Questions fréquentes sur les adhésions

Nous listons dans cet article les différentes questions que nous recevons régulièrement concernant le module Adhésions. Si vous n'y trouvez pas les éléments que vous recherchez, n'hésitez pas à :

• utiliser l'outil de recherche sur notre centre d'aide ;
• explorer nos ressources gratuites ;
• si malgré cela, vous ne trouvez toujours pas votre réponse, vous pouvez envoyer une demande à notre équipe support.

Voici les questions : 

• Les adhésions au prorata de l'année sont-elles possibles ?
• Comment limiter l'achat d'une adhésion à une par personne ?
• Peut-on gérer plusieurs formulaires d'adhésion en même temps ?
• Une personne est inscrite au mauvais formulaire d'adhésion. Puis-je transférer son inscription sur un autre formulaire ?

Les adhésions au prorata de l'année sont-elles possibles ?

La situation : vous faites des adhésions en cours de saison, est-il possible que les adhérents paient au prorata, selon la période de l'année ?

La réponse : non, pas de manière automatique.

Une solution de contournement possible est de configurer plusieurs tarifs d'adhésion (au mois par exemple). Ainsi, si votre saison dure du 1er septembre au 30 juin, soit 10 mois, et coûte 100€, vous pouvez paramétrer 10 tarifs d'adhésion : 

• Saison entière : 100€
• Du 1er octobre au 30 juin : 90€
• Du 1er novembre au 30 juin : 80€
• Du 1er décembre au 30 juin : 70€, etc.

Attention, si vous avez une longue grille tarifaire, cela risque de lui faire perdre en lisibilité.

Nos conseils :

• Communiquez bien en amont de votre période d'adhésion, et insistez sur l'importance de l'inscrire rapidement. Cela vous évitera du stress du côté de la trésorerie ;
• Si les adhésions en plusieurs vagues sont monnaie courante dans votre association, vous pouvez également créer plusieurs formulaires dans le temps en les dupliquant.

Comment limiter l'achat d'une adhésion à une par personne ?

Il est possible de limiter le nombre d'inscriptions possibles par personne sur un même formulaire et donc fixer la quantité maximale d'inscriptions que peut réaliser une personne.

Si vous limitez ce nombre à 1, alors une personne ne pourra par exemple pas inscrire un enfant ou un conjoint en plus d'elle-même.

Pour cela, rendez-vous dans les paramètres des formulaires depuis Paramètres > Formulaires et billetteries.

Activez l'option "Limitation du nombre d'inscriptions possibles par personne sur un même formulaire".

Puis allez sur la page de configuration de votre formulaire d'adhésion (depuis Formulaires > Adhésions, puis "Modifier" sur le formulaire d'adhésion de votre choix), à l'étape 4 - Paiement et confirmation.

Cliquez sur "Plus d'options".

Dans le cartouche qui se déploie, indiquez dans l'espace dédié le nombre d'adhésions qu'un utilisateur peut effectuer par formulaire.

Peut-on gérer plusieurs formulaires d'adhésion en même temps ?

Oui, il est tout à fait possible de créer et gérer plusieurs formulaires en parallèle.

Par exemple, vous avez un formulaire pour vos nouveaux adhérents avec des tarifs standards, et un autre pour vos anciens adhérents (et ouvert à eux seuls), avec des tarifs inférieurs.

Dans Communauté > Contacts, toutes les personnes inscrites via des formulaires d'adhésion auront le badge jaune pour indiquer qu'elles sont adhérentes, sans distinction du formulaire par lequel elles sont passées.

Autre exemple : les adhésions se terminent le 31 août, et vous souhaitez lancer votre campagne de ré-adhésion qui prendront effet le 1er septembre avant la fin des adhésions actuelles. Vous pouvez créer cette deuxième campagne et paramétrer les formules d'adhésion (à l'étape 2) afin que la période d'adhésion soit de date à date, avec un démarrage à une date ultérieure, le 1er septembre.

Vous pouvez également avoir deux formulaires d'adhésion avec des dates qui se chevauchent (par exemple : un formulaire avec des adhésions du 1er janvier au 31 décembre, et un autre du 1er septembre au 31 août de l'année suivante).

Une personne est inscrite au mauvais formulaire d'adhésion. Puis-je transférer son inscription sur un autre formulaire ?

Non, il n'est pas possible de "transférer" une adhésion d'un formulaire à un autre.

Il existe cependant une solution à ce type de situations. Si l'adhésion n'a pas été payée, il vous faudra supprimer la transaction du premier formulaire et inscrire la personne sur l'autre.

Si elle a déjà payé et que le paiement a été fait hors ligne, vous pouvez procéder de même et enregistrer le montant du paiement reçu dans le nouveau formulaire.

Si le paiement a été fait en ligne, vous pouvez la rembourser en suivant les indications de cet article : Rembourser une transaction ou une vente

Enfin, si la transaction est liée à un reçu fiscal, nous vous invitons à consulter cet article : Supprimer une transaction liée à un reçu fiscal

Pour aller plus loin :

• Enregistrer comptablement des transactions sur l’exercice suivant
• Relancer ses membres
• Gérer les adhésions avec renouvellement automatique