Gestión de entradas físicas y electrónicas

En tus eventos de tipo Eventos, puedes emitir y enviar entradas electrónicas a tus socios. También puedes emitir entradas físicas.

Tanto las entradas físicas como las electrónicas incluyen un código QR y un código de barras, lo que te permite escanear las entradas a la entrada de tus eventos.

Para saber más sobre el escaneo de entradas, consulta este artículo.

Este artículo cubre los siguientes puntos:

• Las entradas electrónicas
• Las entradas físicas
• Seguimiento de entradas escaneadas
• Registro del pago de entradas físicas en contabilidad

Ten en cuenta: las entradas de eventos no son personalizables. Muestran los datos de tu evento (título, fecha, etc.), así como el nombre y apellidos del inscrito, la tarifa elegida y el precio.

Las entradas electrónicas

Para qué sirve la entrada electrónica

La entrada electrónica permite ahorrar mucho tiempo el día del evento: los miembros de la asociación solo tendrán que escanear las entradas digitales de los participantes a la entrada.

Si esperas un gran número de participantes, por ejemplo varios cientos, este método resulta mucho más eficiente que controlar la entrada con una lista.

Emitir entradas electrónicas

Desde Formularios > Eventos, haz clic en los 3 puntos verticales "Ver los ajustes" y luego en Editar para acceder a la página de edición de tu evento.

En el paso 4 - Pago y confirmación, ve al bloque Justificante de pago y correo de confirmación y haz clic en Más opciones. Aquí puedes definir en qué momento se emiten las entradas electrónicas.

Hay varias opciones de emisión disponibles:

• No emitir entrada electrónica;
• Emitir en el momento del registro del participante, aunque el pago no se haya completado;
• Emitir solo cuando el pago esté marcado como completado.

Guarda los cambios haciendo clic en Publicar en la parte inferior o en Guardar en la parte superior. Los participantes podrán descargar su entrada al finalizar el registro y/o al confirmar el pago (según la opción elegida). También recibirán un correo con un enlace para descargar la entrada.

Puedes cambiar esta opción en cualquier momento.

Atención: cualquier cambio tiene efecto retroactivo. Si cambias de "Emitir al registrarse" a "Emitir al pagar", las personas que ya se habían registrado antes del cambio pero cuyo pago no se ha confirmado perderán el acceso a su entrada (incluso a través del correo que ya recibieron).

Las entradas físicas

Para qué sirven las entradas físicas

Emitir talonarios de entradas te permite vender plazas de forma presencial, por ejemplo en un stand.

Así puedes emitir entradas electrónicas y físicas para un mismo evento y vender tus plazas por varios canales.

Emitir talonarios de entradas

Para emitir entradas físicas, ve a la pestaña Difusión del evento.

Haz clic en Crear un talonario de entradas y:

• Indica el número de entradas;
• Selecciona la tarifa o tarifas asociadas;
• Sube una foto desde tu ordenador.

A continuación, haz clic en Crear el talonario: ¡tu talonario de entradas físicas ya está emitido! También puedes descargar los talonarios emitidos desde esta página para imprimirlos.

Al emitir un talonario, se genera:

• una transacción;
• tantas ventas como entradas emitidas (1 venta = 1 participante).

Si eliminas una transacción vinculada a un talonario de entradas físicas, se eliminarán todas las ventas asociadas, es decir, todas las líneas correspondientes a las entradas emitidas.

Seguimiento de entradas escaneadas

Al finalizar tu evento, puedes consultar un resumen de las entradas utilizadas y no utilizadas.

Ve a la pestaña Inscritos, haz clic en el icono Información a mostrar y marca la casilla Entrada Escaneada para que esta columna aparezca en la lista de inscritos.

Así podrás ver qué entradas, físicas o electrónicas, se escanearon a la entrada.

Registro del pago de entradas físicas en contabilidad

Funcionamiento en contabilidad

Las entradas físicas no generan automáticamente un asiento contable, ya que no son propiamente "ventas": pueden emitirse entradas que no lleguen a ser compradas.

Por tanto, independientemente de la forma de pago utilizada para comprar entradas físicas, no es posible registrarla a través de las transacciones del formulario del evento.

Por una limitación técnica, tampoco es posible vincular una venta de talonario físico a un asiento contable registrado. Si quieres, puedes enviarnos una sugerencia al respecto.

Añadir el asiento contable correspondiente

Una vez finalizado el evento, deberás registrar tus ventas introduciéndolas a través del módulo de registro de gastos/ingresos.

Tendrás entonces un seguimiento separado a través de:

• La transacción registrada en el evento y las ventas asociadas;
• El asiento o asientos contables introducidos directamente en contabilidad.

Si te facilita el seguimiento, puedes registrar un único asiento global con el importe total de todos los talonarios físicos vendidos.