Les périodes comptables

Avant de commencer

L’exercice comptable est un des fondements de la comptabilité. Il correspond à un intervalle de dates sur lesquelles se base le logiciel pour établir vos comptes. Les écritures saisies entre les dates d'ouverture et de clôture alimenteront ainsi les comptes pour l'exercice concerné.

Tant que l'exercice n'est pas clôturé, les écritures sont relativement indépendantes d'un exercice :

• La date de l'écriture peut être modifiée, et elle peut ainsi être rattachée à un autre exercice.
• Une écriture doit cependant forcément être rattachée à un exercice quel qu'il soit.

On ne peut pas supprimer une période tant que des écritures lui sont liées, car celles-ci seraient sinon "orphelines". Il faut d'abord modifier ou supprimer les écritures, puis supprimer l'exercice.

La durée de l’exercice est en général de 12 mois alignés sur l’année civile, mais il existe des exceptions.

Exemple : un club sportif, dont les adhésions suivent le système scolaire, peut clôturer au 31 Août. Par ailleurs, un premier exercice peut exceptionnellement faire plus ou moins de 12 mois. 

Cet article traite des points suivants : 

• Principes des exercices comptables
• Créer une période comptable dans le logiciel
• Modifier ou supprimer un exercice comptable

Principes des exercices comptables

Règles de bases 

Les périodes comptables sont régies selon les principes suivants :

• Durée : En règle générale, une période comptable s'étale sur 12 mois. De manière occasionnelle, vous pouvez aussi décider d'avoir une période comptable plus courte
• Continuité : Même si vous n'avez pas d'activité certains mois, vous êtes tenus d'avoir une continuité entre les différents exercices. Ainsi, dès qu'un exercice se clos, un autre s'ouvre automatiquement.

Durée du premier exercice comptable

Si vous avez créé votre organisation il y a peu, vous devez suivre certaines dispositions :

• Durée maximale : Pour un premier exercice comptable, la durée maximale de votre exercice ne peut excéder 24 mois.
• Durée minimale : Il n'y a pas de durée minimale. Si vous commencez votre activité au 30 Novembre, vous pouvez réaliser votre clôture au 31 Décembre de la même année.

Premier exercice comptable et pré-inscriptions

Lorsque que vous ouvrez une pré-inscription, par exemple via une campagne d'adhésion, la date à laquelle s'inscrit l'adhérent définira également la date de l'écriture.

Il est donc nécessaire que les dates de début et fin d'exercice couvrent la période de pré-inscription. N'hésitez pas à rallonger exceptionnellement votre exercice pour le faire démarrer plus tôt.

Si la date d'inscription n'appartient à aucun exercice, l'écriture ne sera pas créée en comptabilité.

Exemple : votre 1er exercice est censé démarrer au 1er septembre et votre pré-inscription s'ouvre au 1er juillet. Afin que les écritures soient rattachées à un exercice, vous démarrez l'exercice au 1er juillet, tout en gardant une date de clôture au 31 août de l'année suivante. 

Statuts associés à un exercice

Selon la période en cours, le logiciel indiquera que exercice est :

• Ouvert : la date de fin d'exercice n'est pas encore passée, ou un exercice précédent avec le statut "en clôture" n'a pas été clos.
• En clôture : la date de fin d'exercice est passée, mais la clôture n'a pas été réalisée.
• Clos : la date de fin de l'exercice est passée et la clôture a été effectuée.

Créer sa période comptable

La création d'une période comptable est la première action réalisée dans l'application de comptabilité. Cet exercice détermine la période de référence utilisée pour établir vos comptes annuels.

Comment créer une période comptable ? 

La création d'un exercice comptable se fera depuis la page Comptabilité > Paramétrage > Périodes Comptables. Cliquez sur Nouveau, puis renseignez une date de début et une date de fin pour votre première période comptable.

Il est également possible de travailler sur plusieurs périodes comptables en même temps. Il est cependant conseillé de ne travailler que sur une ou deux périodes comptables maximum.

Pour paramétrer de nouvelles périodes comptables, cliquez sur Nouveau et renseignez autant de périodes que nécessaires. Les écritures saisies viendront s'ajouter directement dans la bonne période en fonction des dates renseignées lors de la saisie.

Afin d'assurer la continuité de la comptabilité, la date de début d'un nouvel exercice doit être le jour qui suit la date de clôture de l'exercice précédent. De plus, vous ne pourrez pas créer une nouvelle période comptable antérieure à un exercice avec le statut clos ou en clôture.

Renseigner les exercices comptables précédents 

Si vous avez déjà géré des exercices avant d'utiliser le logiciel, voici comment importer votre historique et assurer la transition dans AssoConnect.

