AssoConnect facilite l’organisation de vos rencontres, ateliers et autres événements en vous permettant de créer un formulaire (ou billetterie) d'événements. Cet article explique :
1. Pourquoi créer son formulaire d’événement sur AssoConnect ?
Les avantages et possibilités sont multiples :
- Création du formulaire guidée et rapide, vous ne perdez pas de temps,
- Possibilité de proposer du paiement en ligne par carte bancaire : cela vous évite de courir après les chèques ou de gérer des espèces,
- Formulaire à l’inscription : vous demandez aux inscrits les informations nécessaires pour votre événement,
- Suivi des inscrits en temps réel. Pour chacun, vous voyez le tarif choisi et si le paiement a été reçu. Au besoin, vous identifiez les retardataires et les relancez en leur envoyant un message en 2 clics. Cela sécurise votre trésorerie,
- Envoi automatique des billets et factures,
- Scan des billets à l'entrée,
- Enregistrement automatique des ventes et les paiements dans votre comptabilité.
2. Où trouver, paramétrer et gérer ses formulaires d'événement ?
Vos formulaires d'événements sont accessibles depuis Formulaires > Evénements dans le menu latéral gauche.
Si cela n'apparait pas, activez la fonctionnalité depuis Paramètres > Choix des fonctionnalités, et activez "Evénements".
3. Comment créer son formulaire d’événement ?
Rendez-vous dans Formulaires > Evénements, puis cliquez sur le bouton "+ Créer un événement".
Etape 1. Informations générales
Ce sont les informations essentielles, elles seront visibles sur votre formulaire d'événement.
Indiquez dans cette section le nom de votre événement (obligatoire).
La description et l'image sont facultatives, mais nous vous les conseillons : ils donneront envie de s'inscrire.
C'est aussi dans cette section que vous pouvez indiquer l'adresse, le jour et l'heure de l'événement.
Enfin, vous pouvez ajouter des conditions générales ou encore des pièces jointes (ex : le flyer d'invitation).
Pas d'inquiétude, vous pouvez changer ces informations à tout moment.
👉 A noter : N'hésitez pas à regarder comment modifier l'apparence de vos formulaires pour les rendre attrayants.
Etape 2. Tarifs
Créer vos différentes formules en cliquant sur "+ Créer une formule".
Pour chacune, indiquez un nom et un montant (gratuit ou tarif fixe).
Vous avez le choix entre plusieurs types de tarifs :
- Tarif principal - un au moins est nécessaire pour publier votre formulaire, et il n'est possible d'en choisir qu'un seul de ce type à l'inscription. Ex : "Billet classique" et "Billet jeune -25 ans",
- Tarif optionnel - ex : commander un repas,
- Don ponctuel pour proposer aux participants de faire un don au moment de l’inscription,
- Réponses libres pour poser une question aux participants - ex : Êtes-vous allergique à quelque chose ?,
- Téléchargement de fichiers - ex : autorisation parentale.
Si vous proposez de nombreux tarifs, créez des groupes de tarifs pour faciliter la lecture et la compréhension. Il suffit de cliquer sur le bouton “Ajouter un groupe de tarifs”, le nommer et y faire glisser vos tarifs.
En cliquant sur le bouton + d'options, vous accéder à des paramétrages plus fins. Ceux-ci sont à activer depuis votre page Paramètres généraux > Paramétrages dans l'onglet Formulaires & Billetteries. Tout est expliqué dans cet article : Choisir les paramètres de ses formulaires et billetteries.
Etape 3. Formulaire
Cette section permet de collecter des informations sur vos inscrits.
Vous retrouvez ici :
- les informations générales définies par défaut sur le logiciel
- les champs que vous avez personnalisés pour votre association depuis Paramètres > Communauté. Pour plus d'informations, consultez l'article dédié.
Les champs peuvent être obligatoires lors de l’inscription, non demandés ou simplement optionnels.
Etape 4. Paiement et confirmation
Choisissez les moyens de paiement que vous acceptez à l'inscription :
- carte bancaire en 1 fois
- carte bancaire en plusieurs fois (dans ce cas, vous déterminez le nombre d'échéances et l'intervale entre 2 échéances)
- autres moyens de paiement hors ligne : chèques, espèces, autres
Même si votre événement est gratuit, vous devez sélectionner au moins un moyen de paiement pour enregistrer votre billetterie. Cependant, lors de l’inscription, ces choix ne seront pas visibles pour l’acheteur qui n’a rien à payer.
Email de confirmation et options avancées
Dans cette section, vous pouvez également personnaliser le message dans l'email de confirmation : c'est l'occasion de glisser un mot de remerciement personnalisé !
D'autres options avancées sont à votre disposition comme celle de recevoir un mail à chaque inscription.
Etape 5. Publication
La première question à vous poser est la suivante : voulez-vous que les personnes puissent s'inscrire par elles-mêmes sur votre formulaire (qu'elles payent en ligne ou pas) ?
Si la réponse est "oui" (c'est notre recommandation), alors choisissiez l'une des 2 premières options :
- Depuis un lien
- Publication sur le site internet
Cela ne vous empêchera pas d'ajouter manuellement des personnes.
Si la réponse est "non", choisissez "Pas d'inscription en ligne". Il ne vous reste plus qu'à enregistrer, vous avez terminé.
Cet article vous explique la différence entre un formulaire en ligne et un formulaire hors ligne
Admettons que vous avez opté pour les inscriptions en ligne : passons au dernier paramétrage.
Publication depuis un lien
Indiquez qui peut avoir accès à la page :
- soit toutes les personnes disposant du lien que vous aurez partagé
- soit certaines personnes selon des règles personnalisées (Communauté, Adhérents, etc.). Il faut alors qu'elles soient connectées à leur compte de votre plateforme AssoConnect.
Enfin, vous pouvez indiquer les dates de disponibilité de votre formulaire d'événement. En dehors de ces dates, les personnes ne pourront pas s'inscrire sur votre formulaire. Les dates peuvent être changées à tout moment par les administrateurs (si vous souhaitez prolonger un formulaire par exemple).
Publication sur le site internet
L’option Sur le site internet permet de publier le formulaire d'événement sur une page de votre site AssoConnect. Pour que le formulaire soit visible, la page recevant votre formulaire doit être placée dans un menu du site depuis Site internet > Menu et Pages.
Comme indiqué juste au-dessus, vous pouvez renseigner des dates de disponibilité de votre formulaire.
Pour accéder au formulaire via ce lien, votre site doit être actif (et non en maintenance). Vous pouvez gérer cela depuis Paramètres > Site internet.
4. Enregistrer le formulaire et le publier
Une fois toutes les sections paramétrées, cliquez sur Enregistrer.
Le statut du formulaire apparaitra alors comme Publié. Vous pourrez par la suite modifier ce statut de publication en passant le formulaire en brouillon, en ventes suspendues ou en formulaire archivé.
Si l'enregistrement du formulaire échoue, la section en cause sera surlignée en rouge. Il faudra alors compléter les informations manquantes et enregistrer une nouvelle fois.
Si vous avez simplement enregistré votre formulaire en brouillon pour vérifier son apparence, n'oubliez pas de revenir sur l'onglet de Configuration pour changer son statut de "Brouillon" à "Publié" puis enregistrez.
Il est ensuite temps de diffuser le lien de votre formulaire pour que les personnes s'inscrivent ! Vous le retrouvez dans l'onglet "Diffusion". C'est également là que vous trouvez la possibilité de publier le formulaire sur un site externe en intégrant le formulaire en iframe.
Pour aller plus loin :
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