¿Alguien ya no quiere participar en un evento? ¿O cancelar su membresía? Puedes procesar el reembolso de esa venta, tanto si se registró manualmente como si se realizó online. En este artículo te explicamos los pasos a seguir.
- ¿Dónde procesar el reembolso de una transacción o venta?
- Reembolso total sin conexión
- Reembolsar una transacción online
- Seguimiento de los reembolsos
- Casos en los que el reembolso desde la transacción no es posible
- Registrar un reembolso en contabilidad
¿Dónde procesar el reembolso de una transacción o venta?
Desde la transacción
Puedes registrar el reembolso directamente desde la transacción (accesible a través del formulario), con una condición: que sea un reembolso total de la venta.
En ese caso:
- Ve a la transacción correspondiente siguiendo esta ruta: Formularios > Membresías/Eventos... > Gestionar (los inscritos/socios);
- una vez en la pestaña de inscripciones, haz clic en el icono con forma de ojo (👁️🗨️) en la columna Detalle de la transacción (o persona) correspondiente.
- Dentro de la transacción, verás un botón rojo «Reembolsar todo». Haz clic en él.
Ten cuidado de no confundirlo con el botón gris «Eliminar todo» (este último eliminará el asiento contable en lugar de marcarlo como reembolsado).
Existen casos concretos en los que, aunque el reembolso sea total, no es posible realizarlo desde la transacción (consulta esta sección del artículo para más información).
Reembolso total de la venta sin conexión
Si la compra se realizó con una forma de pago sin conexión (cheque, efectivo, transferencia, etc.), accede primero a la transacción (ver más arriba). A continuación, haz clic en el botón «Reembolsar todo».
Se abrirá una ventana de confirmación: haz clic en «Reembolsar».
Los datos contables relacionados con el reembolso se podrán introducir en el siguiente paso. Al mismo tiempo, el socio recibirá un correo de confirmación.
Completa los datos del reembolso:
- la fecha del reembolso;
- la forma de pago;
- la cuenta bancaria o caja chica afectada;
- el contacto vinculado (se selecciona automáticamente si la venta ya estaba vinculada a un contacto de tu comunidad).
También puedes añadir el motivo del reembolso marcando «Observaciones libres» y rellenando el campo correspondiente. Esta información no se compartirá con el comprador; es solo para tu seguimiento interno.
Por último, guarda los cambios.
Los asientos contables correspondientes se generarán automáticamente.
Reembolsar una transacción online
El proceso es exactamente el mismo que para un reembolso sin conexión:
- Ve al formulario correspondiente y accede a la pestaña de inscripciones;
- elige a la persona a reembolsar en la lista de participantes y haz clic en el icono Detalle a la derecha de la fila (icono de ojo);
- una vez en la transacción, haz clic en el botón Reembolsar todo y luego en Reembolsar en la ventana de confirmación.
Ten en cuenta: el reembolso solo será posible si tu monedero online tiene saldo suficiente. Si no es así, ten en cuenta que no es posible transferir fondos desde tu cuenta bancaria al monedero online: solo las ventas pagadas online pueden recargar ese saldo. En ese caso, tendrás que hacer un reembolso sin conexión y registrarlo en contabilidad.
Esta operación generará:
- Un movimiento de fondos hacia la cuenta del comprador;
- La generación automática de un asiento contable.
Seguimiento de los reembolsos
En la lista de inscritos
En la lista de inscritos, las transacciones reembolsadas se muestran seleccionando el valor Cancelado en el campo «Filtrar por estado».
Al abrir la transacción reembolsada, verás que tiene vinculada otra transacción. Se trata de la transacción de reembolso, que la plataforma crea automáticamente para dejar constancia de la operación.
La transacción original y la transacción de reembolso aparecerán en la sección Compras del perfil del comprador.
Seguimiento contable de los asientos generados automáticamente
Estos asientos se generarán si realizas el reembolso directamente desde la transacción.
