L’annuaire peut vous être utile pour présenter les membres de votre bureau, ou encore l’équipe organisatrice d’un événement, par exemple. Il est particulièrement utile aux associations professionnelles et d’alumni.
Depuis votre plateforme, dans le module Site internet, vous avez la possibilité de créer autant de pages d’annuaire que nécessaire. Voyons de plus près comment procéder.
Activer l’annuaire
Assurez-vous de bien avoir activé l’annuaire dans la liste des fonctionnalités. Pour cela, rendez-vous dans Paramètres > Choix des fonctionnalités et cliquez sur le bouton Activer.
Créer un annuaire
Désormais, l’annuaire apparaîtra dans Site internet > Modèles de pages > Pages d’annuaire. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton Nouvel annuaire pour créer le vôtre !
Vous ne pouvez créer un annuaire que depuis les modèles de pages. Il n’est pas possible d’inclure un annuaire sur une page personnalisée. Toutefois, vous pouvez afficher sur ces dernières des personnes et leurs coordonnées, sans passer par le format annuaire.
Paramétrer l’annuaire
Définir les personnes à afficher
Vous devez à présent paramétrer votre annuaire avant de le mettre en ligne. Commencez par définir qui doit y apparaître.
- “Communauté” affichera toutes les personnes enregistrées dans votre base de contacts ;
- “Administrateurs” n'affichera que les personnes administratrices de votre plateforme (définies dans Paramètres > Administrateurs). Cela peut être les personnes du bureau de l'association, mais pas seulement ;
- “Certains groupes” vous permet d'afficher les personnes de votre communauté appartenant à un ou plusieurs de vos groupes. Par exemple, vous souhaitez afficher les inscrits à un cours ? Créez un groupe avec ces inscrits et sélectionnez cette option ;
- “Adhérents” et “Donateurs” vous permettent d'afficher dans l’annuaire les personnes respectivement identifiées comme adhérentes et donatrices au sein de votre base de données.
La visibilité de la page d'annuaire se définit à une autre étape, lors de la mise en ligne de votre page.
Choisir les informations à afficher
Ensuite, déterminez les informations à afficher sur la fiche profil de chacun.
- “Pas affiché” : le champ n’apparaîtra pas dans l’annuaire ;
- “En 1ère page” : le champ sera directement visible en arrivant sur la page ;
- “Au clic sur détail” : le champ n’est visible qu’une fois que la personne visitant l'annuaire a cliqué sur la fiche pour accéder au détail des informations.
Cliquez sur "Enregistrer" une fois les champs à affichés paramétrés.
Vous pouvez évidemment personnaliser et ajouter des champs d’informations : ce sont les mêmes que ceux que vous avez créés pour les fiches des membres de votre communauté (dans Communauté > Paramétrage).
Pour en savoir plus : Paramétrer les informations de sa base de données de contacts
Seuls sont proposés les champs visibles par l’inscrit lui-même. Les champs visibles uniquement par les administrateurs n'apparaissent pas parmi les informations qu'il est possible d'afficher dans la page d’annuaire.
Publier l'annuaire
Mettre en ligne l'annuaire
Une fois votre annuaire créé et paramétré, il est temps de le mettre en ligne !
Rendez-vous dans Site internet > Menus et pages. L'annuaire que vous venez de créer se trouvera parmi les Brouillons.
Il vous est également possible de créer une page d'annuaire en cliquant sur le bouton "Nouvelle page" puis en choisissant le type de page "Annuaire".
Déplacez votre page des brouillons vers le bloc central, sous le menu de votre choix, pour la publier.
Pour en savoir plus sur la publication et l'organisation des menus et pages, consultez notre article au préalable : Changer l'ordre des menus et des pages de son site internet
Définir et restreindre la visibilité de votre annuaire
Avant ou après avoir publié votre page, vous pouvez choisir à quel public vous souhaitez la rendre visible. Pour cela, passez votre souris sur les 3 points à côté du nom de votre page et, dans les options qui s'affichent, cliquez sur Nom et visibilité de la page.
Une fenêtre s'ouvre, vous permettant de définir à qui vous souhaitez afficher cette page, et modifier le nom si besoin. Si vous choisissez une autre option que "Ouvert à tous", seules les personnes enregistrées dans votre Communauté, connectées et membres du groupe choisi pourront accéder à votre page.
Définir le format de l’annuaire
Vous avez le choix entre deux formats pour l’affichage de votre annuaire, en fonction de ce qui est le plus pertinent pour vous : le format liste, ou le format carte.
Le format carte n’est proposé que si le champ “Adresse postale” est sélectionné parmi les informations à afficher.
Le format liste vous permet d’afficher un joli trombinoscope sur votre page, et d’incarner votre communauté.
Le format carte vous permet d’accéder rapidement à une fiche profil en fonction de la géolocalisation de la personne (utilisez les +/- en-haut à gauche de votre carte pour vous approcher ou vous éloigner d'une localisation et voir plus de détails).
Il ne vous reste plus qu’à enrichir le site internet de votre association avec les annuaires des membres de votre communauté, pour permettre de bien identifier les visages et les rôles de chacun !
À noter : l'affichage des personnes se fait par ordre alphabétique selon le nom de famille. Il n'est pas possible de modifier cet ordre.
Pour aller plus loin :
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