globalement, la solution tient en trois mots : “lien de paiement”.

Pour rappel, le lien de paiement est le meilleur moyen de récupérer de l’argent par carte bancaire auprès d’une (ou plusieurs) personne. L’argent arrive directement sur votre compte en ligne, et comme pour les paiements sur les formulaires, votre choix entre frais de transaction et pourboire s’applique. Le payeur reçoit un mail de confirmation du paiement.

Cas 1 : une personne se déplace à la permanence pour s’inscrire et vous laisse son chèque

C’est l’occasion rêvée de lui expliquer votre position par rapport aux chèques - d’où l’utilité du discours maîtrisé 😉 - et de l’accompagner dans l’utilisation du lien de paiement.

Voici la marche que nous vous conseillons de suivre en prenant le cas d’une adhésion (mais c’est la même chose pour un don, un événement, etc.) déposée à la permanence où est accessible un ordinateur avec un accès à internet :

• Ajoutez manuellement la personne au formulaire depuis la liste des inscrits, en cliquant sur le bouton “Ajouter un adhérent”

• Renseignez les informations relatives à la personne, cliquez sur “Suivant”

  

• Au moment de l’enregistrement du paiement, cliquez sur “Le faire plus tard” → l’adhésion est enregistrée, mais pas son paiement. La personne a donc techniquement une dette. Assurez-vous que la transaction est bien rattachée au contact de la Communauté.

  

• Allez sur Paiements > Lien de paiement, et envoyez un lien de paiement du montant dû

  • Si elle a accès à ses mails depuis son téléphone, profitez-en pour lui dire de le sortir et suivre le parcours avec elle : c’est simple, rapide et sécurisé

  • Si elle n’a pas accès à ses mails, vous pouvez tout simplement copier le lien et l’ouvrir dans un nouvel onglet. Laissez la main à la personne pour qu’elle renseigne ses informations de carte bancaire : elle constatera que ce sera l’affaire d’une minute pour valider le paiement sécurisé.

    

• N’oubliez pas de déchirer le chèque et de féliciter le nouvel adhérent de vous avoir épargné la gestion de son chèque !

• Il ne restera qu’à faire coïncider l’adhésion et son paiement en comptabilité (on vous explique ici)

Cas 2 : gérer les encaissements à l’avenir, à certaines dates précises

La démarche est la même que celle exposée précédemment, mais il faut simplement envoyer plusieurs liens de paiement, aux dates vues avec la personne.

A noter : il n’est pas possible aujourd’hui de programmer des liens de paiement.

Une astuce simple consiste à vous programmer un rappel dans votre agenda aux dates convenues avec la personne qui paye. Vous pouvez d’ailleurs l’inviter sur ces rappels, de manière à ce qu’elle ne soit pas surprise de recevoir ces liens de paiement. Certes, il faut programmer ces rappels, mais vous auriez aussi du le faire pour les chèques, en plus du déplacement ou de l’envoi à la banque, de la remise de chèques, etc.

Une autre alternative dans le cadre de la prise d’adhésion ou de l’inscription à un événement :

• Paramétrez votre formulaire de manière à proposer le paiement en ligne en plusieurs fois
• Lorsque la personne arrive pour s’inscrire, ouvrez le lien du formulaire en navigation privée, faites le parcours avec elle et choisissez le paiement en ligne en plusieurs fois. Il lui suffira de renseigner les informations de sa carte, et tout sera automatique.

Cas 3 : les cautions

Lorsqu’on vous laisse un chèque de caution, dans la plupart des cas, vous finissez par le détruire, plutôt que l’encaisser.

Si la situation vous impose de l’encaisser, vous pouvez tout simplement envoyer un lien de paiement pour réclamer l’argent. Dans ce cas, indiquez dans la partie “Ajouter un message”

• la raison du lien de paiement
• la conséquence si la personne ne paye pas avant l’expiration du lien au bout de 15 jours

L’avantage : cela vous permet de n’encaisser si nécessaire qu’une partie de la caution - ce qui n’est pas possible avec un chèque.

Cas 4 : les arrhes et l’acompte

Là encore, le lien de paiement peut être facilement utilisé pour les deux cas.

Il suffit de le créer depuis Paiements > Lien de paiement en précisant dans le message ce dont il s’agit.

Ensuite, faites le lien avec la Comptabilité (comme expliqué ici).

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Nous espérons que ces pistes vous seront utiles.

Si vous identifiez d’autres situations, partagez-les en commentaire ci-dessous pour qu’on essaye de trouver des solutions. A bientôt ! 👋