La gestión de existencias de productos es complementaria a la creación de una Tienda Online.
En este artículo encontrarás:
- Crear existencias de productos
- Reabastecer o distribuir (pérdida) existencias
- Eliminar existencias
- Registrar existencias en contabilidad más adelante
- Otra forma de gestionar las existencias de productos
Crear existencias de productos
Crear existencias
Las existencias se crean desde Formularios > Tienda Online, en la pestaña "Gestión de existencias".
Para gestionar existencias, la contabilidad debe estar activada (Ajustes > Elección de funcionalidades) y configurada (con un período contable abierto).
También puedes acceder a la página de creación de existencias desde Contabilidad > Asiento contable → Gestión de existencias. Si aún no has creado ningún formulario, en la página Formularios > Tienda Online aparecerá un mensaje que te permitirá crear existencias directamente en contabilidad.
Una vez en la página de creación de existencias, haz clic en "Nuevo" a la derecha de la página.
Accederás a la página para añadir existencias. Deberás completar los siguientes campos:
- el nombre de las existencias;
- la cantidad;
- el valor unitario del producto;
- la fecha.
Editar existencias
Al hacer clic en el icono de ojo de la columna "Contab.", puedes editar o eliminar la información relativa al asiento contable de las existencias y su pago.
Reabastecer o distribuir (pérdida) existencias
"Distribuir" significa registrar las pérdidas de tus existencias.
Has hecho el inventario y, por desgracia, faltan 2 unidades. Puedes registrar esa pérdida haciendo clic en el botón "Distribuir".
Del mismo modo, haciendo clic en "Reabastecer", puedes añadir unidades a las existencias.
El proceso para reabastecer o distribuir existencias es el mismo que para crearlas: primero indica la cantidad, el valor unitario y la fecha y, si quieres registrar este movimiento en contabilidad, los datos contables (cuenta, forma de pago, cuenta bancaria).
Eliminar existencias
Caso general
Ve a Formularios > Tienda Online → Gestión de existencias para acceder a la lista de tus existencias. Haz clic en Detalle (icono de lápiz) de las existencias que quieres eliminar.
La opción Eliminar estará disponible.
Casos especiales
En algunos casos no es posible eliminar las existencias directamente. Por ejemplo, si están vinculadas a un asiento contable. Primero deberás eliminar el asiento y luego las existencias.
Si se han añadido otros movimientos de existencias, deberás eliminar los movimientos de reabastecimiento/distribución antes de poder eliminar las existencias iniciales.
Si una venta vinculada a existencias ha sido objeto de un reembolso, se genera un movimiento de reabastecimiento que no se muestra en la interfaz. En ese caso, no podrás eliminar las existencias iniciales.
Registrar existencias en contabilidad más adelante
Has creado existencias pero no las has registrado en contabilidad en ese momento. Ahora quieres hacerlo, sobre todo para valorarlas en el cierre contable de tu ejercicio.
Ve a la página de gestión de existencias, accesible desde cualquiera de estas rutas:
- desde Contabilidad > Cierre contable: en la página de cierre, en la sección "Valorar tus existencias", haz clic en Continuar.
Una vez en la página de valoración, un mensaje te informará de las existencias que no aparecen porque no se han registrado en contabilidad. Haz clic en "Editar existencias";
- desde Formularios > Tienda Online > pestaña Gestión de existencias;
- desde Contabilidad > Asiento contable > Gestión de existencias.
Una vez en la página con el listado de existencias, haz clic en el icono de ojo (Detalle) de las existencias que quieras editar.
En la página de detalle, si las existencias no están registradas en contabilidad, la columna "Contab." aparecerá vacía, como en el ejemplo de abajo. En caso contrario, aparecerá un icono de ojo.
Haz clic en el icono de lápiz para editar las existencias.
En la página de edición de las existencias, marca "Registrar en contabilidad". Podrás entonces indicar la cuenta contable afectada, la forma de pago y la cuenta bancaria o caja chica utilizada, tal como se explica más arriba.
También podrás completar el resto de información relacionada con el pago —siempre que la hayas activado en tus Ajustes—: adjuntar una factura, añadir comentarios, indicar un pago posterior o el IVA.
Una vez completados los campos, haz clic en Guardar.
Otra forma de gestionar las existencias de productos
Puedes gestionar el número de productos (o plazas) disponibles sin necesidad de crear existencias. Para ello, ve al paso 2 - Productos y tarifas de tu formulario.
Para cada artículo configurado, puedes limitar las unidades disponibles. Solo tienes que activar esta opción en los ajustes de tus formularios (accesible desde Ajustes > Formularios y entradas, en la sección "Control de inscritos"): Limitación del número de participantes por tarifa / modalidad específica.
Una vez activada, vuelve a la página de configuración de tu formulario, al paso 2. En cada producto y/o tarifa, haz clic en el botón "+ opciones" para activar y definir el límite de registros posibles para esa tarifa.
Solo tienes que marcar la casilla "Cantidad máxima disponible" y rellenar el campo "Cantidad máx" antes de confirmar la tarifa. Guarda el formulario para publicar los cambios.
Para saber más sobre el control del número de inscritos en una tarifa o formulario, consulta nuestro artículo dedicado: Controlar el número de inscritos en los formularios y entradas.
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