Tout savoir sur les demandes d'inscription (FAQ)

Cet article contient une liste non exhaustive des questions que nous avons reçues lors des webinaires et demandes d'aides sur cette fonctionnalité.

Au préalable, nous vous invitons à lire cet article décrivant le fonctionnement général de la fonctionnalité. Certaines réponses se trouvent déjà dans l'article et ne seront pas forcément reprises dans celui-ci.

Voici également le webinaire de présentation de la fonctionnalité. Celui-ci est aussi source de réponses aux questions, en plus de montrer la prise en main.

• Questions sur l'activation de la fonctionnalité
• Questions sur la configuration
• Questions sur ce que voit l'inscrit
• Questions sur la validation et le paiement
• Cas particuliers (listes d'attentes, gestion de réductions complexes, gestion multiactivités)

Questions sur l'activation de la fonctionnalité

Pour moi il y a deux types d'adhésions : nouvelles adhésions et ré-adhésions des membres (qui n'ont pas besoin d'être validés). Comment gérer ce cas ?

Si vous souhaitez faire la distinction, vous pouvez ici utiliser le module d'Adhésions "classique" pour les renouvellements d'adhésion et le module Demandes d'inscription pour les nouvelles adhésions. Ceci nécessitera par contre de créer un formulaire de chaque type. Si vous passez uniquement par un formulaire de type "Demandes d'inscription", tout le monde devra être validé avant d'être reconnu comme adhérent.

Peut-on dupliquer un formulaire d'adhésion sous la forme d'un formulaire avec demandes d'inscription ?

Non, les deux fonctionnalités sont différentes dans leur paramétrage et leur fonctionnement. Il faudra donc créer un formulaire de demandes d'inscription à partir de zéro.

Une fois créé, les formulaires soumis à validation sont duplicables.

Cette fonctionnalité suppose-t-elle d'avoir le site internet AssoConnect actif ?

Non, vous n'êtes pas obligé d'avoir un site internet actif avec AssoConnect pour bénéficier de cette fonctionnalité (ceci est aussi valable pour les autres collectes : événements et boutique).

Si l'application Site Internet n'est pas activée, vous aurez seulement la possibilité de communiquer votre formulaire par un lien.

Il peut s'agir au choix d'un lien url à communiquer par mail, sur les réseaux etc. ; ou d'un lien iframe à intégrer sur un site internet autre qu'AssoConnect (en savoir plus).

Je ne vois pas l'onglet "Inscrits à valider" dans mon formulaire. La fonctionnalité est pourtant bien activée. Comment est-ce que ça se fait ?

Si l'onglet "Inscrits à valider" n'est pas visible quand vous cliquez sur GÉRER votre formulaire, alors il est fort probable que vous ne soyez pas dans un formulaire soumis à validation, mais dans un formulaire d'adhésion classique. C'est quand vous créez un nouveau formulaire avec l'application activée que vous pourrez choisir si oui ou non vous souhaitez mettre en place les demandes d'inscriptions.

Est-ce que cela fonctionne pour les formulaires d'adhésion créées dans un groupe avancé ?

Oui, cette fonctionnalité est aussi disponible pour les groupes avancés. Il suffit de l'activer dans les fonctionnalités du groupe pour commencer à l'utiliser.

Questions sur la configuration

Comment faire s'il y a différents types d'adhésions ?

De la même manière que les adhésions classiques, vous pouvez enregistrer plusieurs formules d'adhésions (et prestations optionnelles).

💡 Si un inscrit se trompe d'adhésion, pas d'inquiétude. Vous pourrez rectifier ceci lors de la validation et lui prendre la bonne adhésion.

Comment demander des pièces-jointes du type certificat médical, autorisation de droit à l'image, etc. ?

De la même manière que pour les adhésions classiques, il faut d'abord créer le ou les champs dans le menu Communauté > Paramétrage. Veillez à bien choisir des champs de type "Document à télécharger". Une fois les champs créés, vous pourrez les demander de manière facultative ou obligatoire dans l'étape n°4 Formulaire de la configuration.

💡 Vous souhaitez mettre à disposition des inscrits des modèles de documents à remplir, pour qu'ensuite ils les déposent lors de leur inscription ? Dans ce cas mettez vos modèles en tant que pièce-jointe dans l'étape n°1 Informations générales de la configuration.

Si je limite le nombre de places pour un tarif en particulier, à quel moment la place est-elle décrémentée ? Lors de la demande d'inscription ? Lors de la validation par l'administrateur ? Après le paiement effectif ?

Le nombre de place est décrémenté à partir du moment ou l'inscrit est officiellement validé. C'est à dire :

• Pour un paiement hors-ligne, dès le clic sur la validation
• Pour un paiement en ligne, dès le premier paiement

Nous vous invitons à consulter la partie sur la gestion de liste(s) d'attente(s) si vous souhaitez creuser le sujet.

