¿Tus membresías se renuevan tácitamente? ¿Quieres evitar los problemas del renovación anual de cuotas ofreciendo a tus socios un sistema de renovación automática de su membresía y del pago asociado?
Esta funcionalidad es justo lo que necesitas.
En este artículo te explicamos:
- Renovación de membresías, ¿cómo funciona?
- Configurar las membresías con renovación automatizada
- El proceso de alta para tus socios
- Casos específicos
Las membresías con renovación automática están disponibles en los planes Esencial y Experto.
Renovación de membresías, ¿cómo funciona?
La funcionalidad Renovación automática de membresías permite crear formularios de alta que automatizan tanto la renovación de la membresía como el pago online asociado.
Veamos un ejemplo.
Año 1 (N)
Juan se convierte en socio. Se da de alta online en febrero del año N por un importe de 100,00 €. Paga con tarjeta de pago.
Año 2 (N+1)
Al finalizar la membresía de Juan, esta se renueva automáticamente:
- se renueva por un año adicional, en las mismas condiciones que el año anterior (100,00 €);
- el pago se realiza con la misma forma de pago que indicó el año anterior.
Año 3 (N+2)
Mismo funcionamiento que el año 2.
Año 4 (N+3)
Juan se muda. Quiere hacer una pausa en su vida asociativa y no desea renovar su membresía. Puede hacerlo directamente desde la plataforma... ¡o puedes hacerlo tú por él!
Al finalizar el período de membresía, la membresía de Juan no se renueva.
Configurar las membresías con renovación automatizada
A continuación te explicamos cómo configurar tu formulario de alta con renovación automatizada.
Activar la funcionalidad
Esta funcionalidad no está activada por defecto. Puedes activarla desde Configuración > Formularios y venta de entradas.
Una vez activada esta opción, vuelve al módulo Membresías para crear tu campaña de alta.
Crear tu formulario de alta con renovación automatizada
Elegir el tipo de formulario
Con la opción activada, ve a Formularios > Membresías y crea tu formulario de alta.
Al crear el formulario, puedes elegir entre membresías con o sin renovación automática. En este paso, selecciona Membresías renovadas automáticamente.
Una vez hecha esta elección, accedes a la página de configuración del formulario, que sigue los mismos pasos que un formulario estándar.
Para más detalles sobre la creación y configuración de un formulario de alta, consulta nuestro artículo específico: Crear tu formulario de alta. Aquí nos centraremos en los elementos propios de los formularios con renovación automática.
Tarifas y modalidades de membresía
En el paso 2, configuras las modalidades de membresía y el período de membresía vigente.
Para las modalidades de membresía, puedes crear modalidades con tarifa fija, tarifa libre o membresías gratuitas.
Importante: en las membresías con renovación automática no es posible añadir otros tipos de tarifas, como donaciones, servicios opcionales o venta de productos.
En cuanto a la configuración de los períodos de membresía vigentes, solo puedes configurar un período por formulario. Tienes 2 opciones según las necesidades y el funcionamiento de tu asociación:
- Membresías durante X meses a partir de la fecha de alta (o membresías móviles): la persona se convierte en socia el día en que paga. Permanece como socia durante el número de meses que hayas definido. Se renueva en la fecha aniversario de su alta, por la misma duración configurada inicialmente.
- Membresías a una fecha fija: la persona se convierte en socia en una fecha fija, independientemente del día en que se dé de alta online. Tienes 3 opciones:
- Membresías anuales:
Si eliges esta opción, puedes configurar 2 elementos:- La fecha de inicio de la membresía según el mes en que comienza tu período: 1 de enero, 1 de febrero, etc.
- El período de membresía (en meses): aquí defines hasta cuándo puede una persona darse de alta como socia en el año en curso.
Por ejemplo, si tu membresía va del 1 de enero al 31 de diciembre y consideras que los socios que se dan de alta a partir del 1 de septiembre lo harán para el año siguiente, debes establecer un período límite de 8 meses: así, todas las personas que se den de alta entre el 1 de enero y el 31 de agosto (8 meses) se considerarán socias del año en curso; las que se den de alta entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre (más de 8 meses) se considerarán socias del año siguiente.
- Membresías trimestrales
Si eliges esta opción, puedes configurar 1 elemento: la fecha de inicio de la membresía según el mes en que comienza tu trimestre: 1.er mes del trimestre, 2.º mes del trimestre, 3.er mes del trimestre.
