Une base de données à jour est fondamentale pour une bonne gestion des contacts.
Cet article vous explique comment maintenir une base de données de contacts saine et exploitable. Découvrez dans cet article comment :
- Modifier les informations d'un contact
- Mettre à jour les informations de plusieurs contacts à la fois
- Gérer les doublons
- Archiver un contact
- Restaurer un contact archivé
- Supprimer définitivement un contact
Modifier les informations d'un contact
Qui peut modifier ces informations ?
En tant qu’administrateur
Vous avez accès à toutes les informations saisies sur une fiche de contact et vous pouvez les modifier à tout moment dans le logiciel.
Depuis Communauté > Paramétrage, vous pouvez définir les champs éditables et consultables aux utilisateurs lorsqu’ils sont sur leur fiche de contact. Cliquez pour cela sur le crayon "Modifier" pour un champ, choisissez qui peut voir l'information ou la modifier via l'option "L'utilisateur peut éditer cette information", puis enregistrez.
Lorsqu’une personne présente dans votre base de données s’inscrit sur un formulaire d’adhésion ou de don, les champs d’informations qu’elle a déjà renseignés ne sont pas proposés de nouveau. Mais au besoin, elle peut les modifier depuis son profil directement.
En tant que contact
Seuls les champs définis comme “éditables” par l'association peuvent être modifiés lors d’une mise à jour des données.
Par exemple, vous souhaitez modifier le champ “Fonction”. Depuis l'espace personnel sur le site de l'association (il faut être connecté au préalable), il suffit de modifier l’information et de cliquer sur le bouton “Mettre à jour le profil” pour sauvegarder les modifications.
Si vous voyez le champ en question en mode consultation sur votre profil, mais pas en mode édition, cela signifie que l’association n’a pas autorisé le droit de modification.
Cet article vous apporte plus de précisions sur le paramétrage des champs.
Comment les modifier ?
Vous êtes administrateur de la plateforme
Pour modifier les informations enregistrées sur le profil d'un contact, rendez-vous sur la page Communauté > Contacts.
Retrouvez le membre dont vous souhaitez modifier les informations via les outils de recherche et de tri. Deux options s'offrent à vous :
- Option 1 : cliquez sur l'icône Crayon de la ligne pour modifier directement les informations du contact.
- Option 2 : cliquez sur l'icône Œil pour visualiser la fiche profil du contact.
Vous arrivez alors sur la page d'édition du profil avec l'ensemble des champs paramétrés. Depuis l'onglet "Général" ou l'onglet "Profil", vous pouvez les éditer en cliquant sur le bouton "Mettre à jour le profil".
Modifiez les informations et cliquez à nouveau sur le bouton Mettre à jour le profil pour enregistrer vos modifications.
Vous êtes un contact d’une association utilisant AssoConnect
Connectez-vous sur le site de l’association avec vos identifiants. Ensuite, cliquez sur Mon compte > Voir mon profil (en-haut à droite), puis sur le bouton Mettre à jour le profil.
Evidemment, un contact n’a accès qu’à ses propres informations, et pas à celles des autres contacts enregistrés sur la plateforme.
Mettre à jour les informations de plusieurs contacts à la fois
En tant qu’administrateur, vous pouvez mettre à jour les informations de plusieurs personnes en masse grâce à l'import de fichier Excel. Pour cela, il faut :
- Exporter les informations de votre Communauté sous Excel
- Modifier votre fichier Excel
- L’importer sur AssoConnect.
Depuis la page Communauté > Contacts, exportez les informations des contacts que vous souhaitez mettre à jour. Vous pouvez sélectionner toute votre base ou seulement une partie. Tout est détaillé dans cet article : Exporter sa base de données Contacts et/ou Structures sous Excel
Modifiez ensuite les informations de votre choix sur le tableau Excel exporté.
Attention, si vous rajoutez un champ d'information (c’est-à-dire une colonne) dans votre tableau Excel, il est indispensable de créer aussi ce champ sur AssoConnect depuis Communauté > Paramètrage.
Une fois vos modifications faites sur l'Excel, revenez sur la page Communauté > Contacts et cliquez sur le bouton +Ajouter et sélectionnez Importer des personnes.
La procédure sera ensuite la même que celle décrite dans l'article sur l'ajout de plusieurs de personnes.
Pour éviter les doublons et mettre à jour un profil sans en créer un nouveau, il faut inclure la colonne d'identifiant unique (mail, ID du contact ou identifiant spécifique) dans votre fichier d’import.
Gérer les doublons
Il existe un système de vérification des éventuels doublons à la création de compte. Les vérifications portent sur deux niveaux pour s'assurer qu'il s'agit bien de la même personne (ou pas) :
- D'abord les nom et prénom du nouveau contact ;
- Puis l'adresse mail et/ou le code postal.
Schématiquement :
Si les deux conditions précédentes sont remplies, alors le doublon est détecté et aucun nouveau contact n'est créé puisqu'il s'agit de la même personne. Cependant, il arrive certains cas où vous avez deux comptes pour la même personne. Par exemple, elle s'est inscrite deux fois avec deux adresses mails différentes.
Si vous constatez la présence de doublons, vous pouvez fusionner les deux comptes comme expliqué dans cet article.
Archiver un contact
Rendez-vous dans Communauté > Contacts. Cochez les membres à archiver puis cliquez sur le bouton "+ d'options". Choisissez ensuite "Archiver les personnes sélectionnées", puis Valider.
Les personnes archivées se trouvent maintenant dans Communauté > Paramétrage, dans l’onglet Options avancées.
Les informations d'une personne archivée ne sont pas perdues. Vous pouvez les restaurer ou les supprimer définitivement depuis cette page.
Les contacts archivés ne sont pas comptabilisés dans votre quota de contacts, et ne sont donc pas pris en compte pour la facturation au même titre que les contacts actifs.
Restaurer un contact archivé
Vous avez archivé une personne par erreur ? Vous pouvez la restaurer et la réintégrer à votre Communauté.
Rendez-vous sur Communauté > Paramétrage dans l’onglet Options avancées, sélectionnez la personne archivée via la barre de recherche et cliquez sur le bouton Restaurer les personnes sélectionnées.
En raison d'une limite technique, seules les 1000 premières personnes archivées sont affichées. Vous pouvez cependant retrouver facilement n'importe quel membre archivé via l'outil de Recherche.
Une fois restaurée, la personne réapparaîtra dans la liste des contacts de votre communauté et sera de nouveau prise en compte dans le nombre de contacts impactant votre facturation.
Supprimer définitivement un contact
Pour supprimer un contact, il faut d'abord l'archiver, puis le supprimer en le cochant et en cliquant sur Supprimer les personnes sélectionnées.
Attention, les contacts supprimés définitivement de la liste ne peuvent pas être récupérés.
Les informations liées à un contact supprimé telles que les écritures comptables et les transactions effectuées depuis les billetteries seront toujours accessibles. Cependant, une mention de “user deleted” avec l’ID du contact apparaîtra à la place du nom de l'utilisateur.
Nous vous conseillons donc d’exporter la liste de vos contacts avant de les supprimer afin de conserver leurs ID de contact.
Pour aller plus loin :
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