Pourquoi n'est-il pas possible de proposer le paiement par chèque ou virement ?

Il est tout à fait possible de le faire. Cependant la fonctionnalité permet d'envoyer un lien de paiement, lien qui est initile si le paiement se fait par chèque ou autrement qu'en ligne par carte bancaire avec notre prestataire. C'est pour cela qu'il n'y a que le paiement par carte bancaire (en une ou plusieurs fois) qui est proposé).

Nous notons cependant vos interrogations et allons essayer de clarifier les autres possibilités de paiement hors-ligne.

Peut-on spécifier des réductions et/ou configurer des réductions automatiques ?

Non. D'une part il n'est pas possible de configurer de réduction dans cette nouvelle fonctionnalité.

D'autre part, cette fonctionnalité ne revoit pas le système de réduction en ligne disponible pour les autres collectes (adhésions classiques, événement, boutique). La fonctionnalité permet par contre aux administrateurs de spécifier le montant.

Vous pourrez le faire, mais pas au niveau de l'étape 3 (Formulaire d'adhésion). Les réductions peuvent être spécifiées à l'étape n°1, dans la description du formulaire ou dans une pièce-jointe.

La réduction s'applique manuellement par l'administrateur lors de la validation d'une inscription.

Peut-on modifier un formulaire en cours d'année ? (changer la description, ajouter un nouveau tarif, etc.)

Oui, ceci est possible, quel que soit la modification que vous souhaitez faire.

Par contre, vous ne pourrez pas changer une inscription déjà validée ! Mais rien ne n'empêche au membre (ou à l'administrateur) de remplir un nouveau formulaire et, côté administrateur, d'envoyer un lien de paiement uniquement sur la nouvelle prestation choisie par l'inscrit.

Questions sur ce que voit l'inscrit

Cette nouvelle fonctionnalité est-elle utilisable sur tout site non AssoConnect ?

Oui, toutes les collectes de manière générale peuvent être intégrées dans un site qui n'est pas fait avec AssoConnect. Le lien pour l'intégration est récupérable dans l'onglet diffusion des collectes. C'est un lien iframe qui nécessite d'être intégré sur le site de votre choix. En savoir plus sur l'intégration iframe

Pourquoi lors de l'inscription (côté adhérents) les tarifs n’apparaissent pas ?

Aujourd'hui les tarifs n'apparaissent pas, car c'était une demande récurrente faite lors de l'étude pour la conception de cette fonctionnalité. Par ailleurs, les réductions n'étant pas disponibles sur cette fonctionnalité, l'absence de tarif n'engendre pas de confusion pour l'utilisateur. À noter que nous n'avons pas revu le système de réduction en ligne et qu'il n'aurait donc pas été possible de faire afficher à l'utilisateur des réductions en fonction du nombre d'activités choisies, etc.

Maintenant si vous souhaitez mettre à disposition votre grille tarifaire, plusieurs options s'offrent à vous :

• Renseigner les informations dans la description de votre formulaire (étape 1 de la configuration)
• Insérer une pièce jointe, toujours dans la description (étape 1 de la configuration)
• Renseigner le tarif dans la description de la formule d'adhésion (ou prestation optionnelle), en mettant par exemple "Adhésion - 50€" au lieu d'"Adhésion"

Le futur membre reçoit-il un courriel pour lui signaler qu'il est sur liste d'attente ?

Non. Pour le moment, il a juste une confirmation sur l'écran lors de son inscription. Vous pouvez néanmoins contacter de manière personnalisée ou en masse les inscrits à partir de l'onglet "Inscrits à valider" du formulaire.

Question sur la validation et le paiement

Est-ce qu'il est possible de changer la formule d'adhésion qu'un inscrit a choisi s'il s'est trompé ?

C'est tout à fait possible 🙂

Si le profil contient déjà des données dans le cadre d'une ré-adhésion par exemple, que deviennent les données déjà présentes dans le profil ?

Les données déjà présentes peuvent être mises à jour par l'inscrit dans un premier temps (comme pour les adhésions classiques), puis par l'administrateur au besoin lors de la validation.

Comment faire lorsque le tarif est dégressif pour le 2ème puis le 3ème membre de la famille ?

Vous avez deux solutions :

• Soit vous réduisez le tarif pour les personnes supplémentaires (passage d'une adhésion de 50€ à 40€ par exemple) ;
• Soit vous inscrivez une réduction en bas de la validation des membres. La réduction correspondra au montant total des réductions à appliquer. ❗ L'application d'une réduction entraîne une écriture en comptabilité (cf. question ci-dessous).

Peut-on affecter directement un inscrit validé à un groupe lorsqu'il fait une demande d'inscription ?

