Poplico te facilita la organización de reuniones, talleres y cualquier tipo de evento, permitiéndote crear un formulario (o billetterie) para tus eventos. Este artículo explica:
1. ¿Por qué crear tu formulario de evento en Poplico?
Las ventajas son muchas:
- Creación del formulario guiada y rápida: sin perder tiempo,
- Posibilidad de ofrecer pago online con tarjeta de pago: olvídate de perseguir cheques o gestionar efectivo,
- Formulario de registro: recoge la información necesaria de cada inscrito para tu evento,
- Seguimiento de inscritos en tiempo real. Ves la tarifa elegida por cada persona y si ha realizado el pago. Si alguien se retrasa, identifícalo y envíale un recordatorio en 2 clics. Tu tesorería, bajo control,
- Envío automático de entradas y facturas,
- Escaneo de entradas en la puerta,
- Registro automático de ventas y pagos en tu contabilidad.
2. ¿Dónde encontrar, configurar y gestionar tus formularios de evento?
Tus formularios de eventos están disponibles en Formularios > Eventos del menú lateral izquierdo.
Si no aparece, actívalo desde Configuración > Elección de funcionalidades y activa "Eventos".
3. ¿Cómo crear tu formulario de evento?
Ve a Formularios > Eventos y haz clic en el botón "+ Crear un evento".
Paso 1. Información general
Esta es la información esencial: será visible en tu formulario de evento.
Indica en esta sección el nombre de tu evento (obligatorio).
La descripción y la imagen son opcionales, pero te las recomendamos: harán que la gente quiera inscribirse.
En esta misma sección puedes indicar la dirección, el día y la hora del evento.
También puedes añadir condiciones generales o adjuntos (por ejemplo, el flyer de invitación).
No te preocupes, puedes modificar esta información en cualquier momento.
👉 Consejo: No olvides personalizar la apariencia de tus formularios para que sean más atractivos.
Paso 2. Tarifas
Crea tus distintas modalidades haciendo clic en "+ Crear una modalidad".
Para cada una, indica un nombre y un importe (gratuito o tarifa fija).
Puedes elegir entre varios tipos de tarifas:
- Tarifa principal: es necesaria al menos una para publicar el formulario, y solo se puede elegir una de este tipo al registrarse. Ej.: "Entrada general" y "Entrada joven -25 años",
- Tarifa opcional: ej., añadir una comida,
- Donación puntual para que los participantes puedan hacer un donativo al inscribirse,
- Respuestas libres para hacer una pregunta a los participantes: ej., ¿tienes alguna alergia?,
- Carga de archivos: ej., autorización parental.
Si tienes muchas tarifas, crea grupos de tarifas para facilitar la lectura. Haz clic en "Añadir un grupo de tarifas", ponle nombre y arrastra las tarifas hasta él.
Al hacer clic en el botón + opciones, accedes a ajustes más avanzados. Para activarlos, ve a Configuración general > Ajustes, pestaña Formularios y Billetteries. Encontrarás todos los detalles en este artículo: Elegir los ajustes de tus formularios y billetteries.
Paso 3. Formulario
Esta sección te permite recopilar información sobre las personas inscritas.
Aquí encontrarás:
- la información general definida por defecto en la plataforma
- los campos personalizados para tu asociación desde Configuración > Comunidad. Para más información, consulta el artículo dedicado.
Los campos pueden ser obligatorios en el registro, no solicitados o simplemente opcionales.
Paso 4. Pago y confirmación
Elige las formas de pago que aceptas en el registro:
- tarjeta de pago en un solo pago
- tarjeta de pago en pago fraccionado (en este caso, tú defines el número de plazos y el intervalo entre ellos)
- otras formas de pago offline: cheques, efectivo, otras
Aunque tu evento sea gratuito, debes seleccionar al menos una forma de pago para guardar tu billetterie. No obstante, durante el registro, el comprador que no tenga nada que pagar no verá estas opciones.
Email de confirmación y opciones avanzadas
En esta sección también puedes personalizar el mensaje del email de confirmación: ¡es el momento perfecto para añadir unas palabras de agradecimiento!
También tienes otras opciones avanzadas, como recibir un email por cada nueva inscripción.
Paso 5. Publicación
La primera pregunta que debes hacerte es: ¿quieres que las personas puedan inscribirse por sí mismas en tu formulario (paguen online o no)?
Si la respuesta es «sí» (es lo que recomendamos), elige una de las 2 primeras opciones:
- Mediante un enlace
- Publicación en el sitio web
Esto no te impide añadir personas manualmente.
Si la respuesta es «no», selecciona «Sin registro online». Solo tienes que guardar y habrás terminado.
Este artículo explica la diferencia entre un formulario online y uno offline.
Supongamos que has optado por las inscripciones online: veamos el último ajuste.
Publicación mediante un enlace
Indica quién puede acceder a la página:
- cualquier persona que tenga el enlace que hayas compartido
- solo determinadas personas según reglas personalizadas (Comunidad, Socios, etc.). En ese caso, deberán estar conectadas a su cuenta en tu plataforma Poplico.
También puedes indicar las fechas de disponibilidad de tu formulario de evento. Fuera de esas fechas, nadie podrá inscribirse. Los administradores pueden modificarlas en cualquier momento (por ejemplo, para ampliar el plazo del formulario).
Publicación en el sitio web
La opción En el sitio web permite publicar el formulario de evento en una página de tu sitio web Poplico. Para que el formulario sea visible, la página que lo contiene debe estar incluida en un menú del sitio desde Sitio web > Menú y páginas.
Como se indica arriba, también puedes establecer fechas de disponibilidad para tu formulario.
Para acceder al formulario a través de este enlace, tu sitio web debe estar activo (no en mantenimiento). Puedes gestionarlo desde Configuración > Sitio web.
4. Guardar y publicar el formulario
Una vez configuradas todas las secciones, haz clic en Guardar.
El estado del formulario aparecerá como Publicado. Más adelante podrás cambiar este estado a borrador, ventas suspendidas o formulario archivado.
Si el guardado falla, la sección con errores aparecerá resaltada en rojo. Completa la información que falta y vuelve a guardar.
Si guardaste el formulario como borrador para revisar su apariencia, recuerda volver a la pestaña de Configuración para cambiar el estado de «Borrador» a «Publicado» y guardar de nuevo.
Ahora es el momento de compartir el enlace de tu formulario para que la gente se inscriba. Lo encontrarás en la pestaña «Difusión». Desde ahí también puedes publicar el formulario en un sitio web externo integrándolo como iframe.
Para ir más lejos:
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