Les périodes comptables (ou exercices comptables)

L’exercice comptable est un des fondements de la comptabilité. Il correspond à un intervalle de dates sur lesquelles se base le logiciel pour établir vos comptes. Les écritures saisies entre les dates d'ouverture et de clôture alimenteront ainsi les comptes pour l'exercice concerné. 

• Principes des exercices comptables
• Créer une période comptable dans le logiciel
• Modifier ou supprimer un exercice comptable

Principes des exercices comptables

Règles de base

Les périodes comptables sont régies selon les principes suivants :

• Durée : En règle générale, une période comptable s'étale sur 12 mois, en général alignés sur l'année civile, mais il existe des exceptions. Exemple : un club sportif, dont les adhésions suivent le système scolaire, peut clôturer au 31 août. Par ailleurs, un premier exercice peut exceptionnellement faire plus ou moins de 12 mois. 
• Continuité : Même si vous n'avez pas d'activité certains mois, vous êtes tenus d'avoir une continuité entre les différents exercices. Ainsi, dès qu'un exercice se clôt, un autre s'ouvre automatiquement.

Tant que l'exercice n'est pas clôturé, les écritures sont relativement indépendantes d'un exercice :

• La date de l'écriture peut être modifiée, et elle peut ainsi être rattachée à un autre exercice ;
• Une écriture doit cependant forcément être rattachée à un exercice quel qu'il soit.

On ne peut pas supprimer une période tant que des écritures lui sont liées, car celles-ci seraient sinon "orphelines". Il faut d'abord modifier ou supprimer les écritures, puis supprimer l'exercice.

Durée du premier exercice comptable

Si vous avez créé votre organisation il y a peu, vous devez suivre certaines dispositions :

• Durée maximale : Pour un premier exercice comptable, la durée maximale de votre exercice ne peut excéder 24 mois ;
• Durée minimale : Il n'y a pas de durée minimale. Si vous commencez votre activité au 30 novembre, vous pouvez réaliser votre clôture au 31 décembre de la même année.

Premier exercice comptable et pré-inscriptions

Lorsque vous ouvrez une pré-inscription, par exemple via un formulaire d'adhésion, la date à laquelle s'inscrit l'adhérent définira également la date de l'écriture.

Il est donc nécessaire que les dates de début et de fin d'exercice couvrent la période de pré-inscription. N'hésitez pas à rallonger exceptionnellement votre exercice pour le faire démarrer plus tôt.

Si la date d'inscription n'appartient à aucun exercice, l'écriture ne sera pas créée en comptabilité.

Exemple : votre 1er exercice est censé démarrer au 1er septembre et votre pré-inscription s'ouvre au 1er juillet. Afin que les écritures soient rattachées à un exercice, vous démarrez l'exercice au 1er juillet, tout en gardant une date de clôture au 31 août de l'année suivante. 

Statuts associés à un exercice

Selon la période en cours, le logiciel indiquera que l'exercice est :

• Ouvert : la date de fin d'exercice n'est pas encore passée, ou un exercice précédent avec le statut "en clôture" n'a pas été clos.
• En clôture : la date de fin d'exercice est passée, mais la clôture n'a pas été réalisée.
• Clos : la date de fin de l'exercice est passée et la clôture a été effectuée.

Créer sa période comptable

La création d'une période comptable est la première action réalisée à vos débuts en comptabilité.

Cet exercice détermine la période de référence utilisée pour établir vos comptes annuels.

Comment créer une période comptable ? 

Après vos premiers pas sur l'application Comptabilité (et donc la création de votre premier exercice), la consultation et la création des périodes comptables se fait depuis la page Paramètres > Comptabilité → Périodes comptables. 

Cliquez sur + Nouvelle Période, puis renseignez une date de début et une date de fin pour votre période comptable.

Vous pouvez travailler sur plusieurs périodes comptables en même temps. Cependant, nous vous déconseillons d'aller au-delà de deux.

Afin d'assurer la continuité de la comptabilité, la date de début d'un nouvel exercice doit être le jour qui suit la date de clôture de l'exercice précédent. De plus, vous ne pourrez pas créer une nouvelle période comptable antérieure à un exercice avec le statut clos ou en clôture.

Renseigner les exercices comptables précédents 

Si vous avez déjà géré des exercices avant d'utiliser le logiciel, voici comment assurer la transition dans AssoConnect.

