Gérer les adhésions avec renouvellement automatique

Vos adhésions sont renouvelées tacitement ? Vous souhaitez éviter les difficultés de renouvellement annuel de cotisation en proposant à vos adhérents un système de renouvellement automatique de son adhésion et du paiement associé ?

Cette fonctionnalité est faite pour vous. 

Dans cet article, nous vous expliquons : 

• Renouvellement des adhésions, comment ça marche ?
• Mettre en place les adhésions avec renouvellement automatisé
• Fonctionnement du parcours d'adhésion pour vos membres
• Cas spécifiques

Les adhésions avec renouvellement automatique sont disponibles dans les offres Sérénité et Pro.

Renouvellement des adhésions, comment ça marche ?

La fonctionnalité Renouvellement automatique des adhésions permet de créer des formulaires d'adhésions qui automatisent le renouvellement de l'adhésion ET le paiement en ligne associé. 

Prenons un exemple. 

Année 1 (N)

John devient adhérent. Il adhère en ligne en février en année N pour un montant de 100,00 €. Il paye par carte bancaire

Année 2 (N+1)

À la fin de l'adhésion de John, cette dernière est renouvelée de manière automatique: 

• elle est renouvelée pour une année supplémentaire, sur les mêmes bases que l'année précédente (100,00€) ;
• il paye avec le même moyen de paiement que celui renseigné l'année précédente.

Année 3 (N+2)

Même principe que l'année 2.

Année 4 (N+2)

John déménage. Il désire mettre sa vie associative en pause et ne souhaite pas renouveler son adhésion. Il peut le faire directement depuis le logiciel... ou vous pouvez le faire pour lui !

À la fin de la période d'adhésion, l'adhésion de John n'est donc pas renouvelée.

Mettre en place les adhésions avec renouvellement automatisé

On vous explique ci-dessous comment mettre en place votre formulaire d'adhésion avec renouvellement automatisé

Activation de la fonctionnalité

Cette fonctionnalité n'est pas activée par défaut. Vous pouvez l'activer en allant dans Paramètres > Formulaires et billetteries.

Une fois cette option activée, vous pouvez revenir dans votre application "Adhésions" pour créer votre campagne d'adhésion.

Créer son formulaire d'adhésion avec renouvellement automatisé

Choix du formulaire

Cette option activée, rendez-vous dans Formulaires > Adhésions, et créez votre formulaire d'adhésion.

Lors de la création, vous avez le choix entre un adhésions avec ou sans renouvellement automatique. À cette étape, choisissez "Adhésions renouvelées automatiquement".

Une fois ce choix fait, vous arrivez sur la page de configuration du formulaire, qui reprend les mêmes étapes que pour un formulaire classique.

Pour plus de détails sur la création et les étapes de configuration d'un formulaire d'adhésion, consultez notre article dédié : Créer son formulaire d'adhésion. Ici, nous nous concentrerons sur les éléments spécifiques aux formulaires avec renouvellement automatique.

Tarifs et formules d'adhésion

À l'étape 2, vous paramétrez les formules d'adhésion et la période d'adhésion en vigueur. 

Pour les formules d'adhésion, vous pouvez créer des formules avec tarif fixe, avec tarif libre ou des formules d'adhésion gratuites.

À noter : pour les adhésions avec renouvellement automatique, il n'est pas possible d'ajouter d'autres types de tarifs, tels que des dons, des prestations optionnelles, de la vente de produits...

En ce qui concerne le paramétrage des périodes d'adhésion en vigueur, vous ne pouvez paramétrer qu'une seule période par formulaire. Vous avez 2 choix en fonction de vos besoins et du fonctionnement de votre association : 

• Les adhésions pendant X mois à partir de la date d'adhésion (ou adhésions glissantes) : la personne devient adhérente le jour où elle paye. Elle le reste durant le nombre de mois que vous avez défini. Elle est renouvelée à la date d'anniversaire de son adhésion, sur la même durée que celle paramétrée initialement. 
• Les adhésions à une date donnée : la personne devient adhérente à une date fixe, quel que soit le jour où elle adhère en ligne. Vous avez 3 choix :
  • Les adhésions annuelles : 
    Si vous faites ce choix, vous pouvez alors configurer 2 éléments : 
    • La date de début de l'adhésion en fonction du mois pendant lequel commence votre adhésion : 1er janvier, 1er février, etc. 
    • La période d'adhésion (en mois) : ici, vous définissez jusqu'à quand une personne peut s'inscrire comme adhérente sur l'année en cours. 
      Par exemple, si votre adhésion cours du 1er janvier au 31 décembre, et que vous considérez que les adhérents qui adhèrent à partir du 1er septembre seront adhérents non pas sur l'année en cours mais sur l'année suivante, vous devez mettre une période limite d'adhésion de 8 mois : ainsi, toutes les personnes adhérant entre le 1er janvier et le 31 août (soit 8 mois) seront considérées comme adhérentes sur l'année en cours ; toutes celles adhérant entre le 1er septembre et le 31 décembre (au-delà de 8 mois) seront considérées comme adhérentes sur l'année suivante.
      
