Algunas cuentas generales, las cuentas de terceros, pueden desglosarse en cuentas auxiliares.
Se trata principalmente de las cuentas de clientes y proveedores. Esta subdivisión permite llevar un seguimiento contable más preciso de las facturas y los pagos de cada uno de tus terceros.
En este artículo tratamos los siguientes puntos:
- Todo sobre la contabilidad auxiliar
- Activar la contabilidad auxiliar en el software
- Funcionamiento de la contabilidad auxiliar en el software
Todo sobre la contabilidad auxiliar
En contabilidad, una cuenta auxiliar es una subdivisión de una cuenta general. En la práctica, las cuentas auxiliares solo se crean para las cuentas de terceros, es decir, las cuentas de Proveedores (401) y Clientes (411).
Si tienes proveedores o clientes habituales, esta función te permite mejorar el seguimiento de los pagos para cada tercero. Así puedes:
- Localizar fácilmente las facturas de clientes sin cobrar y/o las facturas de proveedores pendientes de pago;
- Identificar fácilmente los duplicados en cada cuenta de cliente / proveedor.
Principio
La funcionalidad de «contabilidad auxiliar» permite vincular determinados asientos contables a un tercero.
El software no crea subcuentas contables para cada cliente / proveedor (p. ej. 411001 / 411002, etc.), pero sí te permite generar un libro mayor de clientes o de proveedores en Contabilidad > Documentos > Libro mayor para hacer el seguimiento de cada cuenta auxiliar.
Activar la contabilidad auxiliar en el software
Si manejas un volumen elevado de transacciones económicas y tienes algunos terceros clave, puede ser útil activar la funcionalidad de contabilidad auxiliar.
Activar la contabilidad auxiliar
Ve a Configuración > Contabilidad y activa la opción Contabilidad auxiliar.
Si no aparece en esa página, es porque todavía no has activado la «Contabilidad de devengo» en la configuración general.
Activar ambas opciones es gratuito e inmediato.
Crear las cuentas de terceros
Una vez activada la contabilidad auxiliar, puedes crear los terceros que quieras controlar. Para ello, ve a Contabilidad > Configuración y haz clic en Terceros.
Desde ahí puedes registrar proveedores y clientes. Los dos datos obligatorios son el nombre del tercero y su condición (proveedor/cliente).
Tu contabilidad auxiliar ya está lista para usar.
Ya puedes registrar asientos contables vinculándolos a un tercero desde Contabilidad > Asiento contable.
Para ello, marca la casilla «Vincular a un socio o a un tercero» al registrar un asiento y selecciona Proveedor o Cliente según se trate de un gasto o un ingreso. Los terceros activos que hayas creado aparecerán como sugerencias en el campo inferior.
En Contabilidad > Documentos, puedes seleccionar el Libro mayor de clientes y el Libro mayor de proveedores entre las opciones del Libro mayor.
Funcionamiento de la contabilidad auxiliar
Una vez activada la funcionalidad y creados tus primeros terceros, puedes empezar a vincular tus asientos contables a los distintos terceros y hacer el seguimiento del estado contable de cada cuenta auxiliar.
Veamos un ejemplo. Tienes el proveedor A y quieres llevar un seguimiento contable de él.
Has creado esta cuenta auxiliar en Contabilidad > Configuración > Terceros.
Recibes una factura de 2.000 € que debes registrar en el software.
Ve a Contabilidad > Asiento contable > Gasto y registra el gasto.
Marca la opción Vincular a una persona o un tercero y busca tu proveedor en el campo Proveedor, tal como se explica en esta sección.
Haz clic en Guardar y, una vez registrada la factura, podrás consultar en el Libro mayor y el Balance de sumas y saldos de Contabilidad > Documentos los asientos vinculados a tus proveedores, y en particular al proveedor A.
Si haces lo mismo con todos los proveedores y clientes para los que quieras crear una cuenta auxiliar, obtendrás un estado contable detallado para cada uno de ellos. Así podrás saber si el saldo de la cuenta es deudor / acreedor / nulo.
El funcionamiento es el mismo para los terceros clientes.
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