Antes de empezar
Para ahorrar tiempo y evitar importar tus socios uno a uno, Poplico te permite hacer una importación masiva mediante archivo Excel.
Estos son los pasos que te guiarán durante la importación:
- Cómo acceder a la página de importación
- Los pasos de la importación
- Reimportar personas ya existentes
Cómo acceder a la página de importación
Para añadir varias personas desde un archivo Excel, ve a Comunidad > Contactos > + Añadir > Importar personas.
Los pasos de la importación
A continuación encontrarás los distintos pasos que te guiarán durante el proceso de importación.
Preparación de la importación
Este primer paso es fundamental, ya que permite:
- Consultar las recomendaciones a través de la guía de importación.
- Si lo necesitas, probar la importación con datos ficticios descargando un archivo de ejemplo.
Te recomendamos usar el archivo de ejemplo para reducir el riesgo de errores. También hay disponible un archivo vacío desde la página Comunidad > Consultar la guía de importación.
¿Usas tu propio archivo? Consulta el artículo sobre el formato del archivo Excel.
Durante la importación, Poplico relacionará los campos de información creados en la plataforma desde la página Comunidad > Configuración con las columnas de tu archivo Excel.
Por eso es necesario crear un campo de información en la plataforma por cada columna de tu Excel. Consulta este artículo para más información sobre la configuración de estos campos.
Copiar y pegar tus datos en la plataforma
Copia los datos de tu Excel incluyendo los encabezados de columna. Asegúrate de que los nombres de las columnas sean exactamente iguales a los campos de información de la página Comunidad > Configuración.
Pégalos en el espacio indicado y haz clic en Siguiente.
Si no es tu primera importación, sino una actualización de socios ya existentes:
Asegúrate de que el Excel que copias y pegas incluya una columna 'Identificador Poplico' y de que las personas que quieres actualizar tengan un ID en el Excel. Este ID se usa para identificar a las personas ya registradas en Poplico que deben actualizarse. El ID lo genera Poplico y puedes obtenerlo mediante la exportación de datos.
Identificación de los campos
En este paso relacionarás cada columna de tu Excel con los campos configurados en la página Comunidad > Configuración.
Para ello, los nombres de las columnas deben ser exactamente iguales a los campos definidos en la plataforma. Si lo necesitas, puedes optar por ignorar ciertas columnas.
Después haz clic en "Continuar".
Vista previa antes de importar
Si hay errores, aparecerán en rojo. Puedes corregirlos directamente en la celda roja, o bien modificarlos en tu tabla Excel y volver a copiar y pegar.
El botón Buscar usuarios existentes detecta las personas que ya están registradas en la base de datos mediante el identificador único.
El identificador único permite diferenciar a cada usuario y así evitar la creación de duplicados.
Una vez identificados los usuarios existentes, podrás decidir si actualizar o no sus datos. También puedes elegir añadir o ignorar los nuevos socios.
Finalizar la importación
A continuación, puedes decidir importar estos socios como miembros, donantes, o añadirlos a uno o varios grupos, indicando si lo deseas la fecha de fin de pertenencia al grupo.
Reimportar personas ya existentes
Funcionamiento
Si ya tienes personas registradas en tu base de datos, puedes hacer una exportación y luego una reimportación para actualizar su información.
La importación se realiza en el mismo lugar que la página de importación indicada más arriba en este artículo.
Durante la importación, la plataforma comprobará si las personas ya existen, para evitar duplicados, y solo actualizará la información nueva o modificada.
La regla de verificación varía según el identificador único que hayas elegido en la configuración.
Vaciar un campo para determinados socios
No es posible vaciar un campo importando un Excel con valores en blanco, ya que estos se ignoran durante la importación. Sin embargo, puedes:
- Exportar tu Excel con los valores existentes.
- Modificar el Excel eliminando los valores de los socios que elijas.
- Eliminar y volver a crear el campo: así todos los socios quedarán con ese campo vacío.
- Importar el Excel con valores para algunos socios y en blanco para los demás.
Tiempo de sincronización tras la importación
¿Cuánto tiempo hay que esperar?
- En condiciones normales: unos minutos (generalmente entre 2 y 5 minutos)
- En algunos casos: el tiempo puede llegar hasta 10-15 minutos
¿Por qué este tiempo de espera?
- El volumen de datos a procesar (número de contactos importados)
- El tráfico en ese momento en la plataforma
- Los campos modificados (algunos campos requieren más tiempo de procesamiento)
¿Qué hacer mientras tanto?
💡 Bueno saberlo: Este tiempo de sincronización también se aplica cuando creas o modificas un contacto individual de forma manual.
Para profundizar en el tema
Te recomendamos consultar los siguientes artículos para ampliar la información:
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