Registrar en contabilidad los pagos recibidos a través de un enlace de pago

La funcionalidad "Enlace de pago" te permite cobrar fácilmente pagos con tarjeta bancaria para tu asociación.

Para ahorrarte tiempo, el pago recibido se registra automáticamente en tu contabilidad. Este artículo explica cómo funciona y qué pasos seguir para tener la contabilidad al día.

• Los asientos contables de un pago recibido mediante un enlace de pago
• Conciliar el pago con una deuda existente
• No existe ninguna deuda correspondiente: ¿qué hacer?

Los asientos contables de un pago recibido mediante un enlace de pago

El registro contable de un pago afecta a 2 cuentas:

• tu monedero online, donde llega el dinero = 517
• la cuenta de tercero de la persona que paga = 467

Ejemplo:

Puedes consultar toda esta información en el libro diario de tu monedero online, accesible desde Contabilidad > Documentos → Libro diario, seleccionando "Monedero online" en el menú desplegable.

Conciliar el pago con una deuda existente

Veamos un ejemplo para ilustrarlo:

• Has creado un formulario de alta con distintas formas de pago: tarjeta bancaria, cheques, efectivo, etc.
• Juan se ha registrado en el formulario de alta e indicó que pagaría su membresía de 120 € con cheque. El ingreso de la membresía queda registrado, pero el cheque nunca llega y no se registra ningún pago en contabilidad.
• Le envías un enlace de pago para reclamarle los 120 € que te debe.
• Él paga a través del enlace de pago.

¿Cómo conseguir que su membresía aparezca como pagada en tu contabilidad?

• Ve a Contabilidad > Asiento contable → Seguimiento de deudas y créditos.

• Usa los filtros para localizar los 2 asientos que te interesan: la deuda y el pago.

• Selecciónalos y haz clic en "Agrupar pagos".

Atención: solo es posible agrupar estos asientos si están vinculados al mismo tercero. Si tu deuda no está asociada al contacto que realizó el pago, abre el detalle del asiento y vincúlalo al contacto.

Los dos asientos quedan así vinculados: la membresía —ya pagada— desaparece de las deudas pendientes.

Ten en cuenta que la deuda puede provenir del registro manual de un ingreso desde Contabilidad > Asiento contable → Registrar un ingreso, en el que hayas indicado un pago posterior. El proceso es exactamente el mismo.

No existe ninguna deuda correspondiente: ¿qué hacer?

Veamos un ejemplo para ilustrarlo:

• Envías un enlace de pago a Juan para reclamarle los 120 € que te debe por un concepto anterior que nunca se registró en contabilidad.
• Él paga a través del enlace de pago.
• El pago queda registrado en tu contabilidad.

Por tanto, hay que crear el ingreso contable que corresponde al pago recibido.

Se trata del pago de una donación o una membresía

En este caso, te recomendamos utilizar una campaña de donaciones o un formulario de alta si dispones de uno en tu plataforma: así podrás registrar al pagador como donante o socio de tu asociación y tratarlo como tal en tu Comunidad. De este modo, tendrás una gestión mucho más ordenada.

Veamos el ejemplo del pago de una membresía (el proceso es el mismo para las donaciones):

• Desde Formularios > Membresías, haz clic en Gestionar socios en el formulario que te interese.

  

• Haz clic en "Añadir un socio" en la parte derecha de la pantalla.

• Introduce los datos solicitados: apellidos, nombre, correo electrónico y modalidad elegida. Si la persona ya está en tu comunidad, vincula su membresía a su contacto. En la página siguiente, completa si es necesario la información adicional sobre el contacto.

  

• En el paso de registro del pago, haz clic en "Hacerlo más tarde" en la parte superior de la pantalla y guarda.

• Una vez registrada la membresía con el pago indicado como no recibido, se crea un asiento de deuda pendiente.

  

• A partir de aquí, solo tienes que seguir los pasos detallados más arriba: Conciliar el pago con una deuda existente.

Se trata de otro tipo de pago

En este caso, ve a Contabilidad > Asiento contable → Registrar un ingreso.

Introduce los distintos datos y marca la casilla "Pago posterior" (si no aparece, asegúrate de haber activado la contabilidad por devengo desde Configuración > Contabilidad).

Guarda.

Ahora que ya tienes creada la deuda pendiente, sigue los pasos detallados más arriba: Conciliar el pago con una deuda existente.