Configurar la información de tu base de datos de contactos

La aplicación Comunidad te permite organizar tu base de contactos con la información necesaria para gestionar bien tu asociación.

Este artículo explica cómo personalizar estos campos de información según tus necesidades:

• La información creada por defecto
• Crear categorías de información
• Crear campos de información
• Los distintos tipos de campos
• Definir la visibilidad de cada campo
• Imprimir una ficha de perfil

Puedes guardar en tu Comunidad la información de todas las personas que forman parte de tu asociación: miembros de la junta, socios, donantes, voluntarios, colaboradores, etc.

Las personas que se dan de alta como socios y/o realizan una donación a tu asociación a través de un formulario se añaden automáticamente.

Todas las acciones descritas en este artículo se realizan desde tu plataforma, en el centro de configuración accesible desde Configuración > Comunidad:

y más concretamente aquí:

La información creada por defecto

Por defecto, la aplicación solicita varios datos al usuario:

• apellidos
• nombre
• foto
• fecha de nacimiento
• sexo
• dirección de email
• teléfono
• dirección postal.

Estos campos se ofrecerán cada vez que se cree una ficha. El nombre y los apellidos son obligatorios; el resto solo lo son si tú así lo decides.

Para los campos Sexo y Fecha de nacimiento, puedes decidir si usarlos o no. Si optas por no utilizarlos, dejarán de aparecer en tus formularios.

Crear categorías de información

Si necesitas recopilar muchos datos, o información específica solo de ciertas personas, lo más práctico es crear categorías de información.

Son grupos de campos que permiten estructurar la ficha de perfil.

Por defecto, al crear el primer campo, se genera automáticamente una categoría llamada «Información adicional». Puedes cambiarle el nombre y crear otras categorías según tus necesidades.

Por ejemplo, puedes estructurar tu ficha de perfil con 3 grandes categorías:

• Información general;
• Información adicional;
• Información de voluntarios (solicitada únicamente a los voluntarios).

De este modo, los perfiles de tus contactos quedarán bien organizados:

Si lo necesitas, puedes limitar una categoría a un grupo tal como se explica en este artículo. Los campos de información de esa categoría solo se solicitarán a los miembros de dicho grupo.

Crear campos de información

Crear campos

Una vez creadas las categorías de información, puedes añadir tus propios campos de información dentro de ellas.

Para optimizar las búsquedas, el número de campos de tipo valor libre con autocompletado, texto y email está limitado a 53. Aun así, hay margen de sobra para trabajar.

Elección del tipo de campo

Se abre una ventana donde puedes elegir un nombre y el tipo de campo. Así puedes adaptar con precisión cada campo al tipo de dato que quieres recopilar.

Por ejemplo, si usas Valor libre en lugar de Fecha, alguien puede escribir «1 de enero de 2012», «01/01/2012» o «01/01/12». Esto impide tener datos claros y uniformes.

Del mismo modo, al elegir Email o Número de teléfono, te aseguras de que la información introducida tiene el formato correcto.

Los tipos de campos se explican más abajo.

Campos que se muestran en una nueva inscripción

Cuando alguien se vuelve a inscribir en un formulario o en una venta de entradas, la plataforma solo muestra los campos que aún no se han rellenado, lo que reduce el número de pasos y simplifica el proceso.

Si hay que actualizar un dato ya introducido (por ejemplo, un cambio de dirección postal), se puede hacer desde la ficha de perfil del contacto.

Si no es posible modificar esa información desde la ficha, puedes crear un nuevo campo para cada dato que quieras recopilar. Al estar vacío, se mostrará durante el proceso de inscripción.

Te recomendamos eliminar y volver a crear los campos correspondientes al final del período de inscripción. También puedes crear un campo por período («certificado 2018» y «certificado 2019»).

Los distintos tipos de campos

Campo de texto

El campo de texto es el más básico: permite guardar en la ficha de cada persona un texto libre (sin restricciones sobre el tipo de carácter: números, letras, puntuación, etc.). Te recomendamos usarlo para almacenar pocas palabras; si necesitas más espacio, opta por un bloque de texto.

Campo bloque de texto

El campo bloque tiene las mismas características que el campo de texto, pero está optimizado para almacenar mucho texto. La introducción de datos es más cómoda gracias a una zona de texto más amplia y redimensionable.

En este campo puedes introducir aproximadamente 60 000 caracteres simples.

Campo valor libre con autocompletado

Este tipo de campo funciona de forma similar al campo de texto, con la diferencia de que la plataforma almacena todos los valores introducidos previamente en ese campo. Así, cuando alguien empiece a escribir, si ya existe un valor similar, se lo sugerirá automáticamente.

Campo numérico

Este campo almacena exclusivamente valores numéricos. Es la opción recomendada cuando necesitas guardar datos cifrados (peso en kg, altura en cm, número de donaciones, etc.).

Desde tu Comunidad podrás realizar una búsqueda avanzada sobre los valores numéricos de la siguiente manera:

Campo de opción múltiple

Este campo ofrece una lista de opciones predefinidas, entre las que el socio puede seleccionar una o varias respuestas.

Por ejemplo, si creas un campo «deporte favorito», puedes añadir las opciones: tenis, fútbol, rugby, etc. Los inscritos solo podrán elegir entre esas opciones.

Para hacerlo, elige Opción múltiple en la lista y añade las opciones disponibles. Si tienes muchos valores, puedes importarlos desde un Excel. Introduce las opciones en una misma columna del Excel y pégalas en el campo correspondiente.

Una vez creado el campo, podrás buscar en tu Comunidad las personas que cumplan todas las opciones seleccionadas, al menos una de ellas, o ninguna.

Campo desplegable

Este campo funciona igual que el de opción múltiple, con la diferencia de que solo se puede seleccionar una opción. Siguiendo el ejemplo anterior (deporte favorito), la respuesta solo puede ser una: tenis, fútbol o rugby.

Campo de fecha

Este campo permite almacenar fechas en formato DD/MM/AAAA; no es posible guardar la hora. Una vez creado el campo de fecha, podrás realizar búsquedas con las siguientes condiciones:

Campo de documento para subir

Este campo permite almacenar documentos que los inscritos suben a la plataforma, como por ejemplo una autorización parental. Posteriormente, puedes exportarlos de forma masiva si lo necesitas.

Otros campos

También puedes crear campos de tipo Email, Teléfono o Dirección web (URL).

Definir la visibilidad de cada campo

Al crear o editar un campo, puedes decidir si cada dato será visible y/o editable por el inscrito, o solo por los administradores.

Imprimir una ficha de perfil

La plataforma no incluye una opción de impresión propia. Sin embargo, si necesitas imprimir una ficha, puedes usar el atajo Ctrl+P o Cmd+P y seleccionar «Imprimir».

Es una forma sencilla de obtener la información impresa.