Gestionar tu caja chica con depósitos y retiradas de efectivo

La página Depósito/Retirada de efectivo permite registrar contablemente las operaciones de retirada y depósito de efectivo entre tu caja chica y tu cuenta bancaria. En este artículo encontrarás:

• Funcionamiento de las cuentas de caja chica
• Registrar un depósito o una retirada de efectivo
• Seguimiento de depósitos y retiradas de efectivo
• Los asientos contables asociados a un depósito / retirada de efectivo (avanzado)

Funcionamiento de las cuentas de caja chica

Creación de la caja chica

En la plataforma puedes crear una o varias cuentas de caja chica, independientes de tus cuentas bancarias, y personalizar su nombre, entre otras opciones.

Para ello, ve a Contabilidad > Configuración y luego a Cajas. Accederás directamente a la pestaña «Cajas de la organización».

Acreditar o adeudar esta cuenta de caja chica

Tu caja chica (cuenta 531) se acredita o adeuda según las operaciones que registres contablemente en la plataforma:

• Si registras un gasto pagado en efectivo, tu cuenta de caja chica queda en el Haber;
• Si registras unos ingresos cobrados en efectivo, tu cuenta de caja chica queda en el Debe.

Veamos cómo se refleja esto en la plataforma.

Imagina que has pagado en efectivo la compra de una pantalla de ordenador. En la página Contabilidad > Asiento contable > Gasto, has registrado la siguiente operación:

La plataforma acreditará entonces tu cuenta de caja chica vinculada a tu cuenta bancaria «Cuenta principal».

Registrar un depósito o una retirada de efectivo

Si vas al banco a retirar o ingresar dinero en la cuenta bancaria de la asociación, debes registrarlo en la plataforma: no puede saber por sí sola que has hecho una gestión en la entidad bancaria.

Por eso, es necesario registrar contablemente el depósito o la retirada de efectivo.

Para ello, ve a la página Contabilidad > Asiento contable > Depósito/Retirada de efectivo.

Accederás a una página específica donde deberás indicar:

1. La cuenta bancaria y la cuenta de caja chica afectadas por la operación;
2. Si se trata de una retirada o un depósito;
3. El importe de la retirada o el depósito;
4. La fecha de la operación.

Haz clic en Guardar. Se generará un asiento contable entre la cuenta bancaria 512 y su cuenta de caja chica 531 asociada. La retirada o el depósito realizado queda ahora reflejado contablemente entre la cuenta bancaria y su caja chica correspondiente.

Seguimiento de depósitos y retiradas de efectivo

Puedes consultar los depósitos y retiradas realizados en la página Contabilidad > Búsqueda. Basta con filtrar los asientos por la cuenta de caja chica que quieras.

También puedes hacer un seguimiento de los depósitos y retiradas durante un período determinado a través de los documentos contables. Filtrando por una cuenta de caja chica concreta, el Libro mayor muestra:

• El saldo al inicio del ejercicio contable;
• El detalle de los asientos registrados;
• El saldo a la fecha de consulta o al cierre del ejercicio contable.

Los asientos contables asociados a un depósito / retirada de efectivo (avanzado)

No necesitas conocer estos asientos, ya que la plataforma los genera automáticamente. Esta sección es solo para quienes quieran entender qué ocurre entre bastidores 😉

Por cada depósito de efectivo, la plataforma registra los siguientes asientos:

En resumen, en un depósito de efectivo:

• La cuenta de caja chica queda en el Haber;
• La cuenta bancaria queda en el Debe.

En el caso de una retirada de efectivo, el movimiento es el inverso: la cuenta de caja chica queda en el Debe y la cuenta bancaria en el Haber.