Poplico te permite generar certificados de donación, facturas y justificantes de pago de forma automática, y enviarlos fácilmente a tus socios. Además, estos documentos están disponibles en el área privada de cada socio, lo que te ahorra tiempo.
Este artículo explica los distintos casos y formas de enviar estos documentos:
- Activar el envío de justificantes y certificados de donación
- Transacciones online: la persona se registra en un formulario
- Transacciones offline: la persona se añade manualmente
- Enviar certificados de donación en bloque
Activar el envío de justificantes y certificados de donación
El envío de certificados de donación y facturas no está activado por defecto. Para enviarlos automáticamente, primero debes activar la opción en Ajustes > Certificados de donación y facturas.
Para más información, consulta nuestro artículo detallado: Configurar la emisión de certificados de donación, facturas y justificantes de pago
Transacciones online: la persona se registra en un formulario
La persona paga con tarjeta de pago
Si alguien se registra desde tu formulario y paga con tarjeta de pago, recibirá automáticamente el documento que tengas activado (justificante de pago, factura o certificado de donación). El certificado de donación se envía en un correo aparte, unos minutos después del correo de confirmación.
La persona usa una forma de pago offline: cheque, efectivo u otros
Si alguien se registra desde tu formulario y paga con cheque, efectivo u otro medio offline, puede descargar un "boletín de participación" de su transacción. Este documento está disponible una vez completado el pedido. Solo tiene que hacer clic en el enlace "Volver al sitio" para ir a la página de confirmación.
Basta con hacer clic en el botón "Descargar el boletín" para obtenerlo.
Este boletín acredita el pedido realizado. Su único propósito es recordar al socio que el pago está pendiente, ya que la asociación aún no lo ha registrado como recibido.
El documento activado (justificante de pago, factura o certificado de donación) solo se enviará cuando la asociación haya registrado el pago completo. Del mismo modo, el certificado de donación se enviará en un correo aparte, unos minutos después del correo de confirmación del pago.
Transacciones offline: la persona se añade manualmente
Si añades personas manualmente en tus formularios y venta de entradas, el justificante se generará en todo caso. Sin embargo, solo se enviará si marcas la casilla "Enviar un justificante por email".
Ten en cuenta que, en Ajustes > Formularios y venta de entradas, si activas el envío de una confirmación y un justificante de registro, la casilla "Enviar un justificante por email" aparecerá marcada por defecto al añadir una persona manualmente. Consulta este artículo para saber más sobre los ajustes avanzados de tus formularios.
Enviar certificados de donación en bloque
En época de declaración de la renta, es habitual que tus donantes te pidan los certificados de donación correspondientes al año anterior.
Buenas noticias: puedes enviárselos en dos clics, junto con un resumen de sus donaciones.
Desde tu plataforma, ve a Ajustes > Certificados de donación y facturas.
Esta página da acceso a la sección "Acciones en bloque sobre los certificados de donación emitidos", a la que puedes acceder desde el botón Consultar en el lado derecho de la pantalla.
Tienes dos opciones:
- Exportar todos los certificados de donación generados por tu plataforma entre dos fechas;
- Enviar por email a tus donantes un resumen de las donaciones realizadas durante un año junto con los certificados de donación correspondientes.
Esta opción te permite ahorrar un tiempo muy valioso.
Ten en cuenta que no es posible enviar este resumen para un año en curso.
Para saber más:
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