Oui, de la même manière que pour les adhésions "classiques", il faut paramétrer les tarifs (étape n°3 de la configuration) en cliquant sur +D'options et en liant le tarif à un groupe en particulier.

L'insertion dans le groupe lié au tarif ne se fera qu'une fois l'inscription validée.

Pourquoi peut-il y avoir 2 numéros d'inscriptions identiques ?

Si lors d'une demande d'inscription, deux membres ou plus sont inscrits via un même formulaire (cas possible s'il s'agit d'un couple, d'une famille ou d'un groupe), alors ils auront le même numéro d'inscription. La validation de l'inscription sera aussi commun au numéro de l'inscription.

Pour le lien de paiement, est-ce uniquement lié au prestataire d'AssoConnect ? Ou peut-on utiliser le notre ?

Le lien de paiement par carte bancaire (en une ou plusieurs fois) renvoie systématiquement au service de paiement partenaire d'AssoConnect. Il n'est pas possible de choisir un autre prestataire pour des raisons techniques (fonctionnement différents d'une banque à l'autre) et car les automatisations liant le paiement en ligne à la validation du membre + l'écriture comptable ne sont possible qu'avec notre prestataire.

Si cela ne convient pas à votre fonctionnement, vous pouvez toujours valider l'inscription sans envoyer de lien de paiement, puis renseigner le mode de paiement.

Si une réduction est appliquée lors de la validation, quel compte comptable est imputé ?

L'application d'une réduction impactera automatiquement le compte 709000 Ristourne. Ceci est lié aux automatisations du logiciel et ne peut pas être modifié. De manière générale, c'est ce compte comptable qui est impacté lorsqu'une réduction est saisie dans une collecte (adhésion, événement, boutique).

Si le compte 709 ne vous convient pas, vous pouvez toujours saisir une écriture de régularisation via la saisie avancée.

Un inscrit peut-il payer en plusieurs fois dans le cadre du paiement lié à une demande ?

Tout à fait. Pour un paiement en plusieurs fois en ligne par carte bancaire, il suffit d'avoir cocher l'option à l'étape n°5 de la configuration. Le nombre de paiements et le nombre d'échéances ne sera paramétrable que par l'administrateur (ex : si vous configurez un paiement en 3 fois avec 1 mois entre les paiements, ce paramétrage s'appliquera à tous les inscrits que vous validez).

Si le paiement se fait autrement qu'en ligne, vous pourrez définir le nombre d'échéances et le (ou les) moyen de paiement à votre convenance, comme il est déjà possible de le faire aujourd'hui. En savoir plus

Dans le cas d'un adhérent qui est membre d'honneur de l'association et à qui on propose la gratuité, comment faire pour que la comptabilité soit à 0 pour cette inscription ?

Lors de la validation, changer le prix de l'adhésion en mettant 0€, puis validez. Il n'y aura aucun impact en comptabilité.

Si vous souhaitez qu'une remise soit enregistrée, dans ce cas il suffit de laisser le prix de l'adhésion et de renseigner une réduction du même montant. Des écritures qui s'annulent seront enregistrées en comptabilité.

Quand est-ce que la personne intégre la base de données ?

L'intégration dans la base de données ne se fait que si vous validez l'inscription de la personne.

Si vous la validez avec un paiement hors-ligne, elle intégre la base directement.

Si vous la validez avec un paiement en ligne, l'intégration ne se fera qu'une fois le paiement effectué.

Pouvons-nous extraire les informations comptables ?

Oui, de la même manière que pour les adhésions "classiques" et les autres collectes.

A noter que les écritures comptables sont générées uniquement après la validation d'un membre. Tant que le membre est en attente, rien ne se passe.

En cas de paiement par carte bancaire avec notre prestataire, tout sera automatisée et vous pourrez récupérer l'argent sur votre compte en ligne.

Si la demande est refusée, y a-t-il moyen de paramétrer la réponse pour expliquer ?

Non, il n'y a par défaut pas de réponse pre-paramétrée. Avant de refuser l'inscription, vous pouvez cependant contacter la personne par mail, directement à partir de l'interface des inscrits en attente de validation. 

Peut-on d'abord attendre le paiement avant de valider l'inscription ?

Bien sûr. Si vous envoyez un lien de paiement en ligne, l'inscrit n'apparaîtra dans les adhérents qu'une fois que le paiement sera effectué. Pour les paiements hors-ligne, il suffit d'attendre de recevoir le paiement avant de valider l'inscription de la personne.

Est-il possible de faire payer une partie en ligne et l'autre partie autrement (chèque vacance, Pass'Sport, etc.) ?

C'est possible d'une certaine manière grâce aux demandes d'inscriptions !

Lisez cet article pour en savoir plus : Enregistrer des coupons de remises (ANCV, Pass'Sport etc.)

Cas particuliers (listes d'attentes, gestion de réductions complexes, gestion multiactivités)

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