Para añadir tus socios de forma masiva, puedes importarlos mediante un archivo Excel. Preparar el archivo con antelación reduce el tiempo dedicado a corregir errores durante la importación y es la mejor forma de garantizar que tu base de datos esté limpia y que la información introducida sea válida.
Este artículo trata los siguientes puntos:
Buenas prácticas de importación
Configurar los campos de información
Durante una importación, Poplico relacionará:
- Los campos de información creados en la plataforma desde la página Comunidad > Configuración;
- Las columnas de tu archivo Excel y los valores que contienen.
Es necesario crear un campo de información en la plataforma por cada columna de tu Excel. Consulta este artículo para más información sobre la configuración de estos campos.
Usar el archivo de ejemplo
La forma más sencilla de evitar errores durante la importación es utilizar el archivo de ejemplo descargable desde la página de importación Comunidad > Contactos > +AÑADIR > Importar personas.
Usar este archivo tiene varias ventajas:
- Incluye todos los campos de información creados desde Comunidad > Configuración;
- Cada columna utiliza un formato de número adaptado a los valores que contiene (texto, fecha, número, etc.).
Si el formato fecha se convierte a número en Excel, por ejemplo la fecha 16/08/2017 pasará a mostrarse como el número 42963, lo que generará un error que tendrás que corregir durante el proceso de importación.
También hay disponible un archivo con valores de ejemplo desde Comunidad > Importar personas. Solo tendrás que sustituir esos valores por los tuyos antes de realizar la importación.
Reglas y formatos a respetar
Identificador único
Si tu identificador único es el email, todos tus socios deben tener un email (distinto para cada uno).
Del mismo modo, si tu identificador es un campo específico (como un número de registro o de licencia), todos los socios deben tener ese identificador cumplimentado.
Consulta la página Comunidad > Importar personas > Consultar la guía de importación para obtener recomendaciones específicas sobre los campos creados en tu plataforma.
Campos de información predeterminados
Los campos Apellidos y Nombre son obligatorios y no pueden ser idénticos.
Los valores que puedes utilizar para el campo Sexo al rellenar tu archivo Excel son: "M.", "Mr", "Monsieur", "Masculin", "M" para hombres, y "Mme", "Mme.", "Mlle", "Mlle.", "Madame", "Féminin" para mujeres.
Atención: en la plataforma, el campo "Sexo" solo mostrará los valores "Féminin", "Masculin" y "Non précisé".
Los números de teléfono deben tener entre 6 y 14 dígitos y estar en formato internacional, por ejemplo +346XXXXXXXX para España.
Si tienes dudas sobre la validez de tus números de teléfono, te recomendamos verificarlos antes de importar (te sugerimos esta herramienta). Los números falsos serán rechazados.
Los emails no deben contener acentos y deben tener el formato "___@___.__".
Los campos de Fecha deben estar en formato DD/MM/AAAA o DD/MM/AA. Si la fecha incluye la hora (DD/MM/AAAA/HH:MM), deberás eliminar la parte correspondiente a la hora (HH:MM).
Las columnas Ciudad, Código postal y País son obligatorias y deben completarse junto con la columna Dirección.
- La dirección debe ser completa para poder ser verificada. Si hay algún error en la dirección introducida, se tomará como referencia la dirección del centro de la ciudad.
- El código postal debe corresponder al país indicado y respetar el formato de ese país.
Campos personalizados
Si creas un campo que solo acepta determinados valores predefinidos (campo de tipo lista desplegable o selección múltiple), los valores introducidos en el Excel deben ser exactamente iguales a los definidos en Comunidad > Configuración. Si, por ejemplo, una palabra está escrita de forma distinta (incluyendo mayúsculas y minúsculas), el valor no será aceptado.
Si una misma persona tiene varios valores seleccionados, estos deben separarse con el carácter "|", por ejemplo: Domingo|Jueves.
Los campos de tipo texto tienen un límite de 255 caracteres, y los campos de tipo numérico deben estar en formato numérico (es decir, "1", "1.2" o "1,2").
Los campos de tipo dirección web (URL) deben tener el formato "misitio.ext" (ej. ejemplo.es) o "subdominio.misitio.com".
Existe un campo de tipo Documento adjunto que permite subir un documento. Sin embargo, no es posible incluir estos archivos en el Excel para importarlos de forma masiva.
Es posible que algunas celdas de tu archivo contengan saltos de línea. Como no se aceptan durante la importación, te recomendamos eliminarlos directamente en el archivo Excel.
Trucos para limpiar un archivo
Eliminar duplicados
Esta comprobación permite eliminar los duplicados tomando como referencia una o varias columnas.
Te recomendamos este artículo para una explicación detallada sobre cómo eliminar duplicados.
Si importas un socio que ya se registró a través de uno de tus formularios o que fue importado anteriormente, Poplico detectará el duplicado cuando el apellidos + nombre + código postal o email coincidan, y fusionará los perfiles.
Buscar y reemplazar valores
Esta herramienta, accesible mediante el atajo de teclado "Ctrl+F" (PC) o "Cmd+F" (Mac), permite encontrar todas las celdas que contienen valores que coinciden con el criterio de búsqueda elegido.
Después puedes reemplazar esos valores, uno a uno o de forma masiva. Resulta especialmente útil para sustituir valores sencillos, como los del campo Sexo (H, M).
Consulta este tutorial para más información sobre la función Buscar/Reemplazar.
Eliminar saltos de línea
Para eliminar los saltos de línea, utiliza la función Buscar/Reemplazar y sigue estos pasos:
- Busca "Alt + 010": esto detectará los saltos de línea;
- Reemplaza por " ": esto sustituirá todos los saltos de línea por un espacio.
Consulta este tutorial para más información sobre cómo eliminar los saltos de línea.
Para ir más lejos
Te invitamos a consultar los siguientes artículos para profundizar en el tema:
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