Como administrador, tu tarea es revisar, aprobar y reembolsar las notas de gastos enviadas por tus socios y empleados. Poplico te permite gestionar todo el proceso de reembolso de forma sencilla y centralizada. En este artículo te explicamos cómo hacerlo.
Este artículo trata los siguientes puntos:
- Consultar las notas de gastos pendientes
- Aprobar o rechazar una nota de gastos
- Reembolsar una nota de gastos aprobada
- Consultar el historial de reembolsos
Consultar las notas de gastos pendientes
Acceder al módulo de gestión
Para ver todas las notas de gastos enviadas por tus socios:
- Ve a Contabilidad > Notas de gastos
- Verás la lista de todas las notas de gastos con su estado:
- Pendiente: notas enviadas que requieren tu validación
- Aprobada: notas validadas pendientes de reembolso
- Reembolsada: notas ya reembolsadas
- Rechazada: notas que no han sido aceptadas
Revisar una nota de gastos
Para ver el detalle de una nota de gastos:
- Haz clic en el icono de "Ojo" a la derecha de la nota correspondiente
- Se abre un panel lateral con toda la información:
- Contacto: la persona que ha enviado la nota
- Fecha del gasto: cuándo se realizó el gasto
- Justificante: el recibo o la factura adjunta (haz clic para abrirlo)
- Motivo del gasto: la descripción facilitada por el socio
- Categoría: el tipo de gasto (transporte, restauración, etc.) — Se puede modificar si la categoría introducida por el usuario no es correcta.
- Importe: la cantidad a reembolsar
Aprobar o rechazar una nota de gastos
Aprobar una nota de gastos
Si la nota de gastos es correcta y todos los justificantes están en orden:
- En el panel lateral de la nota de gastos, haz clic en "Aprobar"
- Aparece un mensaje de confirmación: "La nota de gastos ha sido aprobada. Se ha enviado un email a tu contacto para informarle. Ahora puedes proceder al reembolso con el método que prefieras. Una vez realizado el pago, no olvides actualizar el estado de la nota de gastos."
- El estado de la nota cambia a "Aprobada"
- El socio recibe automáticamente un email informándole de que su nota ha sido aprobada y que pronto recibirá el reembolso
Importante: Al aprobar la nota, se genera automáticamente un asiento contable de devengo en la cuenta correspondiente según la categoría de gasto seleccionada.
Rechazar una nota de gastos
Si la nota de gastos no es correcta (justificante ausente, error, importe excesivo, etc.):
- En el panel lateral de la nota de gastos, haz clic en "Rechazar"
- Se abre una ventana donde debes seleccionar el motivo del rechazo:
- Justificante ausente o no válido
- Error de introducción de datos o incoherencia
- Gasto fuera de plazo o del período autorizado
- Gasto no conforme con la política interna
- Importe excesivo o no justificado
- Gasto personal o no profesional
- Selecciona el motivo adecuado y haz clic en "Rechazar la nota de gastos"
- El socio recibe automáticamente un email informándole del rechazo con el motivo, y puede enviar una nueva nota si es necesario
Importante: Para los dos primeros motivos de rechazo, el usuario puede corregir la nota de gastos y volver a enviarla mediante un enlace que encontrará en el email recibido.
Reembolsar una nota de gastos aprobada
Realizar el reembolso
Una vez aprobada la nota de gastos, debes realizar el reembolso fuera de la plataforma (mediante transferencia bancaria, cheque, efectivo, etc.).
Tras realizar el pago, debes actualizar el estado de la nota de gastos en Poplico:
- Abre la nota de gastos aprobada
- En el panel lateral, sección "Reembolso", completa:
- Fecha del pago: la fecha en que realizaste el reembolso
- Forma de pago: selecciona el método utilizado (Transferencia, Cheque, Efectivo, etc.)
- Cuenta bancaria o Caja chica: según la forma de pago elegida
- Haz clic en "Confirmar el reembolso"
- Aparece un mensaje de confirmación: "La nota de gastos ha sido reembolsada. Se ha enviado un email a tu contacto para informarle."
- El estado de la nota cambia a "Reembolsada"
Importante: Esta acción genera automáticamente el asiento contable de pago en la cuenta bancaria o caja chica que hayas seleccionado.
Registro contable
La categoría introducida por el usuario determina la cuenta contable de gasto asociada al asiento de la nota de gastos. Estas categorías no son modificables por el momento:
- Suministros → 606000
- Alquiler (vehículo, material) → 613000
- Marketing y comunicación → 623000
- Gastos de kilometraje → 624000
- Gastos de misión → 625000
- Viajes y desplazamientos → 625100
- Recepciones → 625700
- Correos y telecomunicaciones → 626000
- Otros gastos → 658000
El proceso de reembolso de notas de gastos genera dos tipos de asientos automáticos en tu contabilidad:
1. Al aprobar (asiento de devengo):
- Debe: Cuenta de gasto (6xx) según la categoría de gasto
- Haber: Cuenta de tercero (467) vinculada al contacto
2. Al reembolsar (asiento de pago):
- Debe: Cuenta de tercero (467)
- Haber: Cuenta bancaria (512) o Caja chica (530)
Estos asientos se crean automáticamente y puedes consultarlos en Contabilidad > Asiento contable.
Consultar el historial de reembolsos
Filtrar las notas de gastos
En el módulo Contabilidad > Notas de gastos, puedes filtrar la vista por:
- Estado: Pendiente, Aprobada, Reembolsada, Rechazada
- Contacto: para ver todas las notas de una persona concreta
- Período: para mostrar las notas en un rango de fechas determinado
Consultar los detalles de una nota reembolsada
Para las notas ya reembolsadas, el panel lateral muestra:
- Toda la información inicial de la nota
- Pagada el: la fecha del reembolso
- Forma de pago: cómo se realizó el reembolso
- Cuenta bancaria o Caja chica: la cuenta utilizada para el pago
Motivo del rechazo
Para las notas rechazadas, el panel lateral muestra el Motivo del rechazo que se comunicó al socio.
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