Sur AssoConnect, vous pouvez activer le suivi analytique. Cela vous permet d'optimiser votre suivi budgétaire en identifiant clairement vos principaux postes de coûts.
Vous ne pouvez pour l'instant pas créer de budget prévisionnel sur AssoConnect.
Cet article traite des points suivants :
- Qu'est-ce que le suivi analytique ?
- Fonctionnement du suivi analytique
- Activer le suivi analytique
- Créer et gérer les budgets et postes budgétaires
- Ventiler des écritures dans un budget
- Annuler la ventilation d'écritures
Notre guide complet sur le sujet (11 pages) allie théorie et pratique pour vous guider dans la mise en place d’un suivi analytique utile à votre association. 👉 ACCÉDER AU GUIDE
Cette vidéo vous guide également :
Qu'est-ce que le suivi analytique ?
Il vise à expliquer les résultats financiers d'une organisation.
- La comptabilité générale donne une vue globale des comptes de l’organisation ;
- La comptabilité (ou suivi) analytique présente une vision détaillée par budget, projet ou poste de dépense.
En créant des budgets spécifiques, vous identifiez facilement la répartition des produits et des recettes. Cela aboutit à un résultat analytique (perte ou bénéfice) pour chaque poste.
Le suivi analytique vise à analyser les charges et produits par budget :
- Il n'analyse pas le résultat en fonction des catégories comptables ;
- Seules les écritures de charges (classe 6) et produits (classe 7) pourront être ventilées.
Fonctionnement du suivi analytique
Chaque écriture de Charge ou de Produit peut être ventilée dans un ou plusieurs budgets. Exemple :
- Un budget de fonctionnement (dépense en frais de formation, gestion administrative, etc.) ;
- Un budget de vente de produits (habillement, goodies, etc.).
Vous allez ainsi pouvoir ventiler une commande de t-shirts de la manière suivante :
- Un montant de X€ dans le sous-budget "habillement" du budget vente de produits ;
- Un montant de Y€ dans le sous-budget "frais d'envoi" du budget fonctionnement.
Une fois l'écriture ventilée, elle alimentera automatiquement les budgets que vous pourrez retrouver dans votre document de Dépenses-Recettes ou votre Compte de résultat.
Activer le suivi analytique sur sa plateforme AssoConnect
Pour activer la fonctionnalité, rendez-vous dans la page Paramètres > Comptabilité et activez "Budgets et ventilation".
Si vous le souhaitez, vous pouvez activer "Affectation directe". Cela vous permet d'attribuer directement une saisie (Charge / Produit) à un ou plusieurs budgets, sans vous y obliger, évidemment.
Créer des budgets et postes budgétaires
Une fois la comptabilité analytique activée, vous pourrez accéder à la page de gestion de vos budgets depuis la page Comptabilité > Budgets et ventilation puis l'onglet Gestion des budgets.
Commencez par créer votre premier budget. Vous pourrez ensuite ajouter :
- les postes budgétaires liés à votre budget ;
- les autres budgets et postes budgétaires liés.
Ainsi, vous pouvez vous retrouver avec quelque chose comme ceci :
Au besoin, vous pouvez tout à fait éditer ou supprimer des budgets ou des postes budgétaires au moyen :
- des boutons d'édition et de la croix pour les postes budgétaires ;
- des options disponibles derrière les 3 points liés aux catégories.
Ventiler des écritures dans un budget
Une fois vos budgets paramétrés, vous pouvez ventiler vos écritures de charge et produit depuis Comptabilité > Budgets et ventilation, dans l'onglet Ecritures à ventiler.
Les écritures de charges et produit (classes 6 et 7) non ventilées y apparaissent. Ainsi, les écritures appartenant à un exercice clos peuvent toujours être ventilées une fois la clôture réalisée.
Pour effectuer la ventilation, il suffit de :
- Sélectionner une ou plusieurs écritures - au besoin, les filtres vous aident à les retrouver facilement ;
- Cliquer sur le bouton "Ventiler X écriture(s)" qui apparaît ;
- Choisir les postes budgétaires et le montant en valeur ou en pourcentage à affecter sur les différents postes.
Si la totalité du montant à ventiler n'a pas été ventilée, un message vous en avertit. Il faut ventiler la totalité du montant (dans un ou plusieurs postes budgétaires) pour pouvoir enregistrer.
Une fois l'écriture ventilée dans un budget, vous retrouvez l'affectation dans vos documents comptables : Dépenses et recettes, Compte de Résultat.
Comment annuler la ventilation d'une écriture ?
Pour consulter les écritures ventilées ou déventiler une écriture, rendez-vous dans l'onglet Historique des ventilations depuis la page Comptabilité > Budgets et ventilation.
Vous y retrouvez toutes vos ventilations passées, que vous pouvez visualiser, modifier et annuler.
Pour déventiler une écriture, il suffit donc de la retrouver au moyen des filtres proposés, puis de cliquer sur l'icône poubelle à droite de la ligne. En supprimant la ventilation, l'écriture déventilée sera de nouveau dans le tableau de l'onglet "Ecritures à ventiler".
Pour aller plus loin :
Commentaires
1 commentaire
Bonjour,
Cet article ne parle pas du fonctionnement de la comptabilité analytique avec un groupe avancé. En fait, il est impossible de faire une ventilation dans un groupe avancé dépendant.
Cet article n'accepte pas de commentaires.