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Rembourser une note de frais

  • Mise à jour
En tant qu'administrateur, vous devez examiner, valider et rembourser les notes de frais soumises par vos membres et employés. AssoConnect vous permet de gérer l'ensemble du processus de remboursement de manière simple et centralisée. Cet article vous explique comment procéder.
 
Cet article traite des points suivants :

Consulter les notes de frais en attente

Accéder au module de gestion

Pour consulter l'ensemble des notes de frais soumises par vos membres :
  1. Rendez-vous dans Comptabilité > Notes de frais
  2. Vous accédez à la liste de toutes les notes de frais avec leur statut :
    • En attente : notes soumises qui nécessitent votre validation
    • Approuvée : notes validées en attente de remboursement
    • Remboursée : notes déjà remboursées
    • Refusée : notes qui n'ont pas été acceptées

Examiner une note de frais

Pour consulter le détail d'une note de frais :
  1. Cliquez sur l'icône "Oeil" à droite de la note concernée
  2. Un panneau latéral s'ouvre avec toutes les informations :
    • Contact : la personne qui a soumis la note
    • Date de la dépense : quand la dépense a été effectuée
    • Justificatif : le reçu ou la facture joint(e) (cliquez pour l'ouvrir)
    • Motif de la dépense : la description fournie par le membre
    • Catégorie : le type de dépense (transport, restauration, etc.) - La catégorie peut être modifiée si jamais celle saisie par l'utilisateur n'est pas la bonne. 
    • Montant : le montant à rembourser

Approuver ou refuser une note de frais

Approuver une note de frais

Si la note de frais est conforme et que tous les justificatifs sont corrects :
  1. Dans le panneau latéral de la note de frais, cliquez sur "Approuver"
  2. Une confirmation s'affiche : "La note de frais a été approuvée. Un email a été envoyé à votre contact pour l'informer. Vous pouvez maintenant procéder au remboursement selon la méthode de votre choix. Une fois le paiement effectué, n'oubliez pas de mettre à jour le statut de la note de frais."
  3. Le statut de la note passe à "Approuvée"
  4. Le membre reçoit automatiquement un email l'informant que sa note a été approuvée et qu'elle sera prochainement remboursée
Important : L'approbation génère automatiquement une écriture comptable d'engagement dans le compte approprié selon la catégorie de dépense sélectionnée.
 

Refuser une note de frais

Si la note de frais n'est pas conforme (justificatif manquant, erreur, montant excessif, etc.) :
  1. Dans le panneau latéral de la note de frais, cliquez sur "Refuser"
  2. Une fenêtre s'ouvre vous demandant de sélectionner un motif de refus :
    • Justificatif manquant ou non conforme
    • Erreur de saisie ou incohérence
    • Dépense hors délai ou période autorisée
    • Dépense non conforme à la politique interne
    • Montant excessif ou non justifié
    • Dépense personnelle ou non professionnelle
  3. Sélectionnez le motif approprié et cliquez sur "Refuser la note de frais"
  4. Le membre reçoit automatiquement un email l'informant du refus avec le motif, et peut soumettre une nouvelle note si nécessaire

Important : Pour les deux premiers motifs de refus, la note de frais peut être corrigée et soumise de nouveau par l'utilisateur grâce à un lien accessible depuis l'email reçu.

 

Rembourser une note de frais approuvée

Effectuer le remboursement

Une fois la note de frais approuvée, vous devez procéder au remboursement en dehors de la plateforme (par virement bancaire, chèque, espèces, etc.).
Après avoir effectué le paiement, vous devez mettre à jour le statut de la note de frais dans AssoConnect :
  1. Ouvrez la note de frais approuvée
  2. Dans le panneau latéral, section "Remboursement", renseignez :
    • Date du paiement : la date à laquelle vous avez effectué le remboursement
    • Moyen de paiement : sélectionnez le mode utilisé (Virement, Chèque, Espèces, etc.)
    • Compte en banque ou Caisse : selon le moyen de paiement choisi
  3. Cliquez sur "Confirmer le remboursement"
  4. Une confirmation s'affiche : "La note de frais a été remboursée. Un email a été envoyé à votre contact pour l'informer."
  5. Le statut de la note passe à "Remboursée"
Important : Cette action génère automatiquement l'écriture comptable de paiement dans le compte bancaire ou la caisse que vous avez sélectionné(e).
 

Enregistrement en comptabilité

La catégorie saisie par l’utilisateur détermine le compte comptable de dépense associé à l’écriture de la note de frais. Ces catégories ne sont pas modifiables pour le moment:
  • Fournitures → 606000
  • Location (véhicule, matériel) → 613000
  • Marketing et communication → 623000
  • Frais kilométriques → 624000
  • Frais de mission → 625000
  • Voyages et déplacement → 625100
  • Réceptions → 625700
  • Poste et télécommunications → 626000
  • Autres frais → 658000
 
Le processus de remboursement des notes de frais génère deux types d'écritures automatiques dans votre comptabilité :
1. À l'approbation (écriture d'engagement) :
  • Débit : Compte de charge (6xx) selon la catégorie de dépense
  • Crédit : Compte de tiers (467) lié au contact
2. Au remboursement (écriture de paiement) :
  • Débit : Compte de tiers (467)
  • Crédit : Compte en banque (512) ou Caisse (530)
 
Ces écritures sont automatiquement créées et vous pouvez les retrouver dans Comptabilité > Saisie.

 

Suivre l'historique des remboursements

Filtrer les notes de frais

Dans le module Comptabilité > Notes de frais, vous pouvez filtrer l'affichage par :
  • Statut : En attente, Approuvée, Remboursée, Refusée
  • Contact : pour voir toutes les notes d'une personne spécifique
  • Période : pour afficher les notes sur une plage de dates donnée

Consulter les détails d'une note remboursée

Pour les notes déjà remboursées, le panneau latéral affiche :
  • Toutes les informations initiales de la note
  • Payée le : la date du remboursement
  • Moyen de paiement : comment le remboursement a été effectué
  • Compte en banque ou Caisse : le compte utilisé pour le paiement

Raison du refus

Pour les notes refusées, le panneau latéral affiche la Raison du refus qui a été communiquée au membre.

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Commentaires

1 commentaire

Date Votes
  • VFA Compta CFE-CGC MGEN

    Bonjour,

    Ce nouveau module aurait tout son intérêt ou plus précisément aura un grand intérêt lorsqu'il sera possible de personnaliser les catégories comptables.

    A ce jour, je n'utilise pas les catégories prédéfinies et ne compte pas les utiliser.

    J'espère que la personnalisation des catégories comptables arriveras rapidement pour nous permettre d'utiliser cette fonctionnalité qui nous feras gagner du temps.

    Merci, Damien de https://www.cfe-cgc-mgen.fr/

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