- Membresías anuales:
Importante: no es posible editar el período límite de membresía. Así, si tienes membresías trimestrales que van de enero a marzo, luego de abril a junio, etc., y una persona se da de alta el 15 de marzo, la membresía que tomará será la del período en curso. La persona se considerará socia del 1 de enero al 31 de marzo y se renovará a partir del 1 de abril.
-
- Membresías mensuales:
Si eliges esta opción, no necesitas configurar nada adicional.
Si una persona se da de alta durante el mes en curso, se considerará socia de ese mes y pagará el importe de la cuota mensual. La membresía se renovará automáticamente el día 1 del mes siguiente.
- Membresías mensuales:
Pago y confirmación (paso 4)
En el paso 4 del formulario, defines la forma de pago. Los formularios de membresía con renovación automática solo permiten el pago mediante tarjeta de pago o pago online, ya que el objetivo de estos formularios es precisamente automatizar la renovación de la cuota y su cobro.
Importante: el pago fraccionado no está disponible en los formularios con renovación de membresía.
El proceso de alta para tus socios
Ya has creado tu formulario de alta con renovación automática y quieres empezar a gestionar tus membresías a través de él.
A continuación detallamos las distintas etapas clave del ciclo de vida de una membresía con renovación automática: desde el alta, pasando por la renovación, hasta la cancelación del renouvellement.
A continuación detallamos las distintas etapas clave del ciclo de vida de una membresía con renovación automática: desde el alta hasta la renovación y el fin de la misma.
Paso 1 - El socio se da de alta
El primer paso es el alta de las personas de tu comunidad a través de un formulario de membresía con renovación automática.
Pasan por 3 pasos:
- Elegir la modalidad de membresía;
- Introducir los datos personales necesarios para el alta: nombre, apellidos, email, número de teléfono y toda la información que hayas configurado en tu formulario de alta;
- Realizar el pago.
Paso 2 - La membresía se renueva
Una vez completado este paso, la persona pasa a ser socia durante el período que hayas definido. Por ejemplo: del 1 de enero al 31 de diciembre del año N.
El 31 de diciembre, la membresía llega a su fecha de vencimiento. El sistema actuará entonces de forma automática:
- renovará la membresía de la persona por la misma duración (un año en este caso);
- realizará el cobro con la forma de pago que indicó en su primer alta;
- notificará a la persona de esta renovación por email, 3 días antes de que se produzca el cobro.
Paso 3 - El socio cancela su renovación
Imaginemos que la persona quiere darse de baja de la asociación y dejar de renovar su membresía.
Un administrador, o el propio socio, puede cancelar la renovación de su membresía en cualquier momento.
Para hacerlo, ve al perfil del socio, en la pestaña Membresías, y haz clic en Cancelar la renovación.
Una vez realizada esta acción:
- ✅ la membresía y su pago no se renovarán al llegar la fecha de vencimiento.
Sin embargo:
- ❌ la membresía de la persona no se cancelará en el momento de realizar la acción. Seguirá siendo socia hasta su fecha de vencimiento (el 31 de diciembre en nuestro ejemplo);
- ❌ no se realiza ningún reembolso automático de la parte proporcional de la cuota.
Casos específicos
¿Qué hacer si el pago de la renovación de membresía falla?
Más arriba te detallamos el proceso de renovación automatizada cuando todo va sobre ruedas. Pero ya se sabe... la vida no siempre es un camino de rosas.
Entre el primer evento (el alta del socio) y el último (la renovación), pueden haber ocurrido muchas cosas:
- su forma de pago puede haber caducado;
- su tarjeta de pago puede haber sido robada o extraviada;
- el socio ha cambiado de cuenta bancaria;
- etc.
¡Buenas noticias! Nosotros nos encargamos de gestionar estas situaciones.
Si el pago de la renovación de una membresía falla:
- Enviamos un email a la persona para notificarle el error;
- Desde ese email, podrá actualizar su forma de pago.
¿Cómo cambiar el importe de la membresía a renovar?
Supongamos que Carlos es uno de tus socios. Se dio de alta hace dos años y quiere cambiar su modalidad de membresía (por ejemplo, pasar de una membresía estándar a una premium).
Puede hacerlo siguiendo estos pasos:
- cancelar la renovación de su membresía;
- darse de alta de nuevo en la campaña de membresía eligiendo la modalidad que mejor se adapte a sus necesidades.
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