Ajouter plusieurs adhérents via import excel

Avant de commencer 

Dans certains cas, vous pouvez vouloir ajouter plusieurs adhérents en même temps. Par exemple, vous débutez avec AssoConnect, avez déjà plusieurs dizaines d'adhérents et souhaitez importer facilement votre historique dans le logiciel. 

Vous ne souhaitez pas importer d'adhérents au sein d'un formulaire ? Paramétrez les durées d'adhésion des membres existants depuis la liste des personnes enregistrées comme expliqué ici. 

Vous pourrez donc ajouter vos adhérents en masse via un import de fichier excel. 

L'import ajoute une période d'adhésion à un membre existant ou créé lors de l'import. Il ne permet pas de modifier en masse les informations d'adhésions déjà enregistrées dans le logiciel. 

Cet article traite des points suivants : 

• Comment accéder à la page d'import
• Réaliser l'import des adhérents
• Enregistrement des adhésions importées en comptabilité 

Comment accéder à la page d'import

L'import d'adhérents en masse se fait depuis un formulaire d'adhésion, accessible depuis la page Communauté > Adhésions. 

Pour plus d'informations sur le fonctionnement d'un formulaire d'adhésion, consultez cet article. 

Sélectionnez ensuite votre formulaire et rendez-vous dans l'onglet Inscrits. Si vous n'avez pas encore ajouté d'adhérents, l'import d'un historique vous sera proposé via un message. 

Si vous avez déjà ajouté des adhérents, cliquez sur + D'options, puis sur Importer des participants en masse. 

Import des adhérents

Préparation de l'import 

Avant de commencer, nous conseillons de prendre connaissance du format à respecter. Nous vous invitions pour cela à lire les informations listées sur cette page et à utiliser le Fichier exemple fourni. 

Les adhérents à importer peuvent être déjà enregistrés en tant que membres dans le logiciel. Dans ce cas, ajoutez à l'excel une colonne listant leur identifiant unique afin d'éviter les doublons. 

Une fois le fichier exemple ouvert, identifiez les champs concernant l'adhésion, à savoir : 

• Le montant de l'opération 
• La date de l'opération
• La date de début d'adhésion 
• La date de fin d'adhésion
• Le moyen de paiement (facultatif)

Les informations renseignées dans ces champs permettront de générer l'adhésion dans AssoConnect. 

Copier/coller le fichier excel

Une fois l'excel rempli avec les valeurs correspondant à vos adhésions, copiez-les en incluant dans la sélection les en-têtes de colonnes. Cela permet de faire la correspondance avec les champs définis dans le logiciel. 

Collez ensuite ces valeurs dans l'interface d'import, en cochant l'option "La 1ère ligne contient le nom des colonnes et ne doit pas être importée". 

Identification des champs

Vérifiez ensuite la correspondance entre les champs définis dans le logiciel (à gauche) et les valeur pour chaque en-tête de colonne de votre fichier excel (à droite). 

Prêtez une attention particulière aux champs correspondant aux informations relatives à l'adhésion. 

Aperçu avant import

Cette étape permet de corriger les éventuelles erreurs de format, en modifiant directement les valeurs dans l'interface.  

Elle permet également de choisir entre :

• Mettre à jour les informations d'un membre existant,
• Ajouter le membre à la communauté s'il n'est pas reconnu parmi les membres existants,
• Ignorer le membre et ne pas l'ajouter/mettre à jour ses informations. 

Aperçu avant import

Cette dernière étape permet de finaliser l'import et d'ajouter les membres importés à un groupe.  

Il n'est possible d'ajouter les membres qu'à un seul groupe par import. Pour répartir les adhérents entre plusieurs groupes, segmentez le fichier excel en fonction et réalisez un import par groupe. 

Cette adhésion sera ajoutée dans la fiche profil des membres. Dans la liste des personnes enregistrées, ils apparaitront avec l'icône adhérent et pourront être affichés via ce critère de tri. 

Enregistrement des adhésions importées en comptabilité 

Attention : l'import ne créé pas automatiquement les écritures comptables correspondant à l'adhésion. Il faudra saisir manuellement chaque écriture. 

Pour ajouter l'écriture en comptabilité, rendez-vous sur la page détail de la transaction, puis cliquez sur ajouter en comptabilité. Il vous sera alors proposé de renseigner les informations concernant l'écriture, comme dans une saisie dépense/recette classique.