Los hábitos cuestan cambiar, y los miedos también. ¿Cómo convencer a tu junta directiva de dar el paso al pago online? Este artículo te ayuda en ese proceso —que puede llevar tiempo— pero que merece la pena.
- Mostrar los límites del funcionamiento actual
- Abrir nuevas perspectivas
- Tranquilizar al equipo y gestionar el cambio
Mostrar los límites del funcionamiento actual
Hay dos tipos de limitaciones: los riesgos reales y las piedras en el zapato.
Los riesgos reales
La tesorería
Los riesgos afectan principalmente a la tesorería, sobre todo en lo que tiene que ver con la gestión de cheques.
Los cheques pueden extraviarse, olvidarse o cobrarse con retraso. Por mucha buena voluntad que pongan los voluntarios, este riesgo —probable con unos pocos cheques— se vuelve inevitable cuando hay que gestionar cientos. El resultado: agujeros en la tesorería y una presión financiera que puede poner en peligro los proyectos de tu asociación.
Además, el cheque es la forma de pago con mayor tasa de fraude. Aunque solo representa el 6 % de los pagos sin efectivo, acumula el 42 % de los casos de fraude según el Banco de Francia. Y el fraude es un problema tanto para quien ha sido cargado indebidamente como para la entidad que ha cobrado ese pago fraudulento: tu asociación. Toca gestionar el rebote, perseguir un nuevo pago y cuadrar todo eso en la contabilidad.
Espantar a los futuros voluntarios
Mantener una gestión de pagos anticuada y que devora tiempo es un riesgo a largo plazo para tu asociación. Aunque tus voluntarios actuales estén acostumbrados, ese tipo de tareas —tediosas y poco motivadoras— pueden ahuyentar a los futuros voluntarios.
Las tendencias de fondo sobre el voluntariado apuntan en esta dirección:
- Los voluntarios se comprometen cada vez de forma más puntual: ya no se puede dar por hecho que estén dispuestos a pasar horas y horas en tareas administrativas tediosas.
- Los jóvenes de entre 25 y 34 años representan una parte creciente del voluntariado asociativo. Son el próximo relevo de tu junta y, para ellos, gestionar pagos «a la antigua» no es una opción. Son nativos digitales y hace tiempo que dejaron de usar cheques.
La renovación de los dirigentes voluntarios es uno de los principales motivos de preocupación de las asociaciones. Por eso es imprescindible actualizar la imagen del voluntariado, revisar los métodos de trabajo, atreverse con nuevas prácticas y tener en cuenta las expectativas de cada persona: más sentido, y menos carga administrativa.
Las piedras en el zapato
Tus voluntarios tienen buena disposición: aceptan el esfuerzo, pero la tarea es pesada.
La gestión de cheques y efectivo, el seguimiento contable y la conciliación entre personas y pagos consume una cantidad enorme de tiempo.
Es un poco como la invención de la rueda: quienes tiraban de un carro con ruedas cuadradas —con toda la buena voluntad del mundo— no eran conscientes de las piedras en el zapato hasta que cambiaron de herramienta.
Cuando quitas esas piedras del zapato a tus voluntarios:
- desarrollarán nuevas habilidades, que es una de las grandes motivaciones del voluntariado
- ganarán tiempo y se mantendrán realizados en sus tareas, y por tanto en su compromiso con la asociación.
Mejorar los procesos de trabajo contribuye a fidelizar a tus voluntarios.
Pero para eso, hay que conseguir que se sumen a la visión del cambio.
Abrir nuevas perspectivas
El pago online abre nuevas perspectivas para tu asociación. Por ejemplo:
- Mayor seguridad en la contabilización de los pagos recibidos y emitidos, las transferencias bancarias y los posibles gastos de transacción
- Simplificación de la gestión administrativa y financiera gracias a la automatización de tareas
- Crecimiento del número de socios, atrayendo especialmente a las generaciones más jóvenes, más cómodas con las herramientas digitales (o que directamente rechazarían formas de pago que consideran anticuadas)
- Desarrollo de nuevos proyectos gracias a una tesorería más saneada y a voluntarios con más tiempo disponible
- Mayor proyección de tu asociación, consecuencia de todo lo anterior.
Es normal que el paso al pago online genere dudas y resistencias. Por eso es importante tranquilizar a los miembros de la junta y acompañarlos en este cambio.
Tranquilizar al equipo y gestionar el cambio
Identificar los miedos
El cambio da miedo, es algo normal y muy humano. Pero puede hacerse de forma progresiva y con el apoyo adecuado.
