Gérer les dépôts et retraits d'espèces

Avant de commencer

La page Dépôt/Retrait permet de saisir en comptabilité les opérations de retrait et dépôt d'espèces entre votre caisse et votre compte. Cette page vous explique son fonctionnement et la manière dont sont gérés les comptes "caisse" dans AssoConnect.

• Fonctionnement des comptes caisses
• Enregistrer un dépôt / retrait d'espèces
• Suivi des dépôts / retraits d'espèces
• Opération comptable passée lors d'un dépôt / retrait d'espèces

Fonctionnement des caisses

Création de la caisse

Dans le logiciel, il n'est pas nécessaire de créer un compte caisse. A partir du moment où vous créez un compte bancaire, nous lui associons de manière automatique un compte caisse. Si vous avez plusieurs comptes bancaires, nous créerons autant de comptes caisses.

Créditer ou débiter ce compte caisse

Votre caisse (compte 531) va se créditer / débiter en fonction des flux que vous enregistrez comptablement dans le logiciel.

Ainsi, lorsque vous enregistrez une dépense payée par espèce, nous allons créditer votre compte caisse. A contrario, si vous enregistrez une recette payée en espèce, nous débiterons votre compte caisse.

Voyons comment cela se matérialise dans le logiciel. Vous avez payé un achat d'écran d'ordinateur en espèce. Dans la page Comptabilité > Saisie >Dépense, vous avez renseigné l'opération suivante. 

Le logiciel va alors créditer votre compte caisse qui est attaché à votre compte bancaire "Compte Paris". 

Déposer ou retirer de l'argent de votre compte

Pour déposer ou retirer de l'argent entre votre caisse et votre/vos comptes, rendez-vous sur la page Comptabilité > Saisie > Dépôt/Retrait d'espèces. 

Après avoir cliqué sur le bouton "Dépôt ou Retrait ", vous êtes redirigé vers une nouvelle page de ce type :

1. Choisissez le compte en banque qui est impacté
2. Choisissez le type d'opération que vous souhaitez effectuer
3. Indiquez le montant ainsi que la date de l'opération

Cliquez sur Enregistrer : une écriture entre le compte bancaire 512 et son compte caisse 531 associé est alors passée en comptabilité. Le retrait ou le dépôt est effectué entre un compte en banque et son compte caisse associé.

Suivi des dépôts / retraits d'espèces

Vous pouvez retrouver les dépôts et retraits effectués en vous rendant sur la page Comptabilité > Recherche. Il suffit alors de filtrer les écritures via le compte caisse de votre choix. 

Il est également possible de suivre les dépôts et retraits sur une période donnée via les documents comptables. 

Le Grand Livre permet par exemple, en filtrant par un compte caisse donné, d'afficher : 

• Le solde au début de l'exercice 
• Le détail des écritures saisies
• Le solde à la date de consultation ou à la fin de l'exercice 

Opération comptable passée (avancé)

Pour chaque dépôt/retrait d'espèce, le logiciel va passer les opérations suivantes (cas pour un dépôt d'espèce)

Nous créditons le compte caisse et débitons le compte bancaire. Dans le cas d'un retrait d'espèce, le mouvement sera inverse.