Paramétrer la balance initiale

L'option conseillée est de paramétrer la balance initiale afin d'indiquer les principaux soldes à la dernière clôture, c’est-à-dire l'état de votre comptabilité juste avant le début de l'exercice en cours.

Il est généralement conseillé de ne pas ressaisir les exercices déjà clôturés et de se contenter de saisir la balance initiale depuis la page Paramètres > Comptabilité → Balance initiale. 

Renseigner les écritures des exercices précédents

Si vous pensez devoir revenir sur des exercices précédents, clôturés ou non, il est possible de renseigner manuellement l'ensemble des écritures concernées. Pour cela, vous devez créer la période comptable précédente puis saisir les écritures comptables.

Exemple : en 2023, vous souhaitez enregistrer une écriture sur la période comptable 2022. Il suffit de renseigner, lors de la saisie, l'écriture avec une date en 2022. Attention toutefois : dans ce cas, votre exercice comptable 2022 doit être créé et ouvert sur AssoConnect.

Il est aussi possible d'importer des écritures en masse. Cet import est un service payant effectué par nos équipes à partir d'un fichier Excel. Veuillez contacter notre Support pour en savoir plus.

Modifier ou supprimer une période comptable

Modifier une période comptable

Il arrive que les dates de l'exercice comptable doivent être modifiées pour différentes raisons. Rendez-vous sur la page Paramètres > Comptabilité → Périodes comptables puis modifiez la date de début/fin de votre exercice.

La modification de ces dates ne va faire que décaler les exercices comptables dans le temps. Les écritures concernées seront alors rattachées à un autre exercice.

Exemple : Votre période comptable court du 1er janvier au 31 décembre. Vous avez renseigné une écriture comptable au 5 mai. Si vous indiquez une nouvelle date de début d'exercice au 1er juin, l'écriture du 5 mai ne sera alors plus prise en compte dans cet exercice mais dans l'exercice précédent. 

Paramètres à prendre en compte avant de modifier des périodes comptables

Quelques paramètres sont à prendre en compte lors des modifications de vos périodes comptables :

Continuité entre les exercices

Pour modifier les dates de début ou fin de période, il faut qu'il y ait une continuité entre les exercices.

Exemple : vous avez deux périodes comptables : une du 01/01/2022 au 31/12/2022 et une autre du 01/01/2023 au 31/12/2023. Si la nouvelle date de début d'exercice 2023 est le 01/02/2023, alors la date de fin de l'exercice 2022 devra être le 31/01/2023. 

Non-modification d'un exercice clôturé

Si vous avez clôturé un exercice et que vous souhaitez modifier a posteriori les dates de ce dernier, il faut alors dé-clôturer cet exercice.

Nous vous invitons à consulter cet article sur l'annulation d'une clôture.

Rattachement obligatoire d'une écriture à un exercice 

Si une écriture est indépendante d'un exercice et peut être rattachée à une nouvelle période comptable après modification, elle doit cependant appartenir à un exercice quel qu'il soit.

Il ne sera donc pas possible de modifier une date de fin ou de début d'exercice si cela repousse des écritures hors des périodes comptables créées dans le logiciel.

Supprimer une période comptable

Il est possible de supprimer une période comptable. Cependant, les opérations à effectuer ne seront pas les mêmes selon le cas de figure.

Suppression d'exercices et d'écritures liées

Vous souhaitez repartir de zéro car les écritures saisies étaient des écritures de "test". Il est possible de réinitialiser votre comptabilité pour effacer l'ensemble des données comptables ainsi que les paramétrages.

Pour cela, rendez-vous sur Paramètres > Comptabilité → Suppression d’écritures et réinitialisation de la comptabilité (en bas de page). 

Sur cette page, choisissez de réinitialiser votre comptabilité : cela supprimera aussi vos périodes comptables.

Supprimer une période comptable créée par erreur

Vous avez créé par erreur une période comptable et souhaitez supprimer cette dernière. Depuis la page Paramètres > Comptabilité → Périodes Comptables, cliquez sur la croix en face de la période comptable que vous souhaitez supprimer et enregistrez.

Si un message d'erreur apparaît, il est probable que des écritures existent sur la période que vous essayez de supprimer. Vous pouvez au choix supprimer les écritures ou rallonger la période de l'exercice suivant pour couvrir la date des écritures. Si vous choisissez de modifier les dates des écritures, nous vous invitons à consulter cet article sur la modification/suppression d'écritures.