Gérer les quotas en formule freemium

Avant de commencer

Vous utilisez la version gratuite du logiciel et ne pouvez donc pas accéder à toutes les fonctionnalités. Certaines actions sont également limitées en terme de nombre d'opérations possibles, comme par exemple les écritures comptables.

Cet article explique comment gérer ces limites lorsque vous vous y trouvez confronté(e).

Contacts listés dans la communauté

Sans abonnement, votre nombre de contacts maximum, c'est à dire le nombre de membres figurant dans la liste des Personnes enregistrées et disposant d'une fiche profil, ne pourra dépasser 30 personnes.

Il est possible d'archiver d'anciens profils, dont la présence a moins d'intérêt pour vous (anciens adhérents par exemple), afin de pouvoir ajouter de nouveaux membres. Pour ce faire, suivez les manipulations décrites dans cet article.

Écritures comptables enregistrées 

En version gratuite, vous ne pouvez saisir ou générer que 100 opérations comptables par an. Une écriture de recette associée à une écriture de paiement compte ici pour deux opérations.

Si cette limite est atteinte, vous pourrez toutefois continuer d'ajouter des paiements aux écritures déjà créées. Il sera par contre impossible de saisir une nouvelle écriture de dépense/recette.

Si vous souhaitez continuer à saisir plus d'écritures, une alternative est de saisir vos écritures de manière groupée, afin de rester sous la limite des 100 opérations. Vous pouvez ainsi saisir en une fois plusieurs recettes d'adhésion afin de les comptabiliser de manière globale.

Vous pouvez également supprimer des écritures existantes en suivant les manipulations expliquées dans cet article.

Compte administrateur 

Il est effectivement tentant d'ajouter plusieurs administrateurs afin de collaborer dans la gestion de l'organisation. Si cette option nécessite la souscription d'un abonnement, il est tout à fait possible d'utiliser le logiciel avec un seul compte administrateur.

Le partage de compte est une pratique fréquente lors de l'utilisation d'une formule gratuite et/ou limitée. Vous pouvez ainsi créer un compte et en partager l'accès au sein de votre équipe.

Il peut toutefois s'avérer intéressant d'envisager par la suite une formule permettant de donner un accès différencié à chacun. Cela permet de retirer les droits d'administrateur lorsqu'une personne quitte la structure ou de donner un accès à une partie limitée du logiciel.

Autre limitations 

Il existe enfin quelques limites supplémentaires propres à la version gratuite :

• Le nombre d'emails que vous pouvez envoyer est limité à 500 par mois.
• Certaines fonctionnalités avancées ne sont pas accessibles.