➡️ Ya uso bastante el pago online, pero todavía me llegan algunos cheques. ¿Cómo puedo eliminarlos?

Antes de nada, ¡enhorabuena por haber apostado fuerte por el pago online! Tu asociación es de las que han dado el salto digital —y no todas lo han hecho—. ¡Felicidades! 👏

Si estás en esta página, es porque:

• ya has comprobado las ventajas del pago online en términos de eficiencia y modernidad
• quieres dar un paso más y deshacerte de los últimos cheques que todavía te siguen trayendo (¡te entendemos!)

Has llegado al lugar indicado. En este artículo veremos:

• los requisitos previos para eliminar por completo los cheques
• los casos en los que los cheques siguen apareciendo
• qué puedes hacer para evitarlos

¡Vamos allá!

Los requisitos previos para eliminar los cheques de una vez por todas 🥊

La configuración de tus formularios

Puede parecer obvio, pero empieza por comprobar que la opción «Cheque» no está marcada en ninguno de tus formularios (Paso 4 - Formas de pago).

Si aceptas otras formas de pago (por ejemplo, vales o cheques regalo porque sabes que son imprescindibles para tu público), marca «Otros» e indica claramente en el espacio de «Información para el pago en efectivo, cheques u otros» que no aceptas cheques bancarios.

Un mensaje claro

Prepara un mensaje claro sobre las razones de esta decisión y asegúrate de que lo conozcan todas las personas que puedan gestionar membresías, donaciones, venta de entradas para eventos o cualquier otra situación que implique cobrar dinero.

También puedes publicarlo en tu sitio web.

Aquí tienes un ejemplo de texto:

Hemos decidido dejar de aceptar pagos con cheque.

Su gestión nos consumía demasiado tiempo, y somos un equipo 100% voluntario. En aras de la eficiencia y la sencillez, hemos optado por el pago online exclusivamente, mediante tarjeta de pago.

Para ello usamos una solución técnica 100% segura, así que no hay de qué preocuparse: tus datos están protegidos. ¡Y así también cuidas del equipo voluntario! 🙏

Por supuesto, adáptalo libremente a tu asociación.

Las situaciones en las que los cheques siguen apareciendo

A partir de conversaciones con nuestras asociaciones, hemos identificado algunas situaciones en las que los cheques siguen llegando:

• Personas que se acercan en persona para inscribirse y dejan un cheque directamente
• Cobros diferidos a fechas concretas
• Fianzas: dejar un cheque que se cobrará bajo condiciones específicas
• Señales: pagar una parte de un bien o servicio para reservarlo
• Anticipos: pagar una parte de un bien o servicio

Las dos primeras son las más habituales; las demás son bastante excepcionales.

Si te encuentras con otras situaciones en las que no consigues prescindir de los cheques, cuéntanoslas en los comentarios: buscaremos soluciones juntos 💪

Qué puedes hacer

En líneas generales, la solución se resume en dos palabras: «enlace de pago».

Recuerda: el enlace de pago es la mejor forma de cobrar por tarjeta de pago a una o varias personas. El dinero llega directamente a tu monedero online y, al igual que con los pagos en formularios, se aplica la opción que hayas elegido entre gastos de transacción y propina. El pagador recibe un correo de confirmación del pago.

Caso 1: alguien se acerca en persona para inscribirse y te deja un cheque

Es la oportunidad perfecta para explicarle tu posición sobre los cheques —de ahí la importancia de tener el mensaje bien preparado 😉— y para acompañarle en el uso del enlace de pago.

Te recomendamos seguir estos pasos tomando como ejemplo una membresía (aunque el proceso es el mismo para una donación, un evento, etc.) gestionada en persona con acceso a un ordenador con internet:

• Añade manualmente a la persona en el formulario desde la lista de inscritos, haciendo clic en el botón «Añadir un socio»

• Completa los datos de la persona y haz clic en «Siguiente»

  

• En el momento de registrar el pago, haz clic en «Hacerlo más tarde» → la membresía queda registrada, pero no su pago. La persona tiene técnicamente una deuda pendiente. Asegúrate de que la transacción esté vinculada al contacto de la Comunidad.

  

• Ve a Pagos > Enlace de pago y envía un enlace de pago por el importe correspondiente

  • Si tiene acceso a su correo desde el móvil, pídele que lo saque y acompáñale en el proceso: es sencillo, rápido y seguro

  • Si no tiene acceso a su correo, puedes copiar el enlace y abrirlo en una nueva pestaña. Deja que la persona introduzca los datos de su tarjeta de pago: verá que en un minuto tiene el pago seguro completado.

    

• ¡No olvides romper el cheque y felicitar al nuevo socio por haberte ahorrado toda esa gestión!

• Solo quedará conciliar la membresía y su pago en contabilidad (te lo explicamos aquí)

Caso 2: gestionar cobros diferidos a fechas concretas

El proceso es el mismo que el descrito anteriormente, con la diferencia de que debes enviar varios enlaces de pago en las fechas acordadas con la persona.

Ten en cuenta que, por ahora, no es posible programar el envío de enlaces de pago.

Un truco sencillo es programar un recordatorio en tu calendario en las fechas acordadas con quien paga. Incluso puedes invitarle a esos recordatorios para que no le pille por sorpresa recibir los enlaces de pago. Sí, hay que programar los recordatorios, pero con los cheques también tenías que hacerlo, además de ir al banco, gestionar la remesa de cheques, etc.

Otra alternativa para la gestión de membresías o la inscripción a un evento:

• Configura tu formulario para ofrecer el pago fraccionado online
• Cuando la persona se acerque a inscribirse, abre el enlace del formulario en modo incógnito, recorre el proceso con ella y selecciona el pago fraccionado online. Solo tendrá que introducir los datos de su tarjeta, y todo lo demás será automático.

Caso 3: las fianzas

Cuando alguien te deja un cheque como fianza, en la mayoría de los casos acabas destruyéndolo en lugar de cobrarlo.

Si tienes que cobrarlo, puedes enviar un enlace de pago para reclamar el importe. En ese caso, indica en el apartado «Añadir un mensaje»:

• el motivo del enlace de pago
• las consecuencias si la persona no paga antes de que el enlace caduque a los 15 días

La ventaja es que puedes cobrar solo una parte de la fianza si es necesario, algo que no es posible con un cheque.

Caso 4: señales y anticipos

Aquí también el enlace de pago resulta útil en ambos casos.

Solo tienes que crearlo desde Pagos > Enlace de pago e indicar en el mensaje de qué se trata.

Después, concilia el pago con la contabilidad (como se explica aquí).

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Esperamos que estas ideas te sean de utilidad.

Si identificas otras situaciones, compártelas en los comentarios de abajo para que intentemos encontrar soluciones. ¡Hasta pronto! 👋