Et oui, les habitudes ont la dent dure, les peurs aussi. Alors comment convaincre votre bureau ou votre CA d’ouvrir la porte au paiement en ligne ? Cet article vous accompagne dans ce travail (potentiellement) de longue haleine, mais qui vaut le coup !
- Rendre visibles les limites actuelles du fonctionnement
- Ouvrir de nouvelles perspectives
- Rassurer les équipes et accompagner le changement
Rendre visibles les limites actuelles du fonctionnement
Il existe deux types de limites : les risques réels, et les cailloux dans les chaussures.
Les risques réels
La trésorerie
Les risques touchent principalement à la trésorerie, et notamment en lien avec la gestion des chèques.
Les chèques peuvent être égarés, oubliés ou encaissés tardivement. Malgré toute la bonne volonté et l’application des bénévoles, ce risque - probable avec quelques dizaines de chèques - devient inévitable quand il faut en traiter des centaines. Résultat : des “trous” dans la trésorerie, et une pression financière qui peut mettre en danger des projets de votre association.
Par ailleurs, les chèques sont le moyen de paiement qui a le taux de fraude le plus élevé. S’ils ne représentent que 6% des paiements hors espèces, ils comptent pour 42% des cas de fraude selon la Banque de France ! Or, la fraude est pénible aussi bien pour la personne qui a été débitée, que pour la structure qui encaisse un paiement frauduleux : vous. Il faut gérer le rejet du chèque, courir après un nouveau paiement et gérer tout cela côté comptabilité.
Faire fuir les prochains bénévoles potentiels
Imposer une gestion archaïque et chronophage des paiements est un risque à long terme pour votre association. Si vos bénévoles actuels y sont habitués, cette gestion - pénible et globalement inintéressante - pourrait bien faire fuir de potentiels futurs bénévoles.
Les tendances de fond analysées par Recherches et Solidarité à propos du bénévolat vont dans ce sens :
- Les bénévoles s’engagent de plus en plus ponctuellement : il ne faut plus partir du principe que les bénévoles seront prêts à passer des heures et des heures sur les tâches administratives pénibles
- Selon Recherches & Solidarités, “30% des 25-24 ans sont bénévoles en association en 2024, en forte progression par rapport à 2019 (22%). Ils méritent une attention particulière”. Or, pour cette génération, prochaine relève de votre bureau, il n’est pas question de gérer des paiements “à l’ancienne”. Eux-mêmes sont adeptes d’outils numériques et n’utilisent plus de chèques.
Le renouvellement des dirigeants bénévoles était le 2ème sujet d’inquiétude des associations en 2023. A cet égard, il est indispensable de reconsidérer l’image du bénévole d’antan, revoir les modes de fonctionnement, d’oser de nouvelles pratiques, tenir compte des attentes de chacun : plus de sens, et moins de lourdeur administrative.
Les cailloux dans la chaussure
Vos bénévoles sont de bonne volonté : ils consentent à l'effort, mais la tâche est pénible.
La gestion des chèques, des espèces, le suivi comptable, la réconciliation entre les personnes et leurs paiements est très gourmande en temps.
Un peu comme l’invention de la roue : les personnes - de bonne volonté et pleines de motivation - n’avaient pas conscience d’avoir de multiples cailloux dans leurs chaussures (ou dans leur char à roues carrées) avant de changer d’outil.
Or, si vous enlevez des cailloux des chaussures de vos bénévoles :
- ils développeront des nouvelles compétences, et c’est l’une des motivations du bénévolat
- ils gagneront du temps et resteront épanouis dans leurs missions, et donc dans leur engagement associatif.
Améliorer les processus de travail contribue donc à fidéliser vos bénévoles.
Mais pour cela, il faut les faire adhérer à la vision du changement.
Ouvrir de nouvelles perspectives
Le paiement en ligne ouvre de nouvelles perspectives pour votre association. Par exemple :
- Sécurisation de la comptabilisation des paiements reçus et émis, des transferts vers la banque et des éventuels frais de transaction
- Simplification de la gestion administrative et financière grâce à l'automatisation des tâches
- Augmentation du nombre d'adhérents, notamment en attirant davantage les jeunes générations, plus à l'aise avec les outils numériques (ou qui refuseraient dans tous les cas des moyens de paiement jugés archaïques)
- Développement de nouveaux projets grâce à une trésorerie plus saine et davantage de temps des bénévoles
- Rayonnement accru de votre association, liée à tous les points précédents !
Bien sûr, le passage au paiement en ligne peut susciter des craintes et des réticences. Il est donc important de rassurer les membres du bureau, et de les accompagner dans ce changement.
Rassurer les équipes et accompagner le changement
Identifier les peurs
Le changement fait peur, c'est normal et humain. Mais il peut se faire de manière progressive et accompagnée.
Commencez par comprendre les freins et les peurs. Une fois identifiés, c’est beaucoup plus simple de leur apporter des réponses appropriées. Quelques exemples de peurs coriaces :
😱 Peur de la perte de contrôle
“Aujourd’hui, je sais parfaitement ce qui se passe du côté des paiements. Je ne veux pas perdre cette maîtrise.”
