¿Has adelantado gastos para tu asociación? Poplico te permite enviar fácilmente tus notas de gastos online para solicitar un reembolso. Tanto si eres socio como administrador, este artículo te explica cómo declarar tus gastos.
Este artículo cubre los siguientes puntos:
Enviar una nota de gastos como socio
Acceder al formulario
Hay dos formas de acceder al módulo de notas de gastos:
A través del enlace de invitación:
- Tu asociación te ha enviado un enlace de invitación por email o por otro canal
Consulta el artículo específico: Invitar a los socios a declarar notas de gastos
A través de tu perfil:
- Inicia sesión en tu espacio personal en la plataforma de tu asociación
- Ve a tu perfil (icono en la parte superior derecha)
-
Haz clic en "Notas de gastos" en el menú
Rellenar el formulario de nota de gastos
Una vez en la página "Declarar notas de gastos", rellena los siguientes campos:
- Justificante: Es obligatorio adjuntar una foto o escáner de tu factura/ticket/recibo. Puedes arrastrar el archivo o hacer clic en "Añadir un archivo"
Si usas el móvil, también puedes hacer la foto directamente desde la app.
- Categoría: Selecciona el tipo de gasto (transporte, alojamiento, restauración, material, etc.)
- Fecha del gasto: Indica la fecha en la que realizaste el gasto
- Importe: El importe total que has pagado
- Motivo del gasto: Describe el motivo para facilitar la aprobación por parte del administrador.
Confirmar tu solicitud
Una vez completados todos los campos:
- Comprueba que todos los datos son correctos
- Haz clic en el botón "Enviar"
- Recibirás un email de confirmación
Tu nota de gastos quedará pendiente de validación por un administrador.
Enviar una nota de gastos como administrador
Como administrador, puedes enviar notas de gastos de dos formas: para ti mismo y para los socios.
A través del módulo Notas de gastos para todos los socios
Acceder al módulo:
- Ve a Contabilidad > Notas de gastos
- Haz clic en "Crear una nota de gastos"
- Busca el nombre del socio o crea su perfil directamente.
Rellenar y enviar:
- Adjunta el justificante
- Rellena los mismos campos que en la página "Declarar notas de gastos" (ver sección anterior)
- Haz clic en "Enviar la nota de gastos"
A través de tu perfil para uso propio
También puedes seguir el mismo proceso que los socios y acceder al formulario desde tu perfil personal.
La nota de gastos aparecerá con el estado "pendiente" en la lista de la página de gestión de notas de gastos.
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