Paramétrer la "balance initiale"

L'option conseillée est de paramétrer la balance initiale afin d'indiquer les principaux soldes à la dernière clôture, c'est à dire l'état de votre comptabilité juste avant le début de l'exercice en cours.

Il est généralement conseillé de ne pas ressaisir les exercices déjà clôturés et de se contenter de saisir la balance initiale depuis la page Comptabilité > Paramétrage > Balance initiale. 

Renseigner les écritures des exercices précédents

Si vous pensez devoir revenir des exercices précédents, clôturés ou non, il est possible de renseigner manuellement l'ensemble des écritures concernées. Pour cela, vous devez créer la période comptable précédente puis saisir les écritures comptables.

Exemple : vous êtes en 2018, et souhaitez enregistrer une écriture sur la période comptable 2017, il suffit simplement de renseigner, lors de la saisie, l'écriture avec une date en 2017.

Il est aussi possible d'importer des écritures en masse. Cet import est effectué par nos équipes à partir d'un fichier excel et est facturé 599 € TTC par exercice.

Modifier ou supprimer une période comptable

Modifier une période comptable

Il arrive que les dates de l'exercice comptable doivent être modifiées pour différentes raisons. Rendez-vous sur la page Comptabilité > Paramétrage > Période Comptable puis modifiez la date de début/fin de votre exercice.

La modification de ces dates ne va faire que décaler les exercices comptables dans le temps. Les écritures concernées seront alors seulement rattachées à un autre exercice.

Exemple : Votre période comptable court du 1er janvier au 31 décembre. Vous avez renseigné une écriture comptable au 5 Mai. Si vous indiquez une nouvelle date de début d'exercice au 1er juin, l'écriture du 5 mai ne sera alors plus prise en compte dans cet exercice mais dans l'exercice précédent. 

Paramètres à prendre en compte

Quelques paramètres sont à prendre en compte lors des modifications de vos périodes comptables :

Continuité entre les exercices

Pour modifier les dates de début ou fin de période, il faut qu'il y ait une continuité entre les exercices.

Exemple : vous avez deux périodes comptables : une du 01/01/2016 au 31/12/2016 et une autre du 01/01/2017 au 31/12/2017. Si la nouvelle date de début d'exercice 2017 est le 01/02/2017, alors la date de fin de l'exercice 2016 devra être le 31/01/2017. 

Non-modification d'un exercice clôturé

Si vous avez clôturé un exercice et que vous souhaitez modifier à posteriori les dates de ce dernier, il faut alors dé-clôturer cet exercice. Nous vous invitons à consulter cet article sur l'annulation d'une clôture.

Rattachement obligatoire d'une écriture à un exercice 

Si une écriture est indépendante d'un exercice et peut être rattachée à une nouvelle période comptable après modification, elle doit cependant appartenir à un exercice quel qu'il soit.

Il ne sera donc pas possible de modifier une date de fin ou de début d'exercice si cela repousse des écritures hors des périodes comptables créées dans le logiciel.

Supprimer une période comptable

Il est possible de supprimer une période comptable. Cependant, les opérations à effectuer ne seront pas les mêmes selon le cas de figure.

Suppression d'exercices et d'écritures liées

Vous souhaitez repartir de zéro car les écritures saisies étaient des écritures de "test". Il est possible de faire un reset de la comptabilité pour effacer l'ensemble des données comptables et ainsi que les paramétrages. Pour cela, contactez notre service d'assistance via support.assoconnect.com

Supprimer une période ne supprimera pas les écritures de l'exercice car les écritures sont indépendantes des exercices. 

Si vous souhaitez supprimer toutes les écritures appartenant à un exercice, rendez-vous sur la page Comptabilité > Paramétrage > Annulation ou suppression massive d'écritures.

Cliquez sur Supprimer massivement des écritures en fonction de la date, choisissez l'intervalle de date et cliquez sur Supprimer les écritures. Cela supprimera de manière irréversible l'ensemble des écritures comprises dans cet intervalle de dates.

Supprimer une période comptable créée par erreur

Vous avez créé par erreur une période comptable et souhaitez supprimer cette dernière. Depuis la page Comptabilité > Paramétrage > Période Comptable, cliquez sur la croix en face de la période comptable que vous souhaitez supprimer et enregistrez.

Si un message d'erreur apparait, il est probable que des écritures existent sur la période que vous essayez de supprimer. Vous pouvez au choix supprimer les écritures ou rallonger la période de l'exercice suivant pour couvrir la date des écritures. Si vous choisissez de modifier les dates des écritures, nous vous invitons à consulter cet article sur la modification/suppression d'écritures.