😱 Peur du “déclassement”, de perdre un rôle important et/ou un statut valorisant
“Aujourd’hui, je suis LA personne qui gère tous les paiements reçus, c’est moi la personne de référence, identifiée sur le sujet. A quoi je vais servir si on m’enlève cette mission ?”
😱 Peur de l'inconnu
“Je ne connais pas, qu’est-ce qui me prouve que ça sera mieux que ce que j’ai aujourd’hui ?”
😱 Peur de l'échec
“Je maîtrise ma mission aujourd’hui. J’ai peur de ne pas être à la hauteur si les choses changent”
😱 Peur du rejet
“Je ne veux pas imposer une solution qui ne sera pas populaire auprès de nos membres”
Généralement, les peurs ne sont pas exprimées explicitement - ce serait trop facile sinon ! Pour les identifier, il n’y a pas de secret : il faut parler avec les personnes, et creuser les points de blocage.
Apporter les bonnes réponses concernant le paiement en ligne
Il y a autant de réponses à apporter que de peurs potentielles, la liste suivante ne peut donc pas être exhaustive. Néanmoins, elle apporte quelques billes pour rassurer les personnes quant au paiement en ligne.
Répondre à la peur de la perte de contrôle
Contrairement aux paiements par chèques ou en espèces, le paiement en ligne permet d’avoir une vue en temps réel sur la situation.
L’argent arrive sur le compte en ligne de l’association, et vous disposez de l’ensemble du détail des mouvements sur le relevé du compte en ligne :
- le type de mouvement,
- la date,
- le contact lié,
- le détail de la transaction,
- l’écriture en comptabilité.
Finalement, en termes de contrôle, c’est davantage un gain qu’une perte, et cela sécurise la comptabilité liée à tous les paiements.
Répondre à la peur du déclassement
Avoir un statut est important, mais bonne nouvelle : le statut ne part pas avec l’outil.
Au contraire : la mise en place d’un nouvel outil - comme le paiement en ligne - peut contribuer à une réputation d’innovation et de modernité. Mettre en place le paiement en ligne, et le promouvoir octroie un nouveau rôle valorisant, lié à une nouvelle compétence clé.
Répondre à la peur de l'inconnu
En effet, chaque nouveau sujet apporte son lot d’inconnues. Bonne nouvelle : concernant le paiement en ligne, le chemin est bien balisé :
- AssoConnect propose le paiement en ligne depuis 2014 : c’est donc un sujet qui est parfaitement maîtrisé,
- Plusieurs milliers d’associations que nous accompagnons l’utilisent régulièrement : c’est qu’elles doivent y trouver leur compte, sinon elles ne le feraient pas.
Et la mise en place du paiement en ligne ne va pas remplacer toutes les habitudes d’un coup, le changement peut être progressif. Enfin, le retour en arrière est toujours possible !
Répondre à la peur de l'échec
L’équipe AssoConnect est mobilisée pour accompagner à la mise en place du paiement en ligne au sein de votre association.
La preuve : nous vous proposons une formation personnalisée, en ligne, gratuite pour vous expliquer comment fonctionne le paiement en ligne et le mettre en place avec vous sur votre plateforme. Vous pouvez être plusieurs de votre équipe à la suivre. Il suffit de réserver votre créneau depuis CE LIEN.
Par ailleurs, de nombreuses ressources existent pour vous accompagner :
- un guide PDF dédié
- des vidéos de tutoriel dans la rubrique “Autour du paiement en ligne”
- le replay du webinaire sur le paiement en ligne et ceux dédiés à l’utilisation de la plateforme (en bas de cette page)
- des articles du centre d’aide sur le paiement.
Enfin, comme toujours, en cas de besoin, notre équipe Support sera ravie de vous aider !
Répondre à la peur du rejet
Depuis les nombreuses années que nous travaillons sur le paiement en lignez, nous avons observé que bien souvent, les membres du bureau prêtent à leurs membres des réticences qu’ils n’ont en fait pas.
Combien de fois a-t-on entendu “Nos publics ne voudront jamais payer en ligne !” ? Et quand on demande auxdits publics, ce n’est pas le cas. En tout cas, pas la majorité.
Donc pour cela, le mieux est tout simplement de proposer : offrir la possibilité de payer par carte bancaire, tout en laissant la porte ouverte aux autres moyens de paiement. Au pire, cela ne change rien 🙂
Mais vous verrez surtout que vous aurez certainement une bonne surprise !
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Pour résumer, on comprend que le passage au paiement en ligne peut faire peur, mais :
- il vous soulagera de beaucoup de tâches pénibles et vous permettra de vous concentrer sur des projets plus intéressants,
- il sécurisera votre association, et ouvrira de nouvelles perspectives
- sa mise en place peut être progressive, et nous sommes là pour vous accompagner 💙
D’autres arguments vous ont permis de convaincre votre bureau ou votre CA ? Partagez-les en commentaire pour en inspirer d’autres !
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