Enregistrer des immobilisations et des amortissements en comptabilité

Vous avez fait l'acquisition d'un bien qui peut être considéré comme immobilisable. Cet article présente les notions d'immobilisation et d'amortissement, et explique les écritures comptables associées.

Il aborde les points suivants :

• Qu'est-ce qu'une immobilisation ?
• Écritures comptables générées
• Enregistrer une immobilisation dans le logiciel
• Un message d'erreur s'affiche dans le Bilan

Qu'est-ce qu'une immobilisation ?

Définition d'une immobilisation

Comptablement parlant, il s'agit d'un actif qui sera utilisé sur une durée supérieure à l’exercice en cours. Une fourniture "consommable" (papier d'impression) ne rentre donc pas dans cette définition car il s'agit d'une charge, mais un ordinateur constitue bien une immobilisation.

On distingue principalement deux types d'immobilisations : 

• Les immobilisations corporelles, correspondant à des actifs "tangibles" comme du matériel, un véhicule ou un bien immobilier ;
• Les immobilisations incorporelles, qui reflètent des actifs "intangibles" comme des logiciels, des droits ou titres, ou encore des brevets.

Définition d'un amortissement

Une immobilisation fait l'objet d'un amortissement, qui permet de constater sa perte de valeur au terme de l'exercice. Celle-ci peut-être due à l'usage, l'usure, l'obsolescence ou au temps écoulé.

Cette valeur est lissée sur la durée d'utilisation de l'immobilisation, qui doit être déterminée en amont. Elle correspond à la durée réelle d'utilisation estimée au moment de la saisie.

Un amortissement prend donc la forme d'une série d'écritures réparties sur différents exercices qui répartissent le coût du bien sur sa durée d'utilisation. Le résultat de l'organisation sera donc diminué chaque année du montant correspondant à cette perte de valeur. 

Écritures comptables générées

Comptabilisation des immobilisations

Lorsqu'un achat donne lieu à une immobilisation, l'écriture passée impacte une catégorie de classe 2. Vous pouvez retrouver ces catégories dans le plan comptable associatif et les ajouter à votre plan comptable personnalisé depuis la page Comptabilité > Configuration → Plan comptable.

Cliquez sur "Ajouter un compte" et sélectionnez "Autres comptes" avant de chercher la catégorie que vous souhaitez ajouter dans le champ prévu à cet effet.

Consultez cet article pour plus d'informations sur la personnalisation du plan comptable.

La comptabilisation d'une immobilisation est donc similaire à celle d'une charge, sauf que la catégorie imputée est de classe 2 au lieu d'être de classe 6.

Exemple d'écritures générées pour la saisie d'une immobilisation corporelle :

Exemple d'écritures générées pour la saisie d'une charge :

Pour fixer la valeur d'acquisition d'une immobilisation, vous devrez exclure les éventuels frais, taxes et remises obtenues. En cas de doute, n'hésitez pas à vous rapprocher d'un expert-comptable.

Comptabilisation des amortissements

On parle aussi de dotation aux amortissements, c’est-à-dire de la part correspondant à la dépréciation de l'immobilisation.

En comptabilité, on va débiter une catégorie de type 68XXXX selon la nature de l'immobilisation.

Dans le même temps, on crédite une catégorie reprenant celle utilisée pour enregistrer l'immobilisation. Si cette catégorie était la 2XXXXX, on crédite la catégorie 28XXXX.

Dotation aux amortissements pour une immobilisation corporelle sur une durée de 6 ans :

Les dotations sont calculées sur le mode linéaire : coût du bien divisé par durée d'utilisation. 
Si votre calcul nécessite du prorata ou une autre méthode, utilisez la saisie avancée. 

Enregistrer une immobilisation dans le logiciel

Saisie via le module de saisie dépense/recette 

Pour saisir une immobilisation, rendez-vous sur la page Comptabilité > Saisie → Saisir une nouvelle dépense. Choisissez une catégorie correspondant à une immobilisation (classe 2).

Une fois cette catégorie de classe 2 sélectionnée, une case Amortissement s'affiche : en la cochant, un champ permettant de saisir la durée d'utilisation estimée (en années) apparaît.

A la validation, la saisie génèrera : 

• Une écriture de dépense liée à une catégorie de classe 2 ;
• Un paiement s'il a eu lieu ;
• Autant d'écritures de dotations aux amortissements que d'années prévues.

Toutes les écritures de dotations aux amortissements seront générées à la saisie, à raison d'une écriture par exercice. Vous n'aurez donc pas à saisir les écritures concernant les prochains exercices.

Saisie en balance initiale pour reprise d'historique

Vous avez enregistré une immobilisation et des amortissements dans votre outil précédent. Il est possible d'en faire la reprise au moment de basculer sur le logiciel via la balance initiale. 

Pour cela, rendez-vous sur la page Paramètres > Comptabilité → Balance initiale et cliquez sur l'onglet Autre (saisie comptable).

Vous pouvez renseigner les montants au crédit/débit pour les catégories comptables à utiliser, comme expliqué plus haut. Il vous incombe de déterminer les catégories à utiliser selon la nature de l'immobilisation.

Il vous faudra saisir pour la catégorie 28XXXX un montant correspondant au nombre d'exercices écoulés à la date de la balance initiale.

L'écriture de classe 2 n'est pas une dépense et n'impacte pas le résultat, il n'y a pas de contradiction à la saisir en balance initiale. C'est la perte de valeur annuelle qui impactera le résultat. 

Pour une immobilisation d'une valeur de 300€ déjà amortie sur 2 des 6 exercices prévus, le montant à saisir sera de 100€.

Voici l'écriture liée à l'immobilisation :

Et celle liée à la dotation aux amortissements :

Il faudra par la suite saisir les prochaines dotations aux amortissements (sur les 4 exercices restants) en saisie comptable avancée. 

Un message d'erreur s'affiche dans le Bilan

Pourquoi ce message ?

Si vos catégories d'immobilisation et d'amortissement ne correspondent pas (2XXXXX et 28XXXX), un message s'affiche dans le bilan pour vous en informer. 
Par exemple, si l'amortissement est en 28XXX1, l'immobilisation devra être sur la catégorie 2XXX10.

Corriger la saisie

Le choix de la catégorie se faisant côté utilisateur, il vous appartiendra d'effectuer les rectifications.

En cas de doute, nous recommandons de consulter un expert-comptable. 

En cas d'erreur, vous pouvez effectuer :

• Une saisie corrective en saisie avancée ;
• Un transfert entre comptes depuis Paramètres > Comptabilité → Transfert d'écritures.

Nous conseillons également d'utiliser autant que possible l'option d'immobilisation de la saisie dépense/recette (détaillée plus haut dans cet article). Ce mode de saisie assisté déterminera automatiquement la bonne catégorie à utiliser.