Gestion d'un stock de produits

La gestion d'un stock de produits est complémentaire de la création d'une boutique en ligne.

Dans cet article, nous abordons :

• Création d'un stock de produits
• Approvisionner ou distribuer (perte) un stock
• Supprimer un stock
• Enregistrer un stock en comptabilité ultérieurement
• Autre possibilité de gestion des stocks de produits

Création d'un stock de produits

Créer un stock

La création d’un stock s’effectue depuis Formulaires > Boutique en ligne, dans l'onglet "Gestion des stocks".

Pour gérer des stocks, votre comptabilité doit être activée (Paramètres > Choix des fonctionnalités) et paramétrée (période comptable ouverte).

La page de création de stocks est également accessible depuis Comptabilité > Saisie → Gestion des stocks. Si vous n'avez pas encore de formulaire créé, un message sur la page Formulaires > Boutique en ligne vous permet de créer un stock en comptabilité directement.

Une fois sur la page de création de stock, cliquez sur "Nouveau" à droite de la page.

Vous arrivez alors sur la page d’ajout de stock. Il faut renseigner sur cette page :

• le nom du stock ;
• la quantité ;
• la valeur unitaire du produit ;
• la date.

Une fois cette case cohée, il vous faut alors renseigner : la catégorie comptable, le mode de paiement, le compte en banque. Vous pouvez ajouter une facture, des remarques libres ainsi qu’indiquer un paiement ultérieur (facultatif).

Modifier un stock

Une fois votre stock créé, vous pouvez l'éditer (date, quantité et valeur unitaire) ou le supprimer depuis la page d'édition, accessible derrière l'icône crayon.

En cliquant sur l'icône œil dans la colonne "Compta", vous pouvez éditer ou supprimer les informations relatives à l’écriture comptable du stock et de son paiement.

Approvisionner ou distribuer (perte) un stock

On entend par "distribuer" le fait d'enregistrer des pertes de votre stock.

Vous avez fait l'inventaire et malheureusement 2 quantités sont manquantes. Il est possible de distribuer ces deux unités du stock en cliquant sur le bouton "Distribuer".

De même, en cliquant sur "Approvisionner", vous pouvez alimenter le stock. 

La procédure pour approvisionner ou distribuer le stock est la même que la création du stock : il faut d’abord renseigner la quantité, la valeur unitaire et la date, puis, si vous souhaitez enregistrer ce mouvement en comptabilité, les informations comptables (catégorie, mode de paiement, compte).

Supprimer un stock

Cas général

Allez dans le menu Formulaires > Boutiques → Gestion de stocks pour accéder à la liste de vos stocks. Cliquez sur le Détail (icône crayon) du stock que vous souhaitez supprimer.

L'option Supprimer est alors disponible

Cas particuliers

Il se peut que la suppression d'un stock ne puisse pas se faire directement. Par exemple, si le stock est lié à une écriture comptable. Il faut d'abord supprimer l'écriture, puis le stock.

Si d'autres mouvements de stock ont été ajoutés, il faut les supprimer les mouvements d'approvisionnement/distribution pour pouvoir supprimer le stock initial.

Si une vente liée à un stock fait l'objet d'un remboursement, cela génère un mouvement d'approvisionnement qui n'est pas affiché dans l'interface. Vous ne pourrez donc pas supprimer le stock initial dans ce cas.

Enregistrer un stock en comptabilité ultérieurement

Vous avez créé un stock mais ne l'avez pas enregistré en comptabilité tout de suite. Vous souhaitez désormais l'y enregistrer, afin notamment de valoriser ce stock à la clôture de votre exercice.

Rendez-vous dans votre page de gestion des stocks, accessible par l'un des chemins suivants :

• depuis Comptabilité > Clôture : sur votre page de clôture, section "Valoriser vos stocks", cliquez sur Continuer.Une fois sur la page de valorisation, un message vous informe des stocks non affichés car ils n'ont pas été enregistrés en comptabilité. Cliquez sur "Modifier les stocks" ;
  
  
• depuis Formulaires > Boutique en ligne > onglet Gestion des stocks ;
• depuis Comptabilité > Saisie > Gestion des stocks.

Une fois sur la page listant vos stocks, cliquez sur l'icône œil (Détail) du stock de votre choix.

Sur la page de détail, si le stock n'est pas enregistré en compta, la colonne "Compta" sera vide. C'est le cas ci-dessous. Dans le cas contraire, une icône œil apparaîtra.

Cliquez sur l'icône crayon pour modifier le stock.

Sur la page d'édition du stock, cochez "Enregistrer en comptabilité". Vous pourrez alors renseigner le compte comptable impacté, le mode de paiement et le compte bancaire ou compte caisse utilisé, comme expliqué plus haut.

Toutes les autres informations relatives au paiement pourront également être renseignées - à condition que vous les ayez activées dans vos Paramètres -, à savoir : l'ajout d'une facture, de remarques, renseigner un paiement ultérieur, la TVA.

Une fois les champs complétés, cliquez sur Enregistrer.

Autre possibilité de gestion des stocks de produits

Il est possible de gérer le nombre de produits (ou places) disponibles sans nécessairement créer un stock. Pour cela, rendez-vous à l'étape 2 - Produits et tarifs de votre formulaire.

Pour chaque article paramétré, vous pouvez limiter le nombre disponible. Il suffit d’activer cette option dans les paramètres de vos formulaires (accessibles depuis Paramètres > Formulaires et billetteries, dans la section “Contrôle de inscrits”) : Limitation du nombre de participants pour un tarif / une formule spécifique.

Dès qu’elle est activée, retournez dans la page de configuration de votre formulaire, à l'étape 2. Derrière chaque produit et/ou tarif, cliquez sur le bouton “+ d’options” pour activer et déterminer la limite d'inscriptions possibles sur ce tarif.

Il vous suffit alors de cocher la case "Quantité maximum disponible" et de remplir le champ "Quantité max" avant de valider le tarif. Enregistrez votre formulaire pour publier vos changements.

Pour en savoir plus sur le contrôle du nombre d'inscrits à un tarif ou à un formulaire, consultez notre article dédié : Contrôler le nombre d'inscrits sur les formulaires et billetteries.