Cada año, abres tu campaña de membresías antes del inicio del curso y, por tanto, antes de que comience el nuevo ejercicio contable. En este artículo te explicamos cómo vincular esas membresías anticipadas al ejercicio siguiente.
Contexto: membresías anticipadas
Imaginemos un ejercicio contable que va del 1 de septiembre al 31 de agosto del año siguiente.
Abres una campaña de pre-membresías en junio para adelantarte al inicio del curso en septiembre. Sin embargo, quieres que esas membresías queden registradas en el ejercicio que arranca el 1 de septiembre.
Registrar las pre-membresías como ingresos diferidos
Desde el punto de vista contable, estas pre-membresías se consideran Ingresos Diferidos.
Para saber más sobre la definición y los tipos de ingresos y gastos diferidos, consulta este artículo: Registrar gastos anticipados e ingresos diferidos
Tienes dos opciones para registrarlas, según el volumen de pre-membresías que debas gestionar.
Alta manual de socios
Si tienes pocas pre-membresías que gestionar, lo más sencillo es hacerlo directamente desde las propias transacciones.
Antes de empezar, activa los Ingresos y Gastos Diferidos en Ajustes > Contabilidad. Baja en la página y activa la opción para registrar ingresos y gastos diferidos.
Al registrar la membresía (a través del formulario de alta), marca la casilla "Parte diferida" e indica la forma de pago utilizada antes de guardar.
Recuerda también vincular la transacción a un contacto (nuevo o ya existente en tu comunidad) para localizar fácilmente la membresía en su ficha de perfil. Solo tienes que escribir las primeras letras de su nombre.
¿Olvidaste marcar la casilla al registrar la membresía? ¡No te preocupes! Puedes editar esta información más adelante.
Para hacerlo, ve a la transacción y haz clic en "Ver el asiento contable" o "Ver el detalle de los pagos".
En el asiento de devengo (el primero), haz clic en Editar y marca "Diferido". Introduce el importe antes de guardar.
Gran volumen de pre-membresías (>100)
Si tienes un gran número de membresías anticipadas, antes de que comience el nuevo ejercicio contable, lo más recomendable es utilizar un asiento contable avanzado, al final de tu campaña de registro y antes de realizar el cierre contable.
Imaginemos, por ejemplo, que tienes 1000 asientos de membresía de 10 €, registrados entre el 30 de junio y el 31 de agosto. Tu ejercicio contable termina el 31 de agosto y el siguiente empieza el 1 de septiembre. Los 1000 asientos de membresía de 10 € (es decir, 10.000 €) deben registrarse como Ingresos Diferidos para el ejercicio que comienza el 1 de septiembre.
Ve a Contabilidad > Asiento contable > Asiento contable avanzado e introduce los dos asientos siguientes (haz clic en +Nuevo justificante para añadir el segundo grupo de asientos):
- Fecha del último día del ejercicio
- Debe: cuenta 756 - Membresía = 10.000 €
- Haber: cuenta 487 - Ingresos diferidos = 10.000 €
- Fecha del primer día del ejercicio siguiente
- Debe: cuenta 487 - Ingresos diferidos = 10.000 €
- Haber: cuenta 756 - Membresía = 10.000 €
El resultado sería un asiento de este tipo:
Haz clic en Guardar.
Estos asientos serán visibles en las cuentas 487 y 756 indicadas (puedes localizarlos en Contabilidad > Documentos > Libro mayor o en Contabilidad > Documentos > Libro diario > Tipo de diario: Operaciones Diversas).
Para profundizar más:
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