La facturación de tu suscripción se calcula en función del número de contactos que haya en tu base de datos en la fecha de renovación de tu suscripción.
Este artículo te ayuda a entender cómo funciona la facturación. En concreto:
- Definición de "contacto"
- El sistema de tramos
- El calendario de facturación
- Cálculo de la facturación por exceso de contactos
Definición de "contacto"
Un contacto puede ser un socio, donante, voluntario, empleado, etc. En otras palabras, cualquier persona con ficha de perfil en Comunidad > Contactos es un contacto y se tiene en cuenta en la facturación.
Puedes consultar fácilmente el número de contactos en dos sitios:
- En el Panel de control;
- O revisando el número de filas (número de fichas de perfil) en Comunidad > Contactos.
Nota: si tienes acceso a la aplicación Entidades, cada entidad cuenta como un contacto, igual que una persona física.
Sistema de tramos
Tu suscripción se basa en tramos según el número de contactos.
Ejemplo: la oferta Sérénité a 26 € te permite gestionar tu asociación con un máximo de 50 contactos.
Eliges tu tramo base en el momento de contratar tu suscripción a Poplico.
Para que no te quedes bloqueado en los momentos de mayor actividad (apertura de altas, campañas de donaciones, etc.), la plataforma te permite superar el número de contactos de tu tramo.
Sin embargo, si mantienes un número de contactos superior a tu tramo durante el periodo de facturación (ver sección siguiente), se generará una factura adicional.
Para evitar esta facturación adicional, tienes varias opciones:
- Archivar los contactos que ya no están activos (ver el artículo: archivar una persona). Los contactos archivados siguen siendo accesibles en la base de personas archivadas, pero no se contabilizan en la facturación como los contactos activos.
- Cambiar de tramo si tu asociación está creciendo. Subir de tramo suele ser más rentable que recibir facturas adicionales cada mes por exceso de contactos.
Calendario de facturación
La facturación de los extras (contactos adicionales y otras ofertas opcionales) se realiza cada mes.
Normalmente coincide con la fecha de renovación de tu suscripción, aunque puede producirse con un pequeño desfase.
Tienes una suscripción mensual
Si superas tu tramo, tu asociación recibirá una sola factura con el importe de la suscripción y el exceso al mismo tiempo.
Esa factura incluirá el coste de la suscripción del mes siguiente y todos los extras del mes anterior.
Tienes una suscripción anual
En este caso, la facturación de los extras (contactos adicionales y otras ofertas opcionales) también se realiza cada mes.
Se emitirá una factura con todos los extras del mes anterior.
Si superas tu tramo en el momento en que se ejecuta la facturación, se te cobrará el exceso.
Cálculo de la facturación por exceso de contactos
Veamos dos ejemplos concretos para entender cómo se calcula.
Somos una asociación con una suscripción a la oferta Sérénité. Tenemos 40 contactos y pagamos anualmente 312 €. Empezamos la suscripción el 15 de enero.
Exceso sin facturación adicional
Escenario 1
Abrimos el periodo de altas unos días después.
Llegamos a 70 contactos. El 10 de febrero, archivamos los socios del año anterior que no han renovado su membresía.
Tras archivarlos, volvemos a 48 contactos.
- El 15 de febrero seguimos dentro de nuestro tramo (máximo 50 socios).
- Aunque hayamos superado el tramo durante esos 30 días, en la fecha de renovación de la suscripción estamos dentro del límite. No se emite ninguna factura adicional.
Exceso con facturación adicional
Escenario 2
Esta vez, abrimos las altas y la campaña de donaciones al mismo tiempo. Las dos acciones llevan a la asociación de 40 personas a 130 contactos.
Todo el mundo está activo y no archivamos a nadie antes del 15 de febrero. Superamos nuestro tramo (limitado a 50 contactos) e incluso el siguiente (limitado a 100 contactos).
Calculemos el coste adicional a facturar:
- El coste del tramo base (1 a 50 contactos), prorrateado al mes, es de 26 €. Ya lo hemos pagado al contratar la suscripción.
- El coste del tramo en el que nos encontramos (101 a 150 contactos) es de 37 €. Ese importe no está pagado.
La diferencia es de 37 € - 26 € = 11 € a pagar.
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