      
  • Les adhésions trimestrielles
    Si vous faites ce choix, vous pouvez alors configurer 1 élément : la date de début de l'adhésion en fonction du mois pendant lequel commence votre adhésion : 1er mois du trimestre, 2d mois du trimestre, 3ᵉ mois du trimestre. 

À noter : il n'est pas possible d'éditer la période d'adhésion limite. Ainsi, si vous avez des adhésions trimestrielles courant de janvier à mars, puis avril à juin, etc., si une personne adhère au 15 mars, l'adhésion qu'elle prendra sera la période en cours. La personne sera alors considérée comme adhérente du 1er janvier au 31 mars et sera renouvelée dès le 1er avril

• • Les adhésions mensuelles : 
    Si vous faites ce choix, vous n'avez rien à configurer.
    Si une personne adhère durant le mois en cours, elle sera considérée comme adhérente sur ce mois et elle payera le montant de l'adhésion mensuelle. L'adhésion sera renouvelée automatiquement le 1er du mois suivant.

Paiement et confirmation (étape 4)

À l'étape 4 de votre formulaire, vous définissez le moyen de paiement. Les formulaires d'adhésions avec renouvellement automatique ne proposent que l'option de paiement par carte bancaire, ou paiement en ligne : en effet, l'objectif de ces formulaires est d'automatiser le renouvellement de cotisation et donc leur paiement.

À noter : le paiement en plusieurs fois n'est pas disponible pour les formulaires avec renouvellement d'adhésion.

Fonctionnement du parcours d'adhésion pour vos membres

Vous avez créé votre formulaire d'adhésion avec renouvellement automatique et souhaitez commencer à gérer vos adhésions via ce biais. 

Nous allons détailler - ci-dessous - les différentes étapes clés du cycle de vie d'une adhésion avec renouvellement automatique : de la prise de l'adhésion, au renouvellement, jusqu'à la fin du renouvellement. 

 

Étape 1 - L'adhérent adhère

La première étape commence par la prise d'adhésion des personnes de votre communauté depuis un formulaire d'adhésion avec renouvellement automatique. 

Elles passent par 3 étapes :

1. Le choix de la formule d'adhésion ;
2. La saisie des informations personnelles nécessaires à la prise de l'adhésion : nom, prénom, email, numéro de téléphone, et toutes les informations que vous aurez paramétrées dans votre formulaire d'adhésion ;
3. Le paiement. 

Étape 2 - L'adhésion est renouvelée 

Une fois cette étape validée, la personne devient alors adhérente sur la période que vous avez défini. Par exemple: du 1er janvier au 31 décembre de l'année N.

Le 31 décembre, l'adhésion arrive à échéance. Le système va alors automatiquement :

• renouveler l'adhésion de la personne pour la même durée (une année ici) ;
• la prélever avec le moyen de paiement qu'elle avait indiqué lors de sa première prise d'adhésion ;
• notifier la personne de ce renouvellement par mail, 3 jours avant le renouvellement et prélèvement.

Étape 3 - L'adhérent met fin à son renouvellement 

Admettons ensuite que la personne souhaite partir de l'association et ne plus renouveler son adhésion.

Un administrateur - ou l'adhérent lui-même - peut mettre fin au renouvellement de son adhésion à tout moment.

Pour ce faire, allez sur la fiche profil de l'adhérent, dans l'onglet Adhésions, puis cliquez sur Mettre fin au renouvellement.

Une fois cette action faite : 

• ✅ l'adhésion et son paiement ne seront pas renouvelés à date de fin d'adhésion.

Cependant :

• ❌ l'adhésion de la personne ne sera pas terminée au moment de l'action. La personne sera considérée comme adhérente jusqu'à sa date d'échéance (31 décembre dans notre exemple) ;
• ❌ nous ne remboursons pas de manière automatique une partie de l'adhésion.

Cas spécifiques

Que faire si le paiement du renouvellement d'adhésion échoue ?

Ci-dessus, nous vous détaillions le processus de renouvellement automatisé des adhésions si tout se passe bien. Mais, vous savez... la vie n'est pas un long fleuve tranquile.

Entre le premier événement (l'adhésion de votre adhérent) et le dernier (le renouvellement), beaucoup de choses auraient pu arriver :

• son mode de paiement a pu expirer ;
• sa carte bancaire a pu être volée ou perdue ;
• votre adhérent a changé de compte bancaire ;
• etc.

Bonne nouvelle ! Nous gérons ces événements pour vous.

Désormais, si le paiement du renouvellement d'une adhésion échoue :

1. Nous envoyons un e-mail à la personne pour le notifier de cette erreur ;
2. Elle pourra alors - depuis ce mail - mettre à jour son moyen de paiement.

Comment changer le montant de l'adhésion à renouveler ?

Supposons que Jean soit un de vos adhérents. Il a déjà adhéré il y a deux ans et souhaite modifier sa formule d'adhésion (par exemple, passer d'une adhésion classique à une adhésion premium).

Il peut le faire en procédant de la sorte :

• arrêter le renouvellement de son adhésion ;
• participer à nouveau à la campagne d'adhésion en choisissant la formule qui lui convient.