Este artículo explica cómo gestionar el pago tras una solicitud de alta, junto con una selección de preguntas frecuentes recibidas en webinars y solicitudes de ayuda sobre este tema.
Para otras dudas sobre la funcionalidad de solicitud de alta, te invitamos a visitar esta sección de nuestro centro de ayuda: Gestionar las solicitudes de alta
Este artículo aborda en concreto los siguientes casos y temas:
- El usuario paga la membresía online
- El administrador registra el pago con un método offline
- Preguntas sobre las modalidades de pago
- Impacto en la contabilidad
Para iniciar el pago de una solicitud de alta, primero debes haberla validado: este artículo explica en detalle el proceso de validación.
El usuario paga la membresía online
Tu socio ha elegido pagar su membresía online con tarjeta de pago (en uno o varios plazos). En el caso del pago online, la persona no se considera socia desde la validación de su solicitud: primero debe completarse el pago.
Importante: La funcionalidad de Pago online (no disponible durante el periodo de prueba) debe estar activada si quieres enviar un enlace de pago al socio tras la validación.
Este es el proceso tras validar la solicitud de alta:
- El usuario recibe un email para completar su alta realizando el pago;
- Al hacer clic en el email, accede a una página donde puede efectuar el pago.
Además,
- El usuario puede dejar una propina a Poplico (si la asociación ha activado esta opción como método de retribución). Consulta este artículo para más información.
- El usuario puede elegir un método de pago online entre los configurados en la página de ajustes de la recaudación (tarjeta de pago o pago fraccionado).
Una vez completado el pago con éxito (o el primer pago en caso de usar el pago fraccionado), el usuario es redirigido a la página de confirmación y queda automáticamente registrado como socio en la base de datos (Comunidad) de la asociación.
Mientras no se complete el pago, la solicitud tendrá el estado «en espera de pago».
Si el socio inicia el pago pero no lo completa, la transacción tendrá el estado «Pago iniciado». Para más información y saber cómo resolverlo, consulta nuestro artículo: «Pago iniciado»: ¿qué significa?
El administrador registra el pago con un método offline
Tu socio ha elegido pagar su membresía de forma offline. Al validar la solicitud y seleccionar un pago offline, se te redirige a la página de registro del pago.
En este paso puedes:
- seleccionar la forma de pago utilizada y registrarla;
- o registrar el pago más tarde, haciendo clic en «Hacerlo después» o marcando «Pago posterior» y luego en Guardar (p. ej.: el usuario está validado pero todavía no ha llevado su cheque/efectivo a la sede de la asociación).
En el caso del pago offline, la persona se considera socia desde el momento en que un administrador valida su solicitud, y no cuando el pago se marca como recibido (al contrario que en el pago online). Por eso puedes:
- esperar a recibir el pago antes de validar la solicitud;
- o validar la solicitud y hacer seguimiento del pago a través de los inscritos del formulario (el socio tendrá el estado «Sin pago») o a través de deudas y créditos (en Contabilidad).
Preguntas sobre las modalidades de pago
¿El enlace de pago tiene que estar vinculado al proveedor de Poplico? ¿O se puede usar el propio?
El enlace de pago con tarjeta de pago (en uno o varios plazos) dirige siempre al servicio de pago asociado a Poplico.
No es posible elegir otro proveedor por razones técnicas (cada entidad bancaria funciona de forma diferente) y porque las automatizaciones que conectan el pago online con la validación del socio y el asiento contable solo funcionan con nuestro proveedor.
Si esto no encaja con tu forma de trabajar, siempre puedes validar la membresía sin enviar un enlace de pago y registrar la forma de pago manualmente.
¿Un socio puede pagar de forma fraccionada?
Sí, es perfectamente posible ofrecer el pago fraccionado a un socio que haya enviado una solicitud de alta.
Para el pago fraccionado online con tarjeta de pago, basta con haber marcado la opción en el paso 4 - Pago y confirmación de la configuración. Solo el administrador puede definir el número de pagos y los plazos (p. ej.: si configuras un pago en 3 veces con 1 mes entre cada pago, esa configuración se aplicará a todos los socios que valides).
Si el pago se realiza de otra forma que no sea online, podrás definir el número de plazos y la(s) forma(s) de pago a tu conveniencia, tal como ya es posible hacerlo. Más información
¿Se puede esperar al pago antes de validar la membresía?
Por supuesto. Si envías un enlace de pago online, la persona solo aparecerá entre los socios una vez completado el pago.
Para los pagos offline, basta con esperar a recibir el pago antes de validar la membresía de la persona.
¿Por qué no es posible ofrecer el pago por cheque o transferencia bancaria?
Sí que es posible. Sin embargo, la funcionalidad de solicitud de alta permite enviar un enlace de pago, que resulta innecesario si el pago se realiza por cheque o de cualquier otra forma que no sea online con tarjeta de pago a través de nuestro proveedor. Por eso, en el formulario solo aparece el pago con tarjeta de pago (en uno o varios plazos).
Tomamos nota de vuestras preguntas e intentaremos clarificar las demás opciones de pago offline.
¿Es posible pagar una parte online y otra con otro método (cheques de ocio, Pass'Sport, etc.)?
¡Con las solicitudes de alta sí es posible, de cierta manera!
Lee este artículo para más información: Registrar cupones de descuento (ANCV, Pass'Sport, etc.)
Impacto en la contabilidad
¿Se puede exportar la información contable?
Sí, del mismo modo que con las membresías «clásicas» (altas inmediatas) y los demás formularios de recaudación.
Ten en cuenta que los asientos contables se generan únicamente después de validar a un socio. Mientras la solicitud esté pendiente, no se genera nada.
Si el pago se realiza con tarjeta de pago a través de nuestro proveedor, todo estará automatizado y podrás transferir el dinero a tu monedero online.
Si se aplica un descuento al validar, ¿qué cuenta contable se imputa?
La aplicación de un descuento afectará automáticamente a la cuenta 709000 - Descuento.
Esto está vinculado a las automatizaciones del software y no puede modificarse. En general, esta es la cuenta contable que se ve afectada cuando se introduce un descuento en un formulario (membresía, evento, tienda).
Si la cuenta 709 no se adapta a tu caso, siempre puedes introducir un asiento de ajuste mediante el asiento contable avanzado.
Más información:
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