Empieza por entender los frenos y los miedos. Una vez identificados, es mucho más fácil darles una respuesta adecuada. Aquí van algunos ejemplos de miedos que suelen ser difíciles de vencer:
😱 Miedo a perder el control
«Ahora mismo sé perfectamente lo que pasa con los pagos. No quiero perder ese control.»
😱 Miedo a «quedarse sin papel», a perder un rol importante o un estatus reconocido
«Ahora mismo soy LA persona que gestiona todos los pagos recibidos, la referente en este tema. ¿Para qué voy a servir si me quitan esta responsabilidad?»
😱 Miedo a lo desconocido
«No lo conozco. ¿Qué me garantiza que va a ser mejor que lo que tengo ahora?»
😱 Miedo al fracaso
«Ahora domino mi rol. Tengo miedo de no estar a la altura si las cosas cambian.»
😱 Miedo al rechazo
«No quiero imponer una solución que no vaya a gustar a nuestros socios.»
Normalmente, los miedos no se expresan de forma explícita —¡si no, sería demasiado fácil! Para identificarlos no hay atajos: hay que hablar con las personas y profundizar en los puntos de bloqueo.
Dar las respuestas adecuadas sobre el pago online
Hay tantas respuestas posibles como miedos potenciales, así que esta lista no pretende ser exhaustiva. Aun así, aquí tienes algunas ideas para tranquilizar a quienes tienen dudas sobre el pago online.
Responder al miedo a perder el control
A diferencia de los pagos con cheque o en efectivo, el pago online permite tener una visión en tiempo real de la situación.
El dinero llega al monedero online de la asociación y puedes consultar el detalle completo de todos los movimientos en el extracto del monedero:
- el tipo de movimiento,
- la fecha,
- el contacto asociado,
- el detalle de la transacción,
- el asiento contable.
En definitiva, en cuanto a control, supone una ganancia, no una pérdida, y refuerza la seguridad de toda la contabilidad de pagos.
Responder al miedo a quedarse sin papel
Tener un rol reconocido importa, pero buenas noticias: el estatus no desaparece con la herramienta.
Al contrario: implantar una herramienta nueva —como el pago online— puede ser la base de una reputación de innovación y modernidad. Poner en marcha el pago online y promoverlo otorga un nuevo rol valorado, vinculado a una competencia clave.
Responder al miedo a lo desconocido
Es cierto que cada tema nuevo trae sus propias incertidumbres. Pero buenas noticias: en lo que respecta al pago online, el camino está muy bien señalizado:
- Poplico lleva ofreciendo el pago online desde 2014: es un tema que domina a la perfección.
- Miles de asociaciones que acompañamos lo utilizan cada día: si no les aportara valor, no lo seguirían usando.
Además, implantar el pago online no significa cambiar todos los hábitos de golpe: el proceso puede ser gradual. Y si hace falta, siempre es posible dar marcha atrás.
Responder al miedo al fracaso
El equipo de Poplico está a tu disposición para ayudarte a implantar el pago online en tu asociación.
La prueba: te ofrecemos una formación personalizada, online y gratuita para explicarte cómo funciona el pago online e implantarlo contigo en tu plataforma. Puedes apuntarte con varios miembros de tu equipo. Solo tienes que reservar tu cita en ESTE ENLACE.
Además, tienes a tu disposición numerosos recursos de apoyo:
- una guía en PDF dedicada al tema
- artículos del centro de ayuda sobre el pago online.
Y como siempre, si lo necesitas, nuestro equipo de Soporte estará encantado de ayudarte.
Responder al miedo al rechazo
Tras años trabajando en torno al pago online, hemos observado que muchas veces los miembros de la junta atribuyen a sus socios unas reticencias que, en realidad, estos no tienen.
¿Cuántas veces hemos escuchado «¡Nuestros socios nunca van a querer pagar online!»? Y cuando se les pregunta directamente, resulta que no es así. Al menos, no la mayoría.
Así que la mejor solución es sencillamente ofrecerlo: dar la posibilidad de pagar con tarjeta de pago, sin cerrar la puerta a las demás formas de pago. En el peor de los casos, nada cambia 🙂
Pero sobre todo verás que probablemente te llevarás una grata sorpresa.
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En resumen, entendemos que el paso al pago online puede dar miedo, pero:
- te liberará de muchas tareas pesadas y te permitirá centrarte en proyectos más interesantes,
- protegerá a tu asociación y abrirá nuevas perspectivas,
- su implantación puede ser gradual, y estamos aquí para acompañarte 💙
¿Has usado otros argumentos para convencer a tu junta directiva? ¡Compártelos en los comentarios y ayuda a inspirar a otras asociaciones!
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