Peut-on gérer des devis et des factures sur AssoConnect ?

Cette question récurrente méritait bien qu'on lui dédie un article. Voici les réponses tant attendues.

• Qu'est-il possible de faire sur AssoConnect ?
• Comment générer des factures à la demande sur AssoConnect ?

Qu’est-il possible de faire sur AssoConnect ?

❌ AssoConnect ne permet pas de générer des devis.

✅ Mais l’outil vous permet de générer automatiquement des factures, en lien avec les formulaires. Cela peut vous permettre d’en créer à la demande.

A noter : il s’agit d’une solution de contournement de l’usage initial de la fonctionnalité. Dans la mesure où elle est utile, nous la partageons ici, même si ce n’est pas son usage premier.

Comment générer des factures “à la demande” sur AssoConnect ?

Admettons que vous ayez besoin de générer une facture pour une prestation de service ou la vente d’un produit totalement extérieure à AssoConnect.

Prenons l’exemple d’une intervention rémunérée auprès d’un organisme. Une fois la prestation effectuée, l’organisme vous réclame une facture.

Créer une boutique en ligne

Activez la fonctionnalité “Boutique” depuis Paramètres > Choix des fonctionnalités.

Vérifiez que vous avez bien paramétré vos factures depuis Paramètres > Reçus fiscaux et factures.

Une fois ces éléments faits, allez dans Formulaires > Boutique en ligne → Créer une page de vente de produits.

Concentrez-vous surtout sur l’étape 2 “Produits et tarifs” : paramétrez ici ce pour quoi vous avez besoin d’une facture. Au besoin, indiquez la TVA. Enregistrez.

Complétez les autres étapes.

A l’étape 5 “Publication”, sélectionnez simplement “Pas de formulaire public” puisque ce formulaire est uniquement dédié à un usage interne, pour la génération de la facture.

Enregistrez.

Enregistrer l’achat sur la boutique

Rendez-vous dans l’onglet “Acheteurs” du formulaire que vous venez de créer.

Cliquez sur “Ajouter un inscrit”.

Renseignez les informations. Rien ne sera envoyé à l’adresse mail renseignée si vous ne cochez pas “Envoyer le justificatif par mail”

Cliquez sur “Continuer”.

Vous arrivez sur la page d’enregistrement du paiement.

Deux solutions :

• Si vous souhaitez accéder à une facture “Non acquittée”, cliquez sur “Le faire plus tard”
• Si vous souhaitez accéder à une facture “Acquittée”, renseignez les informations de paiement

Enregistrez.

A noter : cette étape génère les écritures comptables automatiques dans votre comptabilité, c’est-à-dire la recette (et éventuellement le paiement) associé à l’opération.

Accéder à la facture

Depuis l’onglet “Acheteurs”, vous retrouvez l’achat que vous venez d’enregistrer.

Cliquez sur le détail de la transaction.

La facture a été générée automatiquement. Vous y accéder en haut de la page.

Tant que la prestation n’est pas indiquée comme payée, la facture est “Non acquittée”.

Une fois qu’un paiement est enregistré (ce que vous pouvez avoir fait dès l’étape précédente), elle apparait comme acquittée.

Quel que soit le statut de la facture, vous pouvez la télécharger en PDF et l’envoyer à vos interlocuteurs.