Los asientos de abono (gasto) y de pago se crearán automáticamente.
Si registras el reembolso directamente en contabilidad (fuera de la transacción), tendrás que introducir estos asientos tú mismo (ver sección siguiente).
La cuenta contable afectada por el reembolso será la cuenta de ingresos utilizada en la venta original. Por ejemplo:
- Si la venta generó un asiento de ingresos que afectó a la cuenta 706 en el Haber;
- entonces el reembolso afectará a la cuenta 706 en el Debe.
Para más información sobre las cuentas contables utilizadas, consulta este artículo.
Casos en los que el reembolso desde la transacción no es posible
Reembolso parcial
No es posible realizar un reembolso parcial desde la transacción, es decir, reembolsar:
- Solo una parte del importe total;
- Por participante (si la transacción afecta a 2 personas al mismo tiempo, por ejemplo).
En su lugar, te recomendamos reembolsar al comprador a través del módulo de Contabilidad, tal como se explica a continuación.
Pago fraccionado online
El reembolso de transacciones con pago fraccionado no está disponible de momento a nivel de transacción. Primero hay que detener el calendario de pagos (si todavía está activo) y, a continuación, registrar el reembolso en el módulo Contabilidad > Asiento contable > Gasto.
Reembolso online de una transacción sin conexión
Si la transacción se realizó «sin conexión», con otra forma de pago (cheque, efectivo, datáfono, transferencia, etc.), no será posible reembolsarla usando tu monedero online de Poplico.
Registrar un reembolso en contabilidad
Si te encuentras en alguno de los casos en los que el reembolso desde la transacción no es posible, puedes hacerlo a través del asiento contable.
Ve al módulo Contabilidad > Asiento contable > Registrar un nuevo gasto.
⚠️ Hay dos aspectos fundamentales: la cuenta seleccionada y el contacto vinculado.
Seleccionar la cuenta contable correcta
En la página de asiento contable, bajo los campos Fecha y Descripción, encontrarás un campo «Cuenta» para elegir la cuenta contable.
- Selecciona la cuenta «Reembolso / abono». Es una cuenta predeterminada que ofrece la plataforma;
- una vez seleccionada, aparecerá un nuevo campo «Seleccionar» donde podrás elegir una cuenta del grupo 7: elige la misma cuenta que se usó en la transacción original (la que vas a reembolsar).
Esta cuenta del grupo 7 puede consultarse desde la transacción, haciendo clic en Ver el asiento en contabilidad:
Y luego «Mostrar los asientos contables»:
Aunque se trate de un registro de «gasto», la cuenta «Reembolso / abono» permite precisamente saldar una cuenta del grupo 7 (normalmente asociada a ingresos): por eso es normal que en este caso no se pueda seleccionar una cuenta del grupo 6.
Vincular el asiento al socio correspondiente
No olvides marcar la casilla «Vincular a una persona o tercero» (el nombre puede variar según tu configuración contable, pero tiene el mismo propósito). Busca el contacto en tu comunidad. Esto te permitirá llevar un seguimiento contable coherente si usas el Libro mayor o el Balance de sumas y saldos.
Por ejemplo, tienes que reembolsar el pago de una cena (que afectó a la cuenta 706000 - Venta de prestaciones de servicios). El asiento a registrar sería el siguiente:
Ten en cuenta que un asiento contable manual no tendrá los mismos efectos ni automatismos que un reembolso realizado con el botón «Reembolsar todo» desde una transacción:
- Si el reembolso parcial se hace sin conexión mediante esta solución, la plataforma no emitirá ningún justificante de abono. Tendrás que emitirlo manualmente por tu cuenta;
- No será posible vincular el asiento de reembolso a la transacción original. Esto significa que el socio seguirá apareciendo en la lista de inscritos del formulario. Aun así, puedes vincular el asiento a una persona para mantener un seguimiento contable actualizado a través del Libro mayor de contacto.
